Основні види організаційних нарад

Нарада– від слів "радитися, давати поради". Нарада – це форма організованої, цілеспрямованої взаємодії керівника з колективом шляхом обміну думками. Збираються співробітники різних кваліфікацій, зазвичай від 5 чоловік.

Якщо нарада проводиться з урахуванням усіх вимог, вона дозволяє розглянути проблему в комплексі, обговорити і прийняти необхідні рішення в галузі управління, визначити конкретні виробничі завдання, призначити осіб, відповідальних за їх виконання.

Правильно проведена нарада допомагає виробити єдину позицію за рахунок узагальнення різних висновків, думок, суджень та інтересів. У цьому її найбільша цінність як форми спілкування.

У менеджменті прийнято таку класифікацію нарад:

1. Інформаційна співбесіда – служить для того, щоб керівник отримав звіт від співробітників ("п'ятихвилинка"). Дуже важлива для координації діяльності форма спілкування. Перевагою є те, що всі присутні слухають одне одного і мають повне уявлення про справу, спільне уявлення. Проводиться щодня зранку.

2. Нарада з метою ухвалення рішення. Тут йдеться про те, щоб скоординувати співвідношення співробітників – представників різних відділів – відносно проблеми, що її вирішують, і дискутуючи, прийти до ухвалення рішення. Якщо проблема стосується певної сфери діяльності, потрібно прислухатися до відповідних експертів. Якщо це науково-технічна проблема (інновації) – матимуть рацію інтуїтивно-логічні працівники ("науковці"). Якщо соціальна – їх доповнюючі сенсорно-етичні ("соціали"). У виробничій проблемі експертами є логіко-сенсорні ("виробничники", "контролери"), у сфері питань, зв’язаних із людським чинником – інтуїтивно-етичні ("гуманітарії"). Звичайно, не треба ігнорувати і пропозиції тих, хто відноситься до суміжних сфер діяльності (тим більше, якщо відповідних згаданих експертів бракує або немає зовсім).

Відтак і співвідношення запрошених працівників відділів має обиратися "на користь" специфіки проблеми: не менш як 2/3 відповідних фахівців.

3. Творча нарада – її завдання: пошук нових ідей і подальша розробка колишніх досягнень. Для першого необхідні працівники-інтуїти, для другого – ділові логіки.

Існує ще декілька класифікацій нарад. Так, за ступенем стабільності учасників наради поділяються на:

o наради з фіксованим складом;

o наради з тими, хто запрошується за списком;

o комбіновані наради.

За кількістю учасників наради бувають:

o вузькі (не більш як 5 учасників),

o розширені (до 20 учасників),

o представницькі (більше 20 учасників).

За приналежністю наради бувають:

o адміністративні, партійні (та інші громадські),

o наукові та науково-технічні,

o об’єднані.

За періодичністю вони бувають:

o разові,

o регламентовані періодичні,

o постійно діючі.

За колом учасників наради бувають:

o внутрішні (за участю спеціалістів лише однієї організації),

o галузеві (за участю спеціалістів ряду споріднених організацій).

За характером вони бувають:

o навчальні (конференції) з метою підвищення кваліфікації працівників,

o інформаційні – з метою узагальнення здобутих даних і вивчення різних точок зору на проблеми, що виникли,

o роз’яснювальні, у перебігу яких керівництво прагне переконати співробітників у правильності його політики і неминучості вжитих заходів,

o проблемні – щоб виробити метод рішення чинних проблем.

За формою проведення наради бувають:

o звичайні (послідовні), коли виступають доповідачі,

o дискусії – спочатку виступають офіційні учасники з короткими повідомленнями, а потім відкривається загальна дискусія.

Виходячи з етико-організаційних підходів, виділяють наради:

а) диктаторські, б) автократичні, в) дискусійні і г) вільні.

На диктаторській нараді керівник зазвичай повідомляє присутнім своє рішення по певних питаннях або знайомить із позицією або розпорядженням вищестоящої організації. Дискусії не проводяться. Учасники тільки ставлять питання.

Автократична нарада – різновид диктаторської. Керівник ставить по черзі питання учасникам і вислухує їх відповіді. Запрошені не мають права висловлювати думки щодо позицій інших учасників.

Демократичний характер має дискусійна нарада. Відбувається вільний обмін думками, після якого рішення ухвалюється загальним голосуванням із подальшим затвердженням керівником або приймається керівником без голосування, з урахуванням висловлених думок і пропозицій.

Вільні засідання проводяться без чітко сформульованого порядку денного.

До нарад пред'являються вимоги, які регулюють взаємини як між начальниками і підлеглими, так і між його учасниками. Так, етично виправданим із боку начальника буде запрошення учасників на нараду, на якій планується розгляд важливого питання, не по телефону, а через секретарку, письмово або в особистому спілкуванні.

Пошана до аудиторії виявляється в створенні хоча би мінімуму комфорту (підбір приміщення відповідно до кількості учасників, необхідне освітлення, провітрювання приміщення, забезпечення можливості записати необхідну інформацію тощо). Основний елемент зборів або наради – дискусія по вирішуваних питаннях, головна мета якої – пошук істини.