Определение первичного ключа

Если в создаваемой реляционной базе данных будет более одной таблицы, то каждая таблица должна иметь уникальный (первичный) ключ, однозначно определяющий каждую запись в соответствующей таблице. С помощью ключевых полей создаются связи между таблицами. Ключевое поле позволяет быстро найти и связать данные из разных таблиц в запросах, формах и отчетах.

Ключевое поле должно содержать уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера и не может содержать значения Null. Если для таблицы определен первичный ключ, то Access предотвращает дублирование ключа или ввод значений Nullв эти поля.

Для задания ключевого поля нужно выделить соответствующее поле и нажать на панели инструментов Конструктор таблиц кнопку Ключевое поле , или можно щелкнуть на имени поля правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Ключевое поле.

Если первичный ключ необходим для связи с другими таблицами, но ни одно из полей не является уникальным, то первичный ключ можно создать на базе двух или более полей. Эта операция выполняется точно так же, через контекстное меню, надо только выделить сразу несколько полей. Групповое выделение выполняют при нажатой клавише <Ctrl> щелчками на квадратных маркерах слева от имен полей.

Ключ, включающий одно поле, называется простым, а ключ, включающий два или более полей, называется составным. Для ключевого поля автоматически задается свойство – индексированное поле.

В качестве первичного ключа может быть задано поле с типом данных Счетчик. В этом случае при добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносится порядковый номер. Указание такого поля является наиболее простым способом создания первичного ключа. Если первичный ключ не установлен пользователем до сохранения вновь созданной таблицы, то Access спросит о необходимости создания первичного ключа. При ответе Да Access создаст первичный ключ с типом данных Счетчик.

Сохранение таблицы

После определения структуры таблицы ее необходимо сохранить. Это можно выполнить несколькими способами: с помощью команды Файл ► Сохранить; с помощью кнопки Сохранить на панели инструментов конструктора или путем закрытия окна конструктора (при этом система выдает запрос на сохранение таблицы). Во всех случаях открывается окно Сохранение (рис. 8). Имя таблицы должно быть информативным, но не может превышать 64 знака. При сохранении таблицы происходит обновление файла базы данных, в которую помещается созданная таблица. Значок вновь созданной таблицы с ее именем появляется в основном окне База данных.

Рис. 8. Окно Сохранение