Понятие и методология учета расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выданные работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

В свою очередь, денежный аванс - это сумма в национальной или иностранной валюте, выданная подотчетному лицу в счет предстоящих платежей за выполненные работы, оказанные услуги, на покупку ценностей, покрытие затрат по командировке. Работников, получивших денежные суммы под отчет, для последующих расходов в интересах выдавшей их организации, называют подотчетными лицами.

Как правило, денежный аванс составляет 100% от величины предстоящих платежей. Однако возможен и другой вариант - выполнение задания подотчетным лицом, а затем расчет с ним на основании авансового отчета. Порядок выдачи денег под отчет установлен правилами ведения кассовых операций [21].

Денежный аванс под отчет выдается из кассы организации за счет:

- остатка в кассе или поступившей выручки;

- полученных кассиром по чеку денежных средств с текущего счета предприятия в банке.

При временном отсутствии у организации кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам организаций или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Выдача денег подотчет производится лицам, состоящим в штате организации. Список лиц, которым разрешено получать деньги подотчет и сроки сдачи авансового отчета устанавливаются руководителем организации.

Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руководителя. В приказе и заявлении должен быть обозначен срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для обоснования нахождения средств в подотчете определенное время, поскольку лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

После осуществления расходов подотчетное лицо представляет авансовый отчет о фактически израсходованных суммах (с приложением оправдательных первичных документов), который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером. Списание денег с подотчетного лица производится только на основании составленного надлежащим образом и утвержденного руководителем авансового отчета. Неиспользованные остатки наличных денег сдают в кассу организации, приобретенные ценности приходуют на склады, а произведенные расходы списывают непосредственно на текущие расходы. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру. В случае непредставления отчета об израсходованных подотчетных средствах и невозвращения в кассу организации остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность.

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет, в бухгалтерском учете используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого показывается задолженность подотчетного лица по выданным ему денежным авансам, а по кредиту – уменьшение задолженности подотчетного лица путём списания расходов, подтвержденных документально. Сальдо на конец отчетного периода отражает сумму задолженности подотчетных лиц перед организацией (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое).

Основные бухгалтерские записи по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» приведены в таблице 3.16.

Таблица 3.16

Бухгалтерские записи по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Аналитический учет по счету 71 должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретному подотчетному лицу.

3.8.2. Учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам

Согласно ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Порядок направления работников в служебные командировки устанавливается Постановлением Правительства России от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки", к которому прилагается Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, как на территории РФ, так и за рубеж.

В служебную командировку могут направляться работники, состоящие в штате организации, но в случае производственной необходимости, руководитель может направить в командировку гражданина, с которым заключен договор гражданско-правового характера. Следует заметить, что когда в командировку направляется физическое лицо, выполняющее работу по договорам гражданско-правового характера, расходы по командировке (в пределах действующих норм) относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), но сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договором гражданско-правового характера, а, следовательно, и все возмещенные расходы по ней должны включаться в доход физического лица.

Срок командировки работников определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Однако если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в общеустановленном порядке.

В случае, когда по распоряжению руководителя организации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией организаций.

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути (за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы). Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован [67].

Чтобы направить работника в командировку, руководитель предприятия или структурного подразделения издает приказ о направлении работника в командировку по форме № Т-9 (если командируется группа, то приказ составляется по форме № Т–9а), и подписывает служебное задание (форма № Т–10а). На основании служебного задания составляется командировочное удостоверение (форма № Т–10). Если работник отправляется в однодневную командировку, то ему выдается маршрутный лист. После того, как оформлены приказ, служебное задание и командировочное удостоверение, составляется расчет потребности в деньгах (исходя из приблизительной стоимости проезда, проживания и суточных). На основании этого расчета работнику выдается из кассы аванс.

Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, оплачиваются суточные.

В соответствии с трудовым законодательством суточные представляют собой дополнительные расходы работника, связанные с проживанием вне места постоянного жительства [3].

За время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, расходы возмещаются в тех же размерах, что и во время пребывания в пункте назначения командировки.

В пределах норм возмещения расходов по найму жилья подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за пользование телевизором, холодильником и другими предметами культурно-бытового назначения, включенными в состав гостиничного номера). Расходы по стирке, подаче обедов в номер и т.п. не возмещаются.

Расходы по проезду возмещаются командированному работнику в размере:

- стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

- оплаты услуг по предварительной продаже проездных документов;

- расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Расходы за пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Размер суточных рассчитывается исходя из фактического количества дней пребывания в командировке на основании отметок в командировочном удостоверении. Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути. При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства из места постоянной работы командированного лица, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани).

При направлении работников в заграничную командировку издается приказ руководителя, при этом командировочное удостоверение не выписывается. Его функции выполняет заграничный паспорт .

Направляемому сотруднику должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы, исходя из реальных потребностей в стране пребывания, с учетом непредвиденных расходов. Для этого с текущего счета организации снимается наличная иностранная валюта либо покупается дорожный или банковский чек в валюте.

За десять рабочих дней до даты убытия работника в загранкомандировку уполномоченный банк выдает запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты организации (либо дорожные чеки командируемому лицу) с одновременной выдачей справки по форме № 0406007 на имя командируемого, которая является основанием для вывоза иностранной валюты и дорожных чеков за пределы Российской Федерации.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций валюта не может быть выдана в банке самому командируемому. Она должна обязательно приходоваться через кассу организации и выдаваться работнику по расходному кассовому ордеру в течение трех банковских дней с момента снятия данных средств.

По зарубежным командировкам работнику возмещаются следующие расходы:

- по получению загранпаспорта;

- по получению виз;

- по прописке загранпаспорта;

- по покупке в банке валюты страны командировки или обмену чека на иностранную валюту;

- по найму жилого помещения, подтвержденные документально;

- на провоз багажа;

- по оплате медицинской страховки, но только в том случае, если выездные документы не могут быть оформлены без её оплаты (Германия, Австрия, Франция, Испания, США);

- суточные за каждый день пребывания в командировке.

Документально подтвержденные расходы по найму жилья, и суточные возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Суточные выплачиваются в рублях или в валюте этих государств (если они не используют рубль в качестве платежного средства) по соотношению рубля с национальной валютой в данном государстве.

В день выезда в командировку суточные выплачиваются в размере 100%:

- в рублях, если пересечение границы не совпадает с днем отъезда;

- в валюте, если граница пересекается в день отъезда.

Дата пересечения границы определяется по отметкам контрольно-пограничных пунктов в загранпаспорте.

Работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся оттуда в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы.

При принятии к учету авансовых отчетов и проверке гостиничных счетов следует учитывать, что суммы, уплаченные за питание в гостиничных барах, кафе и ресторанах, а также другие личные услуги, включенные в счет по найму жилого помещения, не оплачиваются. При условии, если предоставлено бесплатное жилое помещение, возмещение работнику расходов за проживание не производится.

Порядок, установленный для оплаты проезда к месту загранкомандировки и обратно, отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны. Так, в зависимости от должности направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям организаций и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу первого класса, всем остальным - по тарифу второго класса; при этом на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса.

Возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в местах отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа (30 кг, независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым пользуется работник). В проездные расходы входит оплата страховых сборов.

Выдача валюты подотчет производится путем пересчета ее в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи. Списание расходов с подотчетного лица производится путем пересчета расходов в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета, при этом курс иностранной валюты может меняться и может возникать курсовая разница, которая подлежит отнесению на прочие расходы или доходы организации.

Если подотчетная сумма в иностранной валюте израсходована не полностью, то подотчетное лицо обязано:

ü вернуть в кассу предприятия неиспользованную валюту;

ü вернуть в кассу предприятия эквивалентную сумму задолженности в рублях, полученную путем пересчета по курсу ЦБ на дату погашения задолженности;

ü погасить задолженность другой иностранной валютой по обменному курсу на дату внесения денег в кассу.

Если подотчетное лицо израсходовало больше, чем ему выдали, то организация может погасить эту задолженность:

ü путем перевода иностранной валюты с текущего валютного счета на лицевой счет работника в банке;

ü путем выдачи суммы задолженности в валюте из кассы;

ü путем выдачи суммы задолженности в рублевом эквиваленте по курсу ЦБ на дату погашения задолженности.

По возвращении из командировки подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет в бухгалтерию не позднее 3 дней.

В бухгалтерском учете командировочные расходы учитываются полностью в размере фактически произведенных затрат и представляют собой согласно п. 5 ПБУ 10/99 расходы по обычным видам деятельности. Признание командировочных расходов в соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 производится в том отчетном периоде, когда они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления расходов. Если командировка работника связана с приобретением товаров, то командировочные расходы включаются в фактическую стоимость их приобретения [11, п. 6].

Налоговый учет относит командировочные расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Датой признания таких расходов в налоговом учете является день утверждения авансового отчета.