Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется организацией на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». При этом на сумму денежных средств, выданных под отчет, делается запись: Д-т сч. 71, К-т сч.50.

Для целей налогообложения размер отдельных видов командировочных расходов принимается в пределах установленных законодательством норм.

Состав затрат, включаемых в командировочные расходы, а также предельные их размеры, принимаемые при налогообложении прибыли, определяются Министерством финансов России (по заграничным командировкам по согласованию с Министерством иностранных дел России).

В состав расходов по служебным командировкам включается затраты:

- по найму жилого помещения;

- по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;

- по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

- по уплате страховых платежей по государственному страхованию пассажиров на транспорте;

- по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);

- по оплате расходов за пользования в поездах постельными принадлежностями;

- суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на уточные определяет руководитель организации);

- по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами.

Для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение.

По возмещении из командировки работник обязан в течении 3 дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов. По утверждении отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете используемых сумм.

Пример

ОО «Полет» 1.02.03 г. направило Семенова С.В в командировку сроком на 14 дней. Цель командировки – заключение договора о поставке сырья. ООО «Полет» установило, что уточные для командировок по России составляют 150 рублей в день. Перед командировкой Семенов получил из кассы 91000, в том числе суточные 2100 руб. (14 дн.*150 руб.). После возращения из командировок Семенов С.В представил авансовый отчет, автобусные билеты на проезд туда и обратно стоимостью 300 руб. и счет гостиницы на сумму 5600 руб. В бухгалтерском учете ООО «Полет» будут сделаны проводки:

Д-т 71 К-т 50 9100 руб. – выдан аванс на командировочные расходы;

Д-т 26 К-т 71 2100 руб. – В расходы включены суточные;

Из денег, выданных под отчет, работник не израсходовал: 9100 руб.-5600 руб.-2100 руб.-300 руб.=1100 руб.

Д-т 50 К-т 71 – 1100 руб. – возмещена в кассу неиспользованная сумма аванса.

Наряду с командировочными расходами работник организации могут получать в кассе наличные расходы, на представительские нужды.

Вопрос 2. Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам

Под хозяйственно-операционными понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая оплату ГСМ, на оплату работ и услуг. При этом необходимо учитывать:

- наличие денежные средства выдаются работниками в размере 10-дневной потребности и срок не более 15 рабочих дней.

- Платежи наличными производятся в пределах лимита, установленного Банком России для расчетов наличными между юридическими лицами,- 60 000 руб..

- Лимит устанавливается на один платеж, под которым понимается платеж по одному документу или платеж в день по нескольким документам.

- При покупке у физического лица сделка оформляется договором купли-продажи, который содержит данные физического лица – продавца товара.

- При покупке сельхозпродукции у населения составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, местожительство продавца, наименование продуктов и т. п.).

Нарушение указанного правила может привести к уплате организацией штрафа в двукратном размере суммы произведенного платежа.

При этом в бухгалтерском учете делаются записи:

Д-т сч. 71, К-т сч. 50 - выданы денежные средства под отчет;

Д-т сч. 50, К-т сч. 71 – возвращен неиспользованный аванс;

Д-т сч. 71, К-т сч. 50- выдано в счет перерасхода по авансовому отчету.

Учет расчетов с подотчетными лицами должен обеспечивать правильность и своевременность расчетов, поэтому он ведется по каждой выданной под отчет сумме и каждому подотчетному лицу.