Основные категории ФСА

К важнейшим терминам ФСА относятся следующие.

1. Функция управления – направление управленческой деятельности, со­сто­ящее в оказании управляющего воздействия на объект управления. ЕЕ вы­пол­няют руководители, специалисты и другие служащие родственных профес­сий с использованием однотипной информации для выработки, обоснования, приня­тия и реализации близких по содержанию управленческих решений.

2. Система управления – система, в которой реализуются функции управ­ления. Она включает подсистему линейного руководства, функциональные и целевые подсистемы, подсистемы обеспечения управления.

3. Классификация функций управления – группировка функций по различ­ным признакам.

4. Декомпозиция функций управления – расчленение функций на составля­ющие их управленческие процедуры, а процедуры – на операции.

5. Управленческая процедура – часть функции управления, которая преду­сматривает определенную последовательность в осуществлении управленче­ских операций, фиксирует исполнителя операций, место исполнения, использу­емые технические средства, затраты времени на каждую операцию, необходи­мую информацию для выполнения операций.

6. Управленческая операция – это часть управленческой процедуры, вы­полняемая руководителем, специалистом или техническим исполнителем аппа­рата управления с применением (или без применения) технических средств управления для выработки, обоснования, принятия или реализации управленче­ских решений.

7. Функциональные связи управления – связи между функциональными подразделениями и службами организации, устанавливаемые для выполнения функций. Различают горизонтальные и вертикальные связи. Горизонтальные связи – это управленческие связи между подразделениями аппарата управления на одном уровне иерархии. Вертикальные – это управленческие связи между подразделениями аппарата управления на различных ступенях иерархии.

8. Внешние функции управления – функции по регулированию внешних связей со смежными и вышестоящими организациями.

9. Внутренние функции управления – функции по регулированию внутрен­них связей организации между функциональными подразделениями как одного уровня, так и разных уровней иерархии.

10. Главная функция управления – функция, для осуществления которой создан аппарат управления или отдельное подразделение.

11. Основная функция управления – функция, без которой не может быть осуществлена главная функция управления.

12. Вспомогательная функция управления – функция, способствующая осуществлению какой-либо из основных функций управления.

13. Носитель функции управления – аппарат управления организации, от­дельное функциональное подразделение, его составные части, должностное лицо или их совокупность, участвующие в реализации функции управления.

14. Затраты на осуществление функций управления – затраты на содержа­ние носителя функций, а также затраты, связанные с процессом реали­зации функций управления.

15. Качество функций управления зависит от качества организационной структуры организации и качества процесса функционирования управления.

16. Анализ затрат на реализацию функций управления – определение за­трат на содержание носителя функций, затрат на реализацию функций и сопо­ставление их со степенью значимости анализируемых функций при помощи специальной диаграммы.

17. Диаграмма значимости функций и затрат на их реализацию – совме­щенная диаграмма для оценки соответствия значимости функций и затрат на их осуществление. (В верхней части диаграммы функции управления располага­ются по степени их значимости, а в нижней – приводятся затраты на их реали­зацию).

18. Диаграмма значимости функций и уровня их качества – совмещенная диаграмма для оценки соответствия значимости функций и уровня их качества. (В верхней части диаграммы функции управления располагаются по степени их значимости, а в нижней – дается оценка уровня их качества).

19. Функционально-стоимостная – графическое изображение функций управления. Анализируемые функции располагаются между двумя пунктир­ными вертикальными линиями, основные функции размещаются по горизон­тальной линии в центре диаграммы, все вспомогательные функции располага­ются либо над, либо под основными функциями. При помощи таких диаграмм выявляются излишние, вредные, несвойственные, дублирующие функции.

2.3 Этапы проведения функционально-стоимостного анализа орга­низации труда и трудовых процессов

ФСА включает в себя следующие этапы: подготовительный, информаци­онный, аналитический, творческий, исследовательский, рекомендательный, внедренческий.

1. На подготовительном этапе выбирается объект анализа, определяются конкретные задачи проведения ФСА, составляется рабочий план.

Объектом анализа может быть аппарат управления организации в целом или отдельное функциональное подразделение.

На этом этапе проводится комплексное обследование состояния произ­водства и управления организации.

В результате обследования выявляются «узкие» места в сфере производ­ства. Наиболее распространенные недостатки в сфере производства: высокая текучесть кадров, недостаток квалифицированных работников, большие про­стои оборудования, отсутствие отдельных комплектующих изделий и материа­лов, низкий уровень специализации и ритмичности производства, неудовлетво­рительный уровень технологии и производительности труда, производственной культуры рабочих, высокая трудоемкость и себестоимость продукции, низкий уровень качества изделий, большой удельный вес брака и т.д.

Причиной этих проблем является, как правило, недостаточно четкая ор­ганизация труда и трудовых процессов работников системы управления орга­низации в целом, а также цехов, участков и бригад. В связи с этим далее выяв­ляются недостатки в управлении. При исследовании используется экспертный опрос руководителей.

Важнейшие задачи, решаемые с помощью ФСА, системы управления: снижение расходов на управление, совершенствование управления организа­цией в целом и ее отдельным подразделением, улучшение организационной структуры аппарата управления, совершенствование организации труда и тру­довых процессов, уточнение функций отдельных подразделений и должност­ных лиц, повышение качества процессов выработки, обоснования, принятия и реализации управленческих решений, совершенствование кадрового, техниче­ского, информационного обеспечения системы управления.

Для соблюдения единого порядка проведения ФСА составляется рабочий план.

2. Информационный этап. Осуществляется сбор, изучение и систематиза­ция данных, характеризующих организацию труда и трудовых процессов.

Источником информации являются такие документы как: планы и годо­вые отчеты работы организации, положения о подразделениях аппарата управ­ления, должностные инструкции, стандарты организации, штатное расписание, схемы управления организацией и ее подразделениями, данные бухгалтерской отчетности, результаты проведенных научных исследований и др.

Изучение данных включает: 1) описание состава и содержания выполня­емых функций объекта анализа; 2) уяснение сущности объекта анализа и харак­теристика процессов выработки, обоснования, принятия и реализации управ­ленческих решений; 3) характеристика кадров управления, применяемых тех­нических средств, информации, используемой объектом, а также организационной структуры и методов управления; 4) изучение внедряемых или планируемых мероприятий по совершенствованию организации труда и трудовых процессов; 5) изучение передового опыта в организациях-аналогах; 6) подготовка информации для определения затрат на выполнение управленче­ских функций на основе нормативной документации и экспертного опроса.

3. На аналитическом этапе осуществляется формулировка, анализ и клас­сификация функций, их декомпозиция, определяется стоимость выполнения функций. Классификация функций позволяет построить функционально-стои­мостную диаграмму, которая представляет собой графическое изображение функций управления службы управления персоналом.

4. На творческом этапе выбираются методы поиска идей и активизации этого процесса, выдвигаются идеи способов выполнения функций управления, формулируются на основании предложенных идей варианты осуществления функций, дается оценка и выполняется предварительный отбор наиболее целе­сообразных и реальных вариантов выполнения функций. При поиске путей со­вершенствования организации труда и трудовых процессов, могут использо­ваться такие методы, как «мозговая атака», и метод контрольных вопросов.

5. На исследовательском этапе осуществляется разработка проекта со­вершенствования организации труда и трудовых процессов. Здесь производится эскизная проработка отобранных вариантов, их сравнительная организационно-экономическая оценка с участием специалистов заинтересованных подразделе­ний и служб организации и учет заключений экспертизы, отбор наиболее под­ходящих для реализации предложений.

6. На рекомендательном этапе подготавливают проект к внедрению, рас­считывают затраты на разработку и реализацию проекта, ожидаемую экономи­ческую и социальную эффективность предлагаемых рекомендаций по основ­ным функциям службы управления персоналом.

Для оценки эффективности труда руководителей и специалистов управ­ления используют результаты аттестации, которые фиксируются в специально разработанных аттестационных листах по оценке результатов за год, состав­ленных по материалам аттестационных листов по оценке текущей деятельности сотрудников.

7. На этапе внедрения проводится социально-психологическая, профес­сиональная, материально-техническая подготовка работников к внедрению проекта. При этом необходимо разработать систему стимулирования реализа­ции проекта и план-график внедрения проекта.