Определение структуры новой таблицы в режиме конструктора

При выборе режима конструктора таблиц появляется окно Таблица1: таблица (рис. 7.). То, что отображается на экране в этом режиме, фактически является графическим бланком для создания и редактирования структуры таблиц.

При переходе в режим конструктора таблиц меняется состав команд меню, а панель инструментов базы данных заменяется панелью инструментов Конструктор таблиц.

В верхней части окна имеются три столбца: Имя поля, Тип данныхиОписание. Слева внизу расположена группа элементов Свойства поля, которые используются для задания или изменения свойств полей таблицы. Количество доступных свойств зависит от типа данных. Справа внизу находится сектор динамически изменяющейся подсказки.

Для каждого поля создаваемой таблицы в окне конструктора нужно:

q В столбце Имя поля ввести имя поля. Имя поля — определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц). Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов Access. Оно является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки (.), восклицательного знака (!) и квадратных скобок ([ ]). Имя не может начинаться с пробела. Максимальная длина имени – 64 символа.

Рис. 7

q В столбце Тип данных нужно выбрать тип данных. Тип данных для каждого поля можно выбирать только из раскрывающегося списка, открываемого кнопкой выбора типа поля. Эта кнопка — скрытый элемент управления. Она отображается только после щелчка на соответствующем поле бланка.

q В столбце Описание можно записать краткий комментарий к каждому полю. В отличие от имени поля и типа данных, описание не является обязательным элементом и может быть опущено. Текст, введенный в столбце Описание, в последующем будет отображаться в строке состояния в процессе ввода данных в соответствующее поле. Например, для поля Фамилия можно ввести в столбец Описание следующее: Использовать только кириллицу и не более 20 символов.

q В группе элементов Свойства поля нужно задать свойства поля на вкладках Общиеи Подстановка (в ряде случаев можно оставить те свойства, которые устанавливаются по умолчанию).

После завершения формирования структуры таблицы следует назначить её первичный ключ (смотри ниже параграф Определение первичного ключа).

Типы данных

Поля базы данных не просто определяют структуру базы — они еще определяют групповые свойства данных. Эти групповые свойства определяются выбранным для каждого поля типом данных.

Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование девяти типов данных. Ниже перечислены основные типы данных.

• Текстовый — тип данных по умолчанию. Текст или цифры, не участвующие в расчетах, например номер телефона. Число символов в поле не должно превышать 255. Максимальное число символов, которое можно ввести в поле, задается в свойстве Размер поля.

• Поле МЕМО — специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

• Числовой — для хранения числовых данных, используемых в вычислениях. Конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля.

• Дата/время — тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

• Денежный — тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа

• Счетчик — специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Значения этого поля нельзя изменить. В таблице не может быть более одного поля этого типа. Используется — для порядковой нумерации записей, а также для определения уникального ключа таблицы.

• Логический — для хранения логических данных (данные в этом поле могут принимать только два значения, например Да или Нет).

• Поле объекта OLE — специальный тип данных – объект (например документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный с помощью технологии OLE в таблицу Access. Реально такие объекты в таблице не хранятся. Как и в случае полей MEMO, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них. Длина поля – не более 1 Гбайт.

• Гиперссылка — специальное поле для хранения адресов гиперссылки, включающий путь к файлу на жестком диске в локальной сети (в формате UNC) или адрес Web-страницы в Internet или intranet (URL). Кроме того, адрес может включать текст, выводимый в поле или элементе управления, дополнительный адрес – расположение внутри файла или страницы, подсказку – текст отображаемый в виде всплывающей подсказки. Если щелкнуть мышью на поле гиперссылки, Access выполнит переход на соответствующий объект, документ, Web-страницу или другое место назначения. Длина каждой из частей гиперссылки - не более 2048 знаков. Для полей типа OLE, МЕМО и Гиперссылка не допускается сортировка и индексирование.

• Мастер подстановок — это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка. Мастер подстановок удобно использовать в тех случаях, когда данные, вводимые в поле, имеют ограниченный набор значений. Мастер строит для поля список значений на основе полей из другой таблицы или же этот список задается путем ввода на одном из этапов работы Мастера. Фактически тип данных поля определяется типом данных поля списка.