Організація процесу інформаційно-аналітичного забезпечення потреб користувачів

Порядок організації інформаційного забезпечення потреб користувачів залежить від характеру завдань — стандартних чи нестандартних, — які стоять перед ними. Саме в контексті співвідно­шення стандартних (нестандартних) завдань, що потребують свого вирішення, та на основі загальнокібернетичного підходу за принципом «вхід – опрацювання – вихід» проаналізуємо організацію ІД. При цьому доцільне застосування методу «дерева цілей», коли велика основна проблема (ціль 1-го порядку) роз­бивається на окремі завдання (цілі 2-го порядку), які, у свою чергу, поділяють на підпорядковані завдання (цілі 3-го порядку) тощо, аж до поділу на найпростіші завдання (цілі п-го порядку). Такий ієрархічний підхід до організації ІД уможливлює спрощення проблем, що стоять перед суб’єктами, і полегшити їх розв’язання за рахунок зменшення частки нестандартних завдань і поліпшення умов маневрування ресурсами. Тобто проблему спрощують, пристосовуючи її до наявних можливостей опрацювання інформації.

У контексті заданого кібернетичного підходу «вхід»в організації ІД поданий залученими до цього процесу ресурсами. Причому параметри в першу чергу інформаційних і трудових ресурсів впливають на організацію ІД. Для вирішення стандартних завдань,як правило, існує непогане інформаційне забезпечення, включаючи комп’ютерні бази даних, а працівники мають досвід розв’язання подібних завдань. Нестандартні ж завданняпереважно нові. Тому й готової інформації для їх вирішення недостатньо, її треба збирати й опрацьовувати. Відповідно і вища потреба у кваліфікованих кадрах, особливо схильних до нестандартного способу мислення.

Ланка «опрацювання»подана процесом організації ІД. При виконанні стандартних завдань рішення, залежно від масштабу та складності завдання, приймають на підставі суджень або аналітичного підходу, оскільки для цього існує відповідна інформаційна база.

Інформація, яку використовують при виконанні стандартних операцій, часто добре формалізована, придатна для відповідних стандартних процедур комп’ютерного опрацювання, після чого безпосередньо використовують у ролі кінцевої інформації для прийняття рішень, наприклад, бухгалтерські розрахунки заробітної плати. Іншим прикладом автоматизації стандартних процедур є система електронного документообігу.

Останнім досягненням у цьому плані можна вважати комплексні інформаційні системи класу ERP(Enterprise Resource Planning), що є методами бізнес-планування на базі використання комп’ютерних програм. Інформаційні системи цього класу інтегрують у собі функції всіх підрозділів підприємства та уможливлюють контроль показників їх роботи у будь-який момент і діяльність усієї компанії. Найбільша потреба в системах ERP-класу з’являється в досить великих підприємств із територіально розосередженою та корпоративною структурами, що змушені опрацьовувати великі обсяги інформації при високих вимогах до оперативності прийняття рішень.

На думку деяких фахівців, повноцінних систем ERP-класу (типу R/3 або Oracle) на підприємствах України та Росії інстальовано дуже мало, а окремі експерти вважають, що їх немає зовсім. За нестабільних і непрозорих умов пострадянського господарювання українські та російські бізнесмени віддають перевагу не дорогим західним системам автоматизації управління бізнес-процесами, а простішим і дешевшим українським і російським продуктам, функціональні характеристики та дизайн яких відповідають базовим концепціям, прийнятним для ERP-систем. Адже, як засвідчило опитування керівництва компаній, у 39 % випадків метою автоматизації управління було забезпечення оперативності обміну інформацією в межах підприємства, у 27% — підвищення швидкості та якості виконання різних видів робіт і лише по 2% — скорочення витрат; оперативне прийняття управлінських рішень; підвищення мобільності й оперативності управління проектами.

Взагалі ж комп’ютерні програми, що пропонують на українському та російському ринках інформаційних послуг, уможливлюють автоматизацію таких процесів:

Ø забезпечення обліку, аналізу та планування;

Ø повний логістичний і фінансовий цикл підприємства;

Ø складський облік;

Ø розрахунки з дебіторами, кредиторами;

Ø облік основних засобів, заробітної плати, податковий облік тощо.

А при виконанні нестандартних завдань часто відчувається брак необхідної інформації (повної, точної, коректної тощо) при значних обсягах прагматичного шуму. Це суттєво обмежує поле дії стереотипних суджень і аналітичного підходу до прийняття рішень і підвищує роль інтуїтивних механізмів ІД і працівників, які здатні нестандартно мислити та виступати експертами з відповідних питань. Що ж стосується комп’ютерних БД і математичних методів опрацювання даних, наприклад, у стратегічному плануванні та маркетингу, то вони уможливлюють значне збільшення масивів інформації «для роздумів», тобто своєрідного інформаційного «напівфабрикату». Хоча, без сумніву, застосування вказаних засобів і інструментів забезпечує можливість поліпшувати якість експертних оцінок і ефективність прийняття управлінських рішень.

Прикладом такого інструменту можуть слугувати маркетингові інформаційні системи, які уможливлюють накопичення інформації про товари, ціни, суб’єктів ринку тощо. Найефективніші за таких умов:

Ø активна ринкова стратегія фірми;

Ø високий рівень конкуренції;

Ø швидка зміна середовища функціонування організації;

Ø швидкість зміни асортименту товарів і послуг;

Ø велика кількість клієнтів на різних ринках у різних регіонах.

Ланка «вихід» у кібернетичній схемі організації ІД подана інформаційними продуктами та послугами, що надають користувачам. Аналіз параметрів «виходу» на предмет їхньої відповідності завданням, які стоять перед суб’єктом, забезпечує можливість належним чином коригувати параметри ланок «вхід» і «опрацювання».

Для самого процесу організації ІД велике значення має хронологічний режим попиту на інформацію, що обумовлює вибір однієї з трьох стратегій «інформаційного виробництва»:

Ø постійний обсяг виробництва при постійній кількості працюючих;

Ø змінний обсяг випуску продукції при постійній кількості робочої сили;

Ø змінний обсяг випуску продукції при змінній кількості робочої сили.

Синхронну постійність обсягів виробництва інформації та кількості працюючих спостерігають при виконанні стандартних рутинних операцій (наприклад, бухгалтерських) або коли можливе зберігання інформаційного продукту протягом порівняно тривалого терміну (наприклад, тиражованого програмного забезпечення). У подібних випадках різницю між обсягами сукупного попиту та випуску продукції можна компенсувати шляхом зміни «запасів» продукції чи портфеля замовлень. Хоча можливості такого маневру в інформаційному виробництві значно менші, ніж у матеріальному.

Стратегія змінного обсягу випуску продукції при постійній кількості робочої сили має місце при виконанні сезонних робіт, що вимагають кваліфікованих кадрів, чи розв’язанні нестандартних проблем. Прикладом сезонних робіт в Україні можуть слугувати аудиторські послуги, «пік» попиту на які спостерігається у І кварталі року, коли відбувається підготовка і здача річних звітів підприємств. Розбіжності між обсягом виробництва та кількістю робочої сили регулюють шляхом запровадження гнучкого графіка робіт або декомпозиції завдання з наступним передаванням частини обсягів робіт субпідрядникам.

Стратегія змінного обсягу виробництва при змінній кількості робочої сили передбачає тимчасовий найом останньої. Її застосовують, як правило, тоді, коли вимоги до кваліфікації робочої сили порівняно невисокі: під час рекламних кампаній, для обліку руху пасажирів, перепису населення тощо.

Найзручнішою для реалізації є перша з перелічених стратегій. Тому підприємства й організації намагаються зменшити розбіжності між попитом на їхні інформаційні продукти та послуги і потребою в робочій силі для їхнього виробництва. Частково це досягається за рахунок удосконалення виробничої структури. Наприклад, у структурі виручки ВАТ «Росбізнесконсалтинг» 45% припадало на рекламу, 22% — на загальне програмування, 9% — на офшорне програмування, 9% — на системну інтеграцію, 11% — на постачання новин і котировок у режимі реального часу, 1% — на аналітичні розробки, дослідження та коментарі до новин, 2% — решта прибутків. Більшість співробітників цієї фірми становлять програмісти та журналісти.