Побудова структури облікового апарату

Побудова облікового апарату на різних підприємствах не є од­наковою. Вибір форми організації праці, структури бухгалтерії, функцій її робітників визначається розміром підприємства та обся­гом економічної інформації.

Найбільш простий тип облікового апарату мають малі підпри­ємства, де бухгалтерські функції може виконувати одна людина. В таких випадках цей працівник виконує функції як головного бухга­лтера підприємства, так,і функції інших робітників бухгалтерії, тобто він повинен вести всю бухгалтерську роботу, пов'язану зі збором первинної інформації, її обробкою, накопиченням, система­тизацією і складанням балансу і форм фінансової звітності, яку слід складати відповідно до законодавства України (скорочену або повну).

Коли бухгалтерська служба складається з декількох бухгалтерів (в умовах децентралізованого обліку), то головний бухгалтер роз­поділяє між ними функціональні обов'язки рівномірної трудоміст­кості з додержанням умов професійної підготовки кожного. В та­ких випадках кожний працівник бухгалтерії виконує свої обов'язки на окремій обліковій ділянці, а головний бухгалтер, як правило, складає головну книгу (оборотний баланс), і основні форми фінан­сової звітності.

Значно складніша структура облікового апарату в умовах централізації обліку. В залежності від обсягів інформаційних пото­ків і згідно з наказом про облікову політику централізована бухгалтерія може мати таку структуру: очолює головний бухгалтер, він має одного абодвох заступників (з методології обліку та його ав­томатизації). Структурними підрозділами ЦБ можуть бути спеціа­лізовані відділи, сектори, групи, які очолюють начальники, бухгал­тери І абоП категорії. їх заробітна платня визначається штатним розкладом підприємства. Приклад структури такої бухгалтерії має наступний вигляд.

В управлінні великим підприємством централізована бухгалте­рія має вирішальне місце, оскільки зв'язана інформаційними пото­ками прямого й зворотного зв'язку з усіма функціональними служ­бами, а також з об'єктами управління (рис. 4.2).

Об'єкти управління спрямовують первинну інформацію до ЦБ та інших функціональних служб, які перевіряють інформацію, на­копичують її, здійснюють взаємоконтроль. Обчислювальний центр робить автоматизовану обробку інформації та у встановлений тер­мін видає вихідну інформацію користувачам, якими крім адмініст­рації, функціональних служб і працівників ЦБ, можуть бути учас­ники, податкова адміністрація, банк та інші внутрішні і зовнішні користувачі. За таких умов бухгалтерська служба має функціонува­ти чітко, професійно, своєчасно та об'єктивно. Для цього головний бухгалтер визначає структуру бухгалтерії, функції її підрозділів, проводить планування бухгалтерських робіт, визначає перспективи розвитку бухгалтерського обліку, розподіляє обов'язки між праців­никами бухгалтерії і розробляє посадові інструкції.

Важливу роль в успішному розв'язанні завдань, покладених на апарат бухгалтерії, відіграє чітке розмежування обов'язків між окремими її працівниками.

Функції кожного облікового працівника, його обов'язки, відпо­відальність за ведення обліку і права визначаються службовими ха­рактеристиками і посадовими інструкціями. Це дає змогу уникнути знеособлення у виконанні облікових робіт, створює умови для зла­годженої і планомірної роботи облікового апарату, одержання своєчасної і якісної економічної інформації, потрібної для управ­ління господарством.

За допомогою структурування задач у бухгалтерії забезпечуєть­ся логічна і систематична організація роботи з розділеними за­дачами.

За допомогою поділу функцій, коли кожному бухгалтеру дору­чається лише частина функцій, можна реалізувати додаткову конт­рольну функцію шляхом узгодження заключних результатів роботи

різних бухгалтерів.

Існує кілька способів розподілу функцій — горизонтальний, ве­ртикальний, змішаний.

При горизонтальному розподілі функцій роботи розподіля­ються на одному етапі облікового процесу. Наприклад, функції та­кого етапу облікового процесу, як відображення дебіторської забо­ргованості, можуть бути доручені двом чи більш бухгалтерам, якщо обсяг господарських операцій досить великий.

Таким чином, можна, як показано на рис. 4.3, відокремити друг від друга облік розрахунків з дебіторами і відображення на рахун­ках головної книги дебіторської заборгованості, щоб контролювати відповідність сальдо головної книги аналітичної відомості обліку розрахунків з дебіторами.

При вертикальному розподілі функцій їх розподіл відбува­ється між окремими етапами облікового процесу, тобто всі схожі дії виконуються одним бухгалтером.

Вертикальний поділ функцій, приклад якого представлений на рис. 4.4, можна застосовувати як послідовне з'єднання.

Таким чином, вертикальний розподіл функцій у бухгалтерії ви­кликає коригувальний і превентивний ефекти.

Коригувальний ефект виникає при поверненні для виправлення наступним бухгалтером попередньому документа, що має недоліки.

Превентивний ефект дозволяє уникати свідомих чи випадко­вих помилок на проміжних етапах роботи за рахунок їхнього конт­ролю на наступних. При цьому підвищується відповідальність ко­жного працівника бухгалтерії.

Під розподілом функцій слід розуміти делегування виконавчої діяльності, наприклад відображення господарських операцій одно­му бухгалтеру, а діяльність по його контролі і коригуванню — ін­шому.

При об'єднанні компетенції багато бухгалтерів лише спільно мають компетенцію брати на себе визначену функцію в межах по­ставленої задачі.

Наприклад, рішення про відвантаження товару може бути при­йнято ТІЛЬКИ при координації інформації між бухгалтером, що кон­тролює надходження товарів, і бухгалтером, що обробляє виписки банку. З'єднання компетенцій, навпроти, припускає, що одному співробітнику передані багато прав.