Организация документооборота и его график

Для рациональной организации учета требуется не только правильное оформление документами всех хозяйственных операций, но и своевременное представление документов в бухгалтерию организации. Необходима такая система их выписки и обработки, которая способствует максимальному ускорению документооборота.

Документооборот — это движение документа от момента его составления, через все стадии учетной обработки, до передачи на хранение в архив.

С целью рациональной организации бухгалтерского учета в объединении, организации, должен разрабатываться план-график документооборота, который утверждается руководителем и является обязательным для всех работников, связанных с оформлением документов. В плане-графике указываются назначение каждой формы документа, сроки сдачи в бухгалтерию, обработки их в бухгалтерии, записи в учетные регистры и др. План-график документооборота предусматривает необходимый порядок движение документов и равномерную нагрузку не только учетного аппарата, но и всех других работников, связанных с первичным учетом.

Правильная организация документооборота имеет большое значение для всей бухгалтерской работы. Преобладающая часть документов в организациях составляется в подразделениях (цехах, участках) и лица, оформляющие документы, иногда не имеют достаточной специальной подготовки. Поэтому важную роль играет инструктаж работников о порядке составления и прохождения документов. План-график документооборота составляет главный бухгалтер. Контроль за его выполнением также возлагается на главного бухгалтера.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График, оформленный в виде схемы, называют динамическим, а в виде перечня- статическим. При этом каждый вид графика документооборота позволяет достичь определенных целей.

Статические графики документооборота позволяют определить общую совокупность документов, используемых в организации. Они дают представление о порядке движения каждого вида документа в организации- от его получения или создания, через регистрацию, утверждение, передачу, текущее и постоянное хранение до уничтожения или сдачи в архив. В разных организациях эти графики отличаются друг от друга только составом документов. Статические графики документооборота могут составляться отдельно по каждому разделу и участку бухгалтерского учета.

Динамические графики документооборота представляют собой организационную структуру конкретной организации с наложенной на нее схемой обмена документами. Составление динамических графиков требует скурпулезного изучения и фиксации движения документов от исполнителя к исполнителю. Динамические график отличается от статического тем, что документы, формируемые специалистом одного подразделения и не используемые специалистом другого подразделения в нем не указываются.

Внедрение в практику учетной работы организаций персональных ЭВМ вносит соответствующие изменения в организацию их документооборота. Документооборот в условиях применения ПЭВМ позволяет расширить возможности использования учетной информации и обеспечить их надлежащую сохранность.