Технологія підготовки наради

I.Перш, ніж зібрати нараду, керівник повинен розгледіти альтернативи вирішення проблеми, що виникла:

v ухвалення рішення від вищестоящогокерівника;

v можливість рішення питання по телефону;

v проведення селекторноїнаради;

v можливість об'єднанняз повісткою дня іншої наради.

Адже на нараду витрачається робочий час і чималі кошти:

C = N (T+I)*З, де

С – вартість наради у гривнях;

N – кількість присутніх (учасників);

Т – тривалість наради у годинах;

I – коефіцієнт прихованих витрат;

З – середня місячна заробітна плата учасників у гривнях.

Все ж збирати нараду є сенс, якщо необхідні:

1) широкий і оперативний обмін думками;

2) виявлення думокі альтернатив (наприклад, у інтровертів, яким не властиво висловлювати свою думку за власною ініціативою);

3) аналіз складних нестандартних ситуацій (тобто необхідно ухвалити незапрограмоване рішення, на яке співробітники не всіх типів однаково здатні);

4) ухвалення рішень по комплексних питаннях.

Час проведення нарад. Встановлено, що працездатність людини неоднакова протягом тижня (в понеділок і п'ятницю – низька) і протягом всього робочого дня. Перший пік 11.00 – 12.00 годин, а другий – 16.00 – 18.00 годин. А оскільки будь-яка нарада порушує ритм робочого дня, проводити її під час першого піку недоцільно.

Перебіг наради має відбиватися в протоколі, рішення – теж.

Склад протоколу проведення наради:

1. Назва наради, дата проведення

2. Список присутніх – представників своїх організацій (підрозділів)

3. Порядок денний

4. Рішення питання

5. Виконавці

6. Контроль над виконанням

7. Терміни виконання.

8. Підписи головуючого і секретаря.

Зовсім не байдуже, в якому приміщенні розміщені учасники наради. Не мають поруч сидіти люди, що негативно ставляться одне до одного. Розсаджує керівник наради, порядок розміщення– за іменними картами, підготовленими заздалегідь. Слід зважати: представники конкуруючих груп не повинні сідати один напроти одного.

II.Нарада має проводитися в просторому приміщенні за великим столом. Також треба уникати довгих і вузьких столів.

керівник секретар