Учет расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным расходам

Административно-хозяйственные расходы – это расходы на приобретение канцелярских товаров, хозяйственного инвентаря, горюче-смазочных материалов, затраты на ремонтные работы, на закупку сельскохозяйственной продукции у населения и иные аналогичные расходы.

Руководителем организации должен быть определен перечень лиц, имеющих право производить административно-хозяйственные расходы за наличный расчет. Кроме того, руководитель в приказе должен устанавливать на какие сроки выдаются подотчет авансы на административно-хозяйственные расходы, и в какие сроки подотчетное лицо должно сдать в бухгалтерию авансовый отчет.

Право использовать наличные денежные средства на хозяйственные нужды имеют только те юридические лица, у которых отсутствует задолженность перед бюджетами всех уровней и внебюджетными фондами.

Приобретение товарно-материальных ценностей за наличный расчет может производиться по доверенности, которая выписывается на срок не более 10 дней. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены в бухгалтерию в течение 15 дней со дня выдачи. Наличные суммы при расчетах за товарно-материальные ценности должны быть внесены в кассу продавца.

Процесс приобретения за наличный расчет материальных ценностей у организаций, как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

- заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п., оформляемых по требованиям Гражданского кодекса РФ. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приемки, составляемым в дополнение к основному договору;

- внесение наличных денег по заключенному договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме № КО-1. Покупателю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, заверенная печатью (штампом) организации-продавца;

- не позднее 10 дней от даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счет-фактуру, выписанный по установленной форме.

Другими первичными документами, служащими основанием для списания произведенных расходов с подотчетного лица являются:

ü товарный чек и чек контрольно-кассового аппарата;

ü акт закупа, составленный по установленной форме;

ü чек автозаправочной станции;

ü иные аналогичные документы [56].