Виды бухгалтерских документов и их классификация

Для отражения различных сторон хозяйственной деятельности на предприятии применяются самые разнообразные формы и виды документов. Правильному составлению документов и использованию в учете помогает их классификация.

По назначению документы делятся на: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции (доверенность на получение материальных ценностей; чек на получение наличных денег с расчетного счета; приказ о предоставлении работнику отпуска и т. д.). В них нет информации, подтверждающей факт совершения хозяйственной операции. Поэтому на основании таких документов записи в бухгалтерском учете не делаются. Однако, проверив их, бухгалтер может установить лиц, ответственных за выполнение отданного распоряжения.

Оправдательные (или исполнительные) документы составляются в момент совершения хозяйственной операции и представляют собой первый этап их учетной регистрации (товарно-транспортная накладная; приходный кассовый ордер; расходный кассовый ордер и т. д.).

Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для упрощения и технической подготовки к дальнейшему отражению в учете операций, зафиксированных в распорядительных или оправдательных документах. Они не имеют самостоятельного значения, т. е. без распорядительных или оправдательных документов не могут служить основанием для совершения операции или подтверждением ее совершения (накопительная ведомость для группировки однородных хозяйственных операций; расчет заработной платы работникам за время отпуска и т. д.).

Комбинированные документы содержат признаки и выполняют функции двух или трех типов документов, охарактеризованных ранее. Их применение позволяет значительно сократить количество записей, облегчить и ускорить процесс бухгалтерской обработки (авансовый отчет; расчетно-платежная ведомость и пр.).

По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.

Внешние поступают на предприятие от других, связанных с ним юридических лиц (например, платежное требование или счет поставщика).

Внутренние документы составляются должностными лицами самого предприятия по совершенным им хозяйственным операциям (платежное требование или счет к покупателю, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.).

По порядку составления документы делятся на первичные и сводные.

С помощью первичного документа впервые отражают совершившуюся хозяйственную операцию (приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортные накладные, платежные требования, платежные поручения и т. д.). Сводные документы составляют на основании нескольких ранее оформленных первичных документов с целью их группировки и обобщения (отчет кассира; отчет о движении материалов по складу; выписка банка с расчетного счета; авансовый отчет и т. д.).

По способу использования и по охвату хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы применяют для регистрации одной или нескольких операций, записываемых в документ одновременно (приходные и расходные кассовые ордера; накладные и т. д.).

Накопительные документы применяют для регистрации однородных операций, периодически повторяющихся в течение определенного периода: недели, декады, месяца. Их использование значительно сокращает количество выписываемых документов, упрощает технику их обработки (лимитно-заборная карта).

По количеству отражаемых объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные.

Однопозиционные (или однострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую один вид материальных ценностей, запись в них делается одной строкой. Многопозиционные (или многострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую несколько видов материальных ценностей, запись в них делается несколькими строками (позициями).

По степени использования вычислительной техники для выписки документов они подразделяются на выписываемые от руки и с помощью ЭВМ.

По виду носителей информации документы делятся на бумажные, выписываемые на бумаге, и безбумажные, существующие в виде электронных таблиц, хранящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных дисках, лентах и т. д.

Порядок заполнения первичных документов и сроки сдачи их в бухгалтерию регламентированы должностными инструкциями материально ответственных лиц.

Поступающие в бухгалтерию документы проверяют по форме и по существу. В ходе формальной проверки бухгалтер обращает внимание на наличие в документе всех необходимых реквизитов, на подлинность подписей лиц, участвовавших в составлении документа, арифметическую проверку точности произведенных в документе расчетов, на отсутствие подчисток, помарок, не оговоренных исправлений (для некоторых видов документов, например для кассовых, банковских, недопустимы любые исправления).

Проверка по существу предполагает установление законности и экономической целесообразности совершенной хозяйственной операции.

За достоверность содержащейся в документе информации, а также за правильность его составления несут ответственность лица, подписавшие документ (кладовщик, мастер, продавец и т. д.).

Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы и, следовательно, не могут служить основанием для записи в бухгалтерском учете. Поэтому их либо возвращают материально ответственным лицам для дооформления (переоформления), либо (если в ходе проверки обнаружатся подделка реквизитов, другие злоупотребления) оставляют в бухгалтерии и немедленно сообщают руководителю предприятия для привлечения виновных к ответственности.

Следующим этапом учетного процесса является бухгалтерская обработка первичных документов. Она объединяет такие приемы, как:

-группировку документов — деление их на пачки по тем или иным признакам: объектам учета, времени совершения операций, виду операций (на поступление и на отпуск материальных ценностей) и т. д.;

-расценку приведенных в документах трудовых или натуральных величин

-таксировку документов (например, в документах, которыми оформлена передача материалов со склада предприятия в производственный цех, проставляют цены и умножают их на количество отпущенных материалов);

-контировку осуществляют путем проставления на каждом документе корреспондирующих счетов — бухгалтерских проводок.

Информация из обработанных первичных документов переносится в учетные регистры, на основании которых впоследствии составляется отчетность предприятия. До окончания финансового года все документы находятся на текущем хранении в бухгалтерии предприятия. После составления годовой отчетности первичные документы передаются в бухгалтерский архив, где их хранят переплетенными, в виде книг. Выдача документов из архива производится только с разрешения главного бухгалтера предприятия, изъятие документов — на основании письменного запроса судебно-следственных органов. На место изъятых документов прикладываются их копии. Для каждого вида документов законодательно установлены свои сроки хранения. Например, оправдательные документы и ведомости должны храниться не менее 3 лет; акты документальных ревизий, проверок государственных органов, главные книги- не менее 5 лет; лицевые счета работников по заработной плате — не менее 5 лет и т, д. По истечении этих сроков наиболее важные документы передаются для хранения в специальные государственные архивы; остальные — как утильсырье реализуются специальной заготовительной организации. Оптимизация организации учета на предприятии, наряду с прочими, включает такие направления, как:

-ускорение документооборота;

-унификацию и стандартизацию документов;

-применение средств вычислительной техники для выписки и обработки документов.

Документооборот — движение каждого первичного документа от места выписки (или поступления на предприятие) через все стадии его приемки и бухгалтерской обработки до сдачи в архив.

Согласно Закону о бухгалтерском учете и отчетности, а также инструкциям архивных фондов, ответственность за организацию документооборота на предприятии возложена на главного бухгалтера. В соответствии с учетной политикой предприятия он разрабатывает график документооборота, который является обязательным к исполнению всеми подразделениями и службами. В графике указываются порядок и сроки сдачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и исполнители. Нарушение графика документооборота на любом этапе неизбежно приводит к снижению качества управления, текущего и последующего контроля, аналитической и планово- экономической работы.

Унификацией документов называется разработка и применение единых форм для регистрации однородных хозяйственных операций независимо от отрасли, вида деятельности, формы собственности предприятия. Унификация форм первичных документов проводится Министерством финансов, Министерством статистики и анализа, другими министерствами и ведомствами и имеет огромное значение как для экономики республики, так и для экономики конкретного предприятия. Она позволяет снизить затраты на изготовление документов; упрощает их оформление; облегчает применение средств вычислительной техники.

Стандартизация — централизованное установление одинаковых размеров бланков однотипных документов. Стандартизация позволяет значительно сократить расход бумаги; упростить обработку и хранение документов.