Специфіка організації інформаційних послуг як галузі управління

На сучасному етапі і насамперед у великих організаціях ІД, або інформаційно-аналітичне управління, стає відносно самостійним видом діяльності. Водночас, щоб бути ефективною, ІД повинні здійснювати відповідно до загальних положень і механізмів управління. З іншого боку, ІД, як окремий вид послуг, має свої особливості, без врахування яких нею неможливо ефективно управляти.

Так, з позицій системного підходу у структурі ІД можна виділити процесну підсистему, яка створює інформаційні продукти та послуги і є об’єктом управління з боку суб’єкта — управлінської підсистеми. Остання, по суті, й виконує функції організації ІД. Відповідно до принципів кібернетики організація ІД може бути також подана за схемою «вхід – опрацювання – вихід», де безпосередньо ІД (інформаційно-аналітичну), або процесну підсистему, можна розглядати як процес опрацювання вхідних даних у вихідні. Крім того, щоб бути ефективною, організація ІД повинна мати достатній запас міцності та гнучкості з точки зору її ресурсної забезпеченості та механізму функціонування.

Водночас ІД має свої особливості, які треба враховувати для її ефективної організації:

1. У структурі ресурсів ІД значне місце посідають нематеріальні (інформація).

2. Ключову роль в організації ІД, в тому числі і для встановлення порядку використання всіх ресурсів, відіграють вимоги, потреби користувачів інформації.

3. Визначення якісних характеристик інформації значною мірою має суб’єктивний характер.

4. Для ефективної організації ІД особливе значення має кваліфікація кадрів.

5. «Виробничі потужності» (ресурси) ІД для її ефективної організації треба розраховувати за рівнем попиту на них у період «пік».

6. Можливості формування запасів «готової продукції» у формі «придатній до використання» інформації обмежені, як правило, жорсткими рамками часу через схильність інформації до швидкого старіння.

Останню суперечність розв’язують завдяки створенню, наприклад, баз даних, які регулярно доповнюють новітньою інформацією, що й уможливлює задоволення вимог користувачів при наявності обмежених ресурсів.

Але далеко не всі повідомлення і навіть інформацію може ефективно використовувати їх отримувач. Для цього вони повинні мати форму інформаційних ресурсів,тобто певним чином організованої сукупності джерел інформації, придатних для регулярного застосування суб’єктом в його управлінській (регуляторній) діяльності. Змістовні, технічні й організаційні вимоги до інформаційних ресурсів залежать від ІП користувачів і безпосередньо визначають характером сформульованих запитів і регулярністю їх надходження. Конкретні ж «чинники-організатори» інформаційних ресурсів такі:

Ø тематика запитів (нормативна, пошукова) і характер їх формулювання (чіткий, нечіткий);

Ø інформаційні функції, для задоволення яких призначені ці інформаційні ресурси;

Ø форма інформаційних матеріалів, що повинні бути підготовлені (інформаційна довідка, огляд, аналітична записка чи доповідь);

Ø наявність технічних і інших засобів опрацювання та зберігання інформаційних ресурсів;

Ø час, який відводять на виконання завдань (замовлень).

Управлінську інформацію можна розглядати як результат спеціального технологічного процесу, який здійснюють з повідомленнями (первинною інформацією) і спрямований на створення готового інформаційного продукту (своєрідне інформаційне виробництво). Такий інформаційно-технологічний процес (цикл) може включати такі послідовні стадії роботи з повідомленнями (інформацією):

Ø пошук;

Ø збирання;

Ø перетворення (опрацювання);

Ø зберігання;

Ø передавання (для малої кількості користувачів);

Ø поширення, тиражування (для численних користувачів);

Ø використання.

Для функціонування інформаційно-технологічного процесу (циклу) необхідна наявність не менш як двох стадій. Наприклад, «збирання – використання», де стадія «збирання» еквівалентна отриманню готової до використання інформації від зовнішніх постачальників. Якправило, інформаційно-технологічний цикл складається з більшої кількості стадій.

Різниця між інформаційно-аналітичним і інформаційно-технологічним процесами полягає в тому, що перший являє собою індивідуальну роботу аналітика, а другий —технологічний ланцюжок виробництва інформаційного продукту взагалі, колективний за своєю природою. Кожна зі стадій інформаційно-технологічного процесу ставить свої вимоги до параметрів інформаційних, а також інших ресурсів, до режиму ІД в цілому.

Наприклад, залежно від ступеня інформаційної насиченості (дефіцитності) теми запиту (тобто частки повідомлень за темою запиту в сукупному масиві повідомлень, які опрацьовують) буде змінюватись і потреба в персоналі та технічних засобах, що залучають до пошуку та збирання інформації. Впливає на обсяги та режим використання ресурсів для пошуку й опрацювання інформації та форма, в якій подано масив вхідних повідомлень, — друкована, електронна, текстова, статистична тощо.

Так, чітке формулювання теми запиту (для порівняння: «Перспективи розвитку нафтотранспортного коридору Одеса — Броди» чи «Стан і перспективи розвитку нафтового комплексу України») звужує кількість ключових слів (словосполучень), за якими вестимуть пошук інформації. При цьому чіткість поставленого завдання уможливлює залучення до пошуку інформації менш кваліфікованих працівників. Причому керівник-аналітик повинен поінструктувати допоміжний персонал щодо інформаційного значення заголовків і підзаголовків публікацій, порядку пошуку інформації у профільних і непрофільних виданнях, а також звернути увагу працівників на ймовірність існування таких обставин пошуку інформації, коли використання методу ключових слів може бути недостатньо ефективним. Водночас формулювання запиту у формі проблеми (наприклад, «Стан і перспективи розвитку якоїсь галузі, господарського комплексу, ринку тощо»), а не у формі конкретної теми, ускладнює пошук і збирання інформації, вимагаючи для цьогозалучення кваліфікованих працівників.

Взагалі, залежно від режиму пошуку та збирання інформації фахівці виділяють дві методики їх проведення: «метод мжички» та «метод грози». Суть «методу мжички» полягає в тому, що з усього масиву повідомлень, які постійно опрацьовують, обирають саме ту інформацію для наповнення баз даних (спостережень), яку регулярно використовує ця організація.

А суть «методу грози» полягає в мобілізації значних ресурсів для пошуку та збирання інформації з певної проблематики. Потреба в такому методі, як правило, виникає в нестандартних для суб’єкта ситуаціях.

У свою чергу, порядок використання ресурсів для опрацювання (перетворення) зібраної інформації залежить від:

Ø кількісних і якісних характеристик зібраної інформації, форми її подання;

Ø характеру формулювання запиту (чітко визначена тема чи проблемна галузь);

Ø форми й обсягу інформаційних матеріалів, які мають бути підготовлені;

Ø часу, відведеного на підготовку інформаційних матеріалів.

Нечітке формулювання запиту (на кшталт «Проблеми розвитку ... галузі») у поєднанні зі значною кількістю й обсягом джерел інформації з цієї широкої проблематики (наприклад, паливно-енергетичної) може призвести до того, що при опрацюванні зібраних повідомлень аналітики стикатимуться зі значними обсягами прагматичного шуму. З іншого боку, вузька тематика запиту при інформаційній дефіцитності теми, а це, наприклад, стосується конкретної інформації практично в усіх галузях вітчизняної тіньової економіки, ставить підвищені вимоги до професійного рівня фахівців-аналітиків. Саме кваліфіковане опрацювання інформації багато в чому визначає ефективність її подальшого використання.

Що ж стосується стадій «передавання – тиражування» інформації, то для їх ефективної реалізації необхідно не лише відповідне технічне, а й організаційно-правове забезпечення. Адже саме на цих стадіях найімовірніша втрата інтелектуальної власності (авторські права, права промислової власності, ноу-хау тощо), яка може завдати значних збитків суб’єкту інформаційних відносин.