Регламентація роботи бухгалтерії

Регламентні документи діяльності працівників бухгалтерії — нормативні документи, що розкривають порядок організації облі­кових робіт з метою їх упорядкування. Регламентні документи є внутрішніми документами підприємства і розробляються на підста­ві нормативно-правових актів України.

До регламентів висувається низка вимог:

— закріплення тільки таких положень, що забезпечать раціона­льне функціонування бухгалтерської служби в цілому;

— при наявності типових положень регламент повинен допов­нювати його, виходячи з конкретних умов діяльності підприємства;

— наявність усіх розділів регламенту;

— у регламентному документі не може зазначатися суб'єктивні бажання керівника щодо дій або поведінки працівників.

На практиці часто виникає питання, чи необхідно в установчих документах розкривати питання організації бухгалтерського облі­ку, або в них визначається лише порядок організації діяльності під­приємства в цілому.

Відповідь на поставлене питання можна знайти в п. 2 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність», від­повідно до якого «питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві відносяться до компетенції його власника чи уповно­важеного органа (посадової особи) відповідно до законодавчих і установчих документів» [9]. Отже, ще на етапі створення підпри­ємства власники повинні вказати в установчих документах, хто безпосередньо буде вирішувати питання організації бухгалтерсько­го обліку на підприємстві. Таке рішення може бути зафіксовано:

— або в розділі, де визначені права й обов'язки вищого органа підприємства;

— або в розділі, присвяченому правам і обов'язкам органа управління підприємством (генеральний директор).

В установчих документах підприємства (у розділі, присвячено­му органам управління підприємством) визначається статус головного бухгалтера. Зокрема, може бути описана процедура призначення головного бухгалтера. Наприклад, установчими документами може бути передбачено, що головний бухгалтер підприємства при­значається на посаду за рішенням зборів акціонерів (учасників).

Відповідно до статуту підприємства, виходячи з цілей і предмета його діяльності, власником або директором, у залежності від передба­чених у статуті повноважень, розробляються регламентні документи, у яких визначена структура підприємства, схема органів оперативного управління, їх підпорядкованість і підконтрольність, а також штатна чисельність кожного структурного підрозділу. На підставі штатного розкладу головний бухгалтер повинен розробити регламентні докуме­нти, що визначають порядок організації бухгалтерського обліку.

Формуючи регламентне забезпечення діяльності бухгалтерської служби, слід пам'ятати, що в організації роботи бухгалтерського персоналу виділяється три рівні:

— загальне стратегічне керівництво;

— управління структурними підрозділами, групами, секторами іт.д.;

:— робота безпосередньо виконавців.

Для кожного рівня повинні бути визначені функціональні обов'язки, повноваження, права і відповідальність. Тому в систему регламентів входять документи також трьох рівнів:

Положення про бухгалтерію підприємства;

Положення про сектор (групу) бухгалтерії;

Посадова інструкція бухгалтера.

Основним документом, що регламентує діяльність бухгалтерії, є Положення про бухгалтерію, оскільки саме воно визначає порядок ство­рення, права, обов'язки й організацію роботи бухгалтерської служби.

Положення про бухгалтерію повинне передбачити порядок її створення, права, обов'язки, організацію роботи і взаємозв'язок з іншими управлінськими структурними підрозділами підприємства.

Положення про бухгалтерську службу має таку структуру:

1. Загальні положення;

2. Цілі і завдання;

3. Функції;

4. Права;

5. Обов'язки головного бухгалтера і його заступників;

6. Службові зв'язки;

7. Організація роботи.

У першому розділі — надаються дані про:

— вид бухгалтерії, чисельність її апарату згідно з штатним роз­кладом; '

— законодавчі і нормативні документи, що регламентують бух­галтерську роботу;

— вимоги, що пред'являються до керівників бухгалтерії та її підрозділів.

Другий розділ — розкриває цілі та завдання, які висуваються до бухгалтерської служби.

У третьому розділі розкриваються функції окремих підрозділів бухгалтерії з обліку активів, капіталу та зобов'язань і інших госпо­дарських операцій.

Четвертий та п'ятий розділи розкривають права і обов'язки ке­рівників бухгалтерії, що витікають на підставі Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність».

В шостому та сьомому розділах зазначаються служби, з якими бух­галтерія взаємодіє, у т.ч. відділ кадрів, плановий відділ, комерційні служби (відділи матеріально-технічного постачання і збуту продукції, товарів), юридична служба, низові структурні підрозділи (склади, цехи, комори, магазини та ін.), а також зовнішні організації та відомства, ад­міністративна служба (банк, Державна податкова адміністрація та ін.).

Плануючи облікову роботу, головний бухгалтер повинен добре знати функції, види та елементи витрат робочого часу з окремих робіт. Загальний обсяг робіт, що виконується в бухгалтерії, пов'язаний з витратами робочого часу на основні і додаткові функ­ції. Приблизний розподіл робіт, що пов'язані з витратами робочого часу з окремих функцій, та їх елементи представлені в табл. 4.1.

Таблиця 4.1

СКЛАД РОБОЧОГО ЧАСУ ЗА ЕЛЕМЕНТАМИ ВИТРАТ

Усі види робіт розподіляються на стандартні (типові), що вико­нуються кожного дня, і нестандартні, що не мають типового харак­теру. Стандартні види робіт можуть бути визначені методом хронометражу декількох виконавців для обчислення середнього планового часу, а нестандартні -— не можуть бути суворо систематизовані для планування робочого часу. Тому витрати часу на не­стандартні види робіт не мають загальних способів їх обчислення.

Чітка організація бухгалтерського обліку залежить від якості його планування, раціонального розподілу праці і повноти посадових ін­струкцій Для кожного робітника, посада якого передбачена штатним розкладом. Посадові інструкції для робітників бухгалтерії розробляє головний бухгалтер за допомогою своїх заступників і найбільш квалі­фікованих працівників. Затверджує їх керівник підприємства.

Посадова інструкція — це внутрішній документ, у якому зафіксовані загальні завдання, що стосуються усіх працівників бухгал­терії, функції, обов'язки, права і відповідальність конкретної поса­дової особи.

Посадова інструкція розробляється з урахуванням посади кож­ного працівника, Його кваліфікації, спеціальної освіти і інших ви­мог, які до них висуваються. Посадова інструкція для головного бухгалтера розробляється на підприємстві, її зміст орієнтується на положення Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні». Ця інструкція також затверджується керівни­ком підприємства. В асоційованих і консолідованих підприємствах посадову інструкцію для головного бухгалтера окремих підпри­ємств (дочірніх філій, інших підприємств) розробляє головний бух­галтер організації, що об'єднує окремі підприємства.

Посадова інструкція повинна мати таку інформацію:

1.Віддмості про виконавця;

2. Загальні положення;

3. Обов'язки посадової особи:

— з бухгалтерського обліку;

—з внутрішньогосподарського бухгалтерського контролю;

4. Права посадової особи;

5. Відповідальність посадової особи.

У першому розділі наведена інформація, яка міститься у всіх посадових інструкціях:

— ПІБ посадової особи;

—дата прийому на роботу;

— дата переведення на іншу посаду;

— підпис посадової особи і дата про те, що інструкція вивчена і прийнята до виконання;

— дата звільнення з посади.

У другому розділі мова йде про загальні положення, що стосуються кожної посадової особи. Наприклад, у цьому розділі щодо , головного бухгалтера визначається, що він забезпечує загальну ор­ганізацію бухгалтерського обліку, контроль за раціональним використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, а також зберігання необоротних і оборотних активів; призначається на свою посаду керівником підприємства і звільняється від неї нака­зом керівника підприємства, він безпосередньо підпорядковується керівнику, повинен мати вищу спеціальну освіту або середню спеціальну освіту при наявності у нього достатнього досвіду і стажу роботи за фахом (не менше 3-5 років).

У цьому ж розділі вказується, що прийом і передача справ при призначенні та звільнені головного бухгалтера оформлюють актом після перевірки стану бухгалтерського обліку та фінансової звітності. У необхідних випадках прийом і передача справ здійснюється за участю спеціальних органів.

Слід відмітити, що на головного бухгалтера не можуть бути покладені обов'язки, пов'язані з матеріальною відповідальністю за грошові кошти, товарно-матеріальні цінності та інші активи, коли підприємство не є малим. На час відсутності головного бухгалтера (відрядження, хвороба, відпустка та ін.), його обов'язки і права ви­конує заступник відповідно до наказу керівника підприємства.

У третьому розділі посадової інструкції перелічені обов'язки окремо з бухгалтерського обліку і бухгалтерського контролю. На­приклад, обов'язки з обліку головний бухгалтер виконує згідно з положеннями Закону України «Про бухгалтерський облік і фінан-¹ сову звітність в Україні» і спираючись на національні стандарти бухгалтерського обліку, План рахунків бухгалтерського обліку ак­тивів* капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій і Інструкцію про його застосування, а також на інші но­рмативні документи.

Головний бухгалтер повинен:

— забезпечити широке використання сучасних засобів автома­тизації обліково-обчислювальних робіт, прогресивних організацій­них і методологічних форм бухгалтерського обліку;

— формувати та виконувати основні Положення Облікової полі­тики з усіх ділянок обліку;

— розробляти положення і основні принципи щодо госпрозра­хункових показників і контролювати їх дотримання;

— забезпечити достовірний облік необоротних та оборотних ак­тивів, розрахунків, зобов'язань, капіталу і фінансових результатів, а також формування об'єктивної фінансової звітності у визначені строки.

Треба передбачити, що головний бухгалтер приймає участь у роботі юридичних служб підприємства з оформлення матеріалів по нестачам і крадіжкам, пред'явленню претензій, формуванню штатів співробітників і штатного розкладу. Він приймає активну позицію і участь у суспільному житті підприємства, контролює внутрішню дисципліну, підтримує економічні інтереси підприємства, організує архівне збереження документів, бланків, звітності і т. ін.

Обов'язки головного бухгалтера з контролю передбачають дотри­мання правил прийому і видання товарно-матеріальних цінностей і грошових коштів, виконання посадових інструкцій всіма категоріями робітників бухгалтерії, правил проведення інвентаризації необоротних і оборотних активів, своєчасного виявлення її результатів і т. ін.

У четвертому розділі розкриваються права посадової особи. Для .головного бухгалтера— це право вимагати від бухгалтерів дотриман­ня правил організації і ведення бухгалтерського обліку на основі зако­нодавства України, виконання посадових інструкцій, оформлення до­кументів матеріально відповідальними особами і іншими робітниками. Він має право виступити з пропозиціями до керівника підприємства щодо форм покарання за невиконання своїх обов'язків робітниками облікових служб, а також заохочення за добру роботу.

Призначення, звільнення, переміщення матеріально відповіда­льних осіб повинно проводитись після узгодження з головним бух­галтером. Головний бухгалтер має право перевіряти діяльність структурних підрозділів установи, що пов'язана з порядком при­ймання, збереження і витрачання товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, необоротних та "інших активів. Він має право вносити пропозиції, спрямовані на підвищення економічної ефек­тивності підприємства, приймати участь у виробничих зборах, і підтримувати економічні інтереси підприємства.

У п'ятому розділі перелічуються міри відповідальності за пору­шення: законодавства України, положень облікової політики, принци­пів бухгалтерського обліку, за допущені помилки в обліку, а також не­виконання своїх обов'язків, які вказані у 3-му розділі посадової інструкції, і прав, які міститься у 4-му розділі цієї інструкції, якщо не­використання прав призводить до завдання збитків підприємству.