Кадрове та матеріально-технічне забезпечення ІАД організації

При організації кадрового забезпечення ІД суб’єкта інформаційних відносин чи його структурного підрозділу треба виходити з завдань, що стоять перед ними, та їх ресурсного забезпечення в цілому, а також можливостей маневрування виробничими ресурсами, включаючи ступінь їх взаємозамінності. ІД являє собою повний або частковий ланцюжок пошуку, збирання, перетворення (опрацювання), зберігання, передавання, тиражування та використання інформації.

Кожна з цих стадій вимагає відповідного підходу до свого кадрового забезпечення з точки зору професійно-кваліфікаційних характеристик робочої сили та режиму її використання. Найкваліфікованіших працівників вимагають стадії перетворення (опрацювання) та використання інформації, а також процес організації ІД юридичної особи в цілому чи якогось з її структурних підрозділів. Ступінь кадрового забезпечення саме цих ланок виступає основним фактором, що може обмежувати всю ІД організації (її структурних підрозділів). Адже при виконанні складних робіт фахівця високої кваліфікації, як правило, неможливо замінити більшою кількістю працівників нижчої кваліфікації.

Взагалі маневрування кадрами є важливим моментом усієї організації ІД. Наприклад, у Службі інформаційно-аналітичного забезпечення органів державної влади Національної бібліотеки України ім. В.І. Вернадського, постійними замовниками якої є Адміністрація Президента України, Кабінет Міністрів і секретаріат Верховної Ради, означена процедура здійснюється таким чином. На етапі пошуку та збирання первинної інформації, особливо коли матеріал, що готується на замовлення, має переважно інформаційний, а не аналітичний характер, або коли проблема для аналізу задається вперше, необхідні значні зусилля працівників саме з бібліотечною освітою. Адже в обох випадках треба опрацювати значний обсяг друкованих джерел. Тому залучення працівників бібліотечного профілю в цьому випадку доцільніше, ніж аналітиків — економістів і політологів. При подальшому поглибленому розробленні тематики, коли збирання значних обсягів первинної інформації вже проведено і необхідно здійснювати її добір і аналіз, провідну роль у підготовленні матеріалу починають відігравати висококваліфіковані економісти та політологи. Певною мірою можливості кадрового маневру залежать від характеру постановки проблеми. Пошукова тематика в цілому залишає більше свободи для маневру кадрами.

Враховуючи все зазначене, доцільно планувати роботу з кадрами у галузі ІД, а саме: добір кадрів, навчання (перенавчання) персоналу, мотивацію дій працівників, контроль і оцінку їхньої роботи. При цьому треба брати до уваги взаємозв’язок означених елементів кадрової роботи. Так, добір кадрів доцільно проводити з урахуванням можливих механізмів мотивації їхньої роботи та перспектив навчання (підвищення кваліфікації) персоналу. У зв’язку зі зростанням швидкості старіння інформації на сучасному етапі схильність до постійного підвищення своєї кваліфікації стає важливим критерієм добору фахівців-аналітиків.

У галузі організації ІД доцільно розглядати такі важелі мотивації працівників:

Ø механізми матеріального заохочення;

Ø перспективи професійного та кар’єрного зростання;

Ø інші стимули й умови праці.

Для контролю ефективності діяльності аналітиків, у широкому значенні цього терміна, доцільно скористатись дещо відкоригованими принципами визначення продуктивності роботи працівників розумової праці, окресленими патріархом менеджменту П.Друкером:

1. Перш за все працівнику треба чітко визначити суть виробничого завдання.

2. Працівник розумової праці повинен бути незалежним у виконанні поставленого завдання, працювати на засадах самоуправління та нести повну відповідальність за якісне і своєчасне виконання завдання.

3. Постійна інноваційна діяльність повинна бути невід’ємною складовою аналітичної роботи.

4. Аналітик повинен, з одного боку, постійно навчатись сам, а з іншого — постійно навчати інших. Тут доречно нагадати, що американський фахівець зі стратегічної розвідки генерал Вашингтон Плет ще в середині минулого століття наголошував на нагальній необхідності постійного спілкування аналітика з відповідними фахівцями, колегами у процесі підготовки інформаційно-аналітичних матеріалів.

5. Продуктивність праці аналітика визначають перш за все якісними, а не кількісними характеристиками виконаної роботи.

6. Для підвищення продуктивності праці працівників інтелектуальної галузі їх треба розглядати як капітал і відповідним чином до них ставитись. Треба, щоб ця категорія співробітників віддавала перевагу роботі саме в цій організації.

Саме ігнорування того факту, що працівники розумової праці є капіталом, а не просто робочою силою, може мати вкрай тяжкі наслідки для організації. У галузях діяльності, де робота з інформацією відіграє ключову роль (реклама, маркетингові дослідження, банківська діяльність тощо), досить поширені випадки, коли втрата висококваліфікованих працівників, передусім з числа менеджерів, призводила до втрати частини клієнтури, а то й посилення конкурентів чи навіть появи нових. Для прикладу можна згадати російський рекламний холдинг ADV Group, який утворився в середині 90-х років у результаті переходу його нинішнього керівництва з великого рекламного агентства «Паритет». А втрата ряду менеджерів і висококваліфікованих працівників ADV Group в Росії і в Україні на початку 2002 р. призвела, на думку експертів, і до втрати цим холдингом деяких великих клієнтів. Тому у галузі ІД надзвичайно важливо враховувати функціонування неформальної структури організації. Для цього керівникові доцільно використовувати анонімне анкетування співробітників, інші методи психологічних досліджень.

Специфіка добору та використання робочої сили впливає і на фінансове та матеріально-технічне забезпечення ІД. Оскільки саме висококваліфіковані кадри визначають ефективність ІД, то дотримання необхідного рівня їхнього матеріального забезпечення (оклади, премії тощо) повинно бути однією з ключових ланок фінансового плану організації. При цьому, звичайно, необхідно підтримувати збалансованість фінансових потоків в організації в цілому.

Щодо матеріально-технічного забезпечення ІД, то треба звернути увагу на деякі моменти. Перш за все існують мінімально необхідні якісні та кількісні параметри, яким повинні відповідати матеріально-технічні ресурси ІД залежно від її масштабів і специфіки в певній організації. Ці параметри, як правило, визначають керівники відповідного рівня на підставі досвіду роботи та поставлених завдань. Також «виробнича потужність» матеріально-технічної бази ІД повинна бути розрахована на навантаження у період «пік» з урахуванням можливої взаємозамінності ресурсів. І нарешті, взаємозамінність між матеріально-технічними та фінансовими ресурсами значно вища, ніж між матеріально-технічними ресурсами та робочою силою. Адже технічні засоби, наприклад, самі по собі не здатні до виконання аналітичної роботи.