Організація договірного процесу

Основну частку поточних зобов'язань підприємства становлять розрахунки з постачальниками і підрядниками, які ми і розглянемо більш детально.

Порядок і форми розрахунків між постачальником і покупцем ви­значаються господарськими договорами, внаслідок виконання яких у підприємства виникають поточні зобов'язання — кредиторська забо­ргованість. У наказі про облікову політику щодо обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками слід відобразити:

—документообіг за розрахунками з постачальниками і підрядни­ками;

—структурні підрозділи (відділи), що відповідають за роботу з по­стачальниками і підрядниками;

— процедури поточного контролю за правильністю розрахунків зпостачальниками і підрядниками і станом кредиторської заборгова­ності.

На великих підприємствах організація обліку кредиторської забор­гованості покладається на розрахункові відділи (групи) бухгалтерії.

Специфічною особливістю операцій із кредиторської заборговані­стю є те, що більша частина кредиторської заборгованості виникає на підставі попередньо укладених господарських договорів. Господарсь­кий договір є найбільш розповсюдженою і важливою підставою ви­никнення зобов'язання, основною формою реалізації товарно-грошових відносин в ринковій економіці. Отже, обов'язковою умо­вою укладання договорів має бути максимально точне відображення зобов'язань обох сторін.

Слід зазначити, що договірний процес є досить складним і склада­ється з ряду стадій:

—планування;

—укладання договору;

—виконання договору;

—контроль і аналіз виконання договору.

Дня кожної із стадій договірного процесу мають бути визначені конк­ретні виконавці та їх повноваження і процедури узгодження з іншими службами підприємства (юридичною, матеріально-технічного забезпе­чення, обліковою тощо). Порядок руху документації, пов'язаної з укла­данням договорів доречно затвердити внутрішнім нормативним докуме­нтом підприємства. Таким документом, наприклад, може бути додаток до наказу про організацію обліку на підприємстві.

Інформацію про стан виконання договору отримують із наступних первинних документів:

—накладні відправника на відпуск товарно-матеріальних ціннос­тей (накладні, товарно-транспортні накладні, інвойси тощо);

—податкові накладні;

—журнал обліку вантажів, що надійшли (форма М-1);

—прибутковий ордер (М-4);

—акт про приймання матеріалів (М-7);

—акт про виявлені дефекти устаткування (М-17);

—платіжні та розрахункові документи;

— авансові звіти про використання виданої на господарські по­треби готівки;

—інші документи, що підтверджують надходження матеріальних цінностей на підприємство та оплату за них.

У разі невиконання чи неякісного виконання договору поставки по­стачальнику виставляють претензію, а у разі її незадоволення — офор­млюють позовну заяву у суд, якщо договір не завірений нотаріусом.

Претензія— це вимога щодо добровільного усунення порушень угоди. Порядок пред'явлення претензії визначено ст. 6 Господарсько­го процесуального кодексу України. Так, у претензії зазначаються:

а) повне найменування і поштові реквізити заявника претензії та підприємства, організації, яким претензія пред'являється; дата пред'явлення і номер претензії;

б) обставини, на підставі яких пред'явлено претензію; докази, що підтверджують ці обставини; посилання на відповідні нормативні акти;

в) вимоги заявника;

г) сума претензії та її розрахунок, якщо претензія підлягає грошо­вій оцінці; платіжні реквізити заявника претензії;

д) перелік документів, що додаються до претензії, а також інших доказів.

Документи, що підтверджують вимоги заявника, додаються в ори­гіналах чи належним чином засвідчених копіях. Документи, які є у другої сторони, можуть не додаватись до претензії із зазначенням про це у претензії.

Претензія підписується повноважною особою підприємства, орга­нізації або їх представником та надсилається адресатові рекомендо­ваним або цінним листом чи вручається під розписку.

Відповідно до ст. 7 Господарського процесуального кодексу Укра­їни претензія розглядається в місячний строк, який обчислюється з дня одержання претензії.

В тих випадках, коли обов'язковими для обох сторін правилами або договором передбачено право переперевірки забракованої проду­кції (товарів) підприємством-виготовлювачем, претензії, пов'язані з якістю та комплектністю продукції (товарів), розглядаються протягом двох місяців.

Якщо до претензії не додано всі документи, необхідні для її роз­гляду, вони витребуються у заявника із зазначенням строку їх подан­ня, який не може бути менше п'яти днів, не враховуючи часу пошто­вого обігу. При цьому перебіг строку розгляду претензії зупиняється до одержання витребуваних документів чи закінчення строку їх по­дання. Якщо витребувані документи у встановлений строк не надій­шли, претензія розглядається за наявними документами.

При розгляді претензії підприємства та організації в разі необхід­ності повинні звірити розрахунки, провести судову експертизу або вчинити інші дії для забезпечення досудового врегулювання спору.

Підприємства та організації, що одержали претензію, зобов'язані задовольнити обґрунтовані вимоги заявника.

Про результати розгляду претензії заявник повідомляється у пись­мовій формі (ст. 8 ГПК). У відповіді на претензію зазначаються:

а) повне найменування і поштові реквізити підприємства, органі­зації, що дають відповідь, та підприємства чи організації, яким над­силається відповідь; дата і номер відповіді; дата і номер претензії, на яку дається відповідь;

б) коли претензію визнано повністю або частково, — визнана сума, номер і дата платіжного доручення на перерахування цієї суми чи строк та засіб задоволення претензії, якщо вона не підлягає грошовій оцінці;

в) коли претензію відхилено повністю або частково, — мотиви відхилення з посиланням на відповідні нормативні акти і документи, що обґрунтовують відхилення претензії;

г) перелік доданих до відповіді документів та інших доказів.

Коли претензію відхилено повністю або частково, заявникові по­винно бути повернуто оригінали документів, одержаних з претензією, а також надіслано документи, що обґрунтовують відхилення претен­зії, якщо їх немає у заявника претензії.

Відповідь на претензію підписується повноважною особою під­приємства, організації або їх представником та надсилається рекоме­ндованим або цінним листом чи вручається під розписку.

Якщо у відповіді про визнання претензії не повідомляється про пере­рахування визнаної суми, то через 20 днів після її отримання така відпо­відь є підставою для примусового стягнення заборгованості державною виконавчою службою в порядку, встановленому Законом України "Про виконавче провадження". До заяви про порушення виконавчого прова­дження додається відповідь боржника, а якщо в ній не зазначено розмір визнаної суми, то додається також копія претензії.

Установи банку зобов'язані приймати розпорядження про безспірне списання коштів і в тих випадках, коли боржник, визнавши прете­нзію, просить з різних причин не стягувати з нього визнану суму.

За необґрунтоване списання у безспірному порядку претензійної суми винна сторона сплачує другій стороні штраф у розмірі 10 % від списаної суми.

У випадку незадоволення претензії підприємство може подати позо­вну заяву до господарського суду. Позовна заява подається в письмовій формі і підписується повноважною посадовою особою позивача або йо­го представником, прокурором чи його заступником, громадянином — суб'єктом підприємницької діяльності або його представником.

Позовна заява повинна містити (ст. 54 ГПК):

1) найменування господарського суду, до якого подається заява;

2) найменування (для юридичних осіб) або ім'я (прізвище, ім'я та по батькові за його наявності для фізичних осіб) сторін, їх місцезна­ходження (для юридичних осіб) або місце проживання (для фізичних осіб), ідентифікаційні коди суб'єкта господарської діяльності за їх на­явності (для юридичних осіб) або індивідуальні ідентифікаційні но­мери за їх наявності (для фізичних осіб - платників податків);

2 ) документи, що підтверджують за громадянином статус суб'єкта підприємницької діяльності;

3) зазначення ціни позову, якщо позов підлягає грошовій оцінці; суми договору (у спорах, що виникають при укладанні, зміні та розі­рванні господарських договорів);

4) зміст позовних вимог; якщо позов подано до кількох відповіда­чів, - зміст позовних вимог щодо кожного з них;

5) виклад обставин, на яких ґрунтуються позовні вимоги; зазна­чення доказів, що підтверджують позов; обґрунтований розрахунок сум, що стягуються чи оспорюються; законодавство, на підставі якого подається позов;

6) відомості про вжиття заходів досудового врегулювання спору якщо такі проводилися;

6 ) відомості про вжиття запобіжних заходів відповідно до розділу VI цього Кодексу;

7) перелік документів та інших доказів, що додаються до заяви.

У позовній заяві можуть бути вказані й інші відомості, якщо вони необхідні для правильного вирішення спору.

Основними джерелами інформації для контролю розрахункових відносин по товарних операціях служать первинні документи з обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками.