Понятие учетных регистров их назначение и классификация.

Для получения необходимых показателей финансово-хозяйствен­ной деятельности предприятия сведения об операциях, содержащиеся в документах, группируют в соответствии с их экономическим содер­жанием и регистрируют в учетных регистрах. Регистр — набор таблиц специальных форм, приспособленных для регистрации и системати­зации данных о хозяйственных операциях, которые нашли отражение в документах. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах называется учетной регистрацией.

Предприятия применяют типовые бухгалтерские регистры. Регистр на любых носителях информации должен иметь название, период (на­чало и окончание) регистрации операций, фамилии и подписи лиц, ответственных за его ведение.

В реальной практике на предприятиях применяется от нескольких десятков до нескольких сотен видов различных по форме и содержа­нию регистров. Поэтому возникает потребность в их классификации по различным признакам:

1) виду (форме):

♦ бухгалтерские книги — книги для учетных записей, в которых все страницы сброшюрованы, пронумерованы и заключены в пере­плет (кассовая книга, Главная книга и др.);

♦ карточки — листы плотной бумаги определенного формата для учетных записей, хранящиеся в картотеке (инвентарные карточки, карточки складского учета и др.);

♦ ♦ ведомости — сводные листы различных форматов с нанесенной типографским способом таблицей (расчетно-платежные ведомости, ведомости переоценки основных средств и др.);

♦ 2) назначению (видам записей):

♦ хронологические — записи операций производятся последо­вательно во времени, то есть по мере их осуществления (журнал реги­страции хозяйственных операций, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и др.);

♦ систематические — запись операций производится по опреде­ленной системе (журналы-ордера, ведомости по синтетическим и ана­литическим счетам и др.);

♦ комбинированные — хронологическая последовательность за­писей сочетается с их систематизацией в разрезе счетов (кассовая книга и др.);

3) степени детализации (обобщения) информации:

♦ аналитические — содержат записи операций в разрезе аналити­ческих счетов (карточки складского учета и др.);

♦ синтетические — содержат записи в разрезе синтетических сче­тов и субсчетов (Главная книга, оборотная ведомость по этим счетам, мемориальные ордера, журналы-ордера, ведомости синтетического учета и др.);

♦ комбинированные (комплексные) — сочетают в себе одновре­менно записи в разрезе аналитических и синтетических счетов, когда записи по последним получают на основе суммирования данных ана­литического учета (журналы-ордера № 6, 7, 8 и др.);

4) степени унификации:

♦ типовые — разрабатываются централизованно, обеспечивают наиболее рациональное ведение учета типовых хозяйственных опера­ций, обязательны для применения всеми организациями;

♦ отраслевые — разрабатываются соответствующими министерст­вами и ведомствами на основе типовых регистров, предназначены для регистрации и обобщения информации, специфичной для орга­низаций той или иной отрасли народного хозяйства;

♦ специализированные — разрабатываются при отсутствии типо­вых регистров самими организациями для отражения специфичной информации о финансово-хозяйственной деятельности;

5) продолжительности ведения:

♦ открываемые на год;

♦ квартал;

♦ месяц и т.д.

Существуют и другие подходы к классификации учетных регист­ров, в соответствии с которыми их можно классифицировать, напри­мер, по форме графления, способу записи и т.п.

8.2. Виды записей в учетных регистрах

Запись хозяйственных операций в учетные регистры носит назва­ние разноски операций. О разноске операций в учетные регистры дела­ются отметки в документах в виде знака «S» или путем указания стра­ницы регистра, на которой записана данная сумма.

По технике ведения записи могут быть:

♦ ручные — выполняются вручную ручкой или на пишущей ма­шинке;

♦ машинные — выполняются с использованием электронных вы­числительных средств и выдаются в виде листинга (распечатки) на принтер и другие устройства вывода.

По числу одновременно получаемых копий (оттисков) различают:

♦ простые (однократные) записи — позволяют получить единст­венный экземпляр регистра;

♦ копировальные (многократные) записи — позволяют получить несколько экземпляров регистров (записи в кассовой книге).

Выделяют два способа ведения записей в учетных регистрах:

♦ линейно-позиционный — дебетовые и кредитовые обороты от­ражаются в одну линию, а основной группировочный показатель (синтетический и аналитический счета, заказ, фамилия и т.д.) и все последующие записи, относящиеся к данному показателю, записыва­ются по одной строке в разных графах (колонках) (журнал-ордер 6,7). Обеспечивает наблюдение за своевременным истребованием и пога­шением кредиторской задолженности;

♦ шахматный — хозяйственная операция записывается лишь один раз и отражается одновременно по дебету и кредиту соответствую­щих счетов (журнал-ордер 1, 2). Позволяет установить корреспон­денцию счетов, раскрыть характер хозяйственной операции. Исполь­зование этого способа сокращает объем учетных работ, повышает их качество.

8.3. Способы выявления и исправления ошибок, допускаемых в учетных регистрах

При составлении документов и записи хозяйственных операций в учетные регистры могут быть допущены ошибки, возникающие по разным причинам. Для их выявления используются различные способы:

♦ пунктировка — пометка проверенных сумм знаком Этот знак проставляется в специальной колонке документа «отметка»;

♦ выборка — проверка данных синтетического и аналитического учета. Обнаружив, что итоги какого-либо синтетического счета не сходятся с итогами открытых к нему аналитических счетов, на отдель­ном листе бумаги делают выборку из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем, подсчитав итоги выборки по каждой статье или субсчету, сравнивают их с соответствующими данными синтетического счета. Это позволяет установить, по какому субсчету или статье допущена ошибка;

♦ «сверка на уголок» — сопоставление итогов по графам с итогами по строкам;

♦ специальные методы: сальдовый, «встречные» проверки и т.д.

Различным формам учета (см. главу 10) свойственны свои, харак­терные для них приемы проверки правильности и полноты учетных записей и выявления ошибок. Например, при использовании автома­тизированной формы учета может использоваться повторная обра­ботка данных по контрольным программам.

Исправление ошибок производится одним из следующих способов: корректурным; дополнительной записи; проводки отрицательными числами («красное сторно»).

Корректурным способом исправляются описки или арифметические ошибки, допущенные в документах или учетных регистрах, а также ошибки в разноске операций по счетам. Этот способ простой и рас­пространенный. Его сущность сводится к тому, что обнаруженную неправильную запись зачеркивают аккуратной тонкой чертой с тем, чтобы при необходимости ее можно было прочесть. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено: в документе — под­писями лиц, подписавших документ, в учетных регистрах — подпи­сью лица, сделавшего исправление. В оговорке, которая в соответст­вии со ст. 10 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» делается на свободной строке или в свободном поле, следует писать: «Исправлено» и указать новую, правильную сумму и дату исправления

123456 132 456 Исправлено 01.01.2006 г. Бухгалтер Королев Ю.Ю.

Способ дополнительной записи применяется тогда, когда корреспон­денция счетов указана правильно, но проводка составлена на меньшую сумму, чем следовало. В этом случае для исправления ошибки делается дополнительная проводка с той же корреспонденцией счетов на раз­ницу между правильной и ошибочной суммами.

Способ проводок отрицательными числами — «красное сторно» — применяется для исправления ошибок, допущенных в корреспонден­ции счетов или при завышении суммы операции. В первом случае регистрацию операции производят повторно, но сумму записывают красными чернилами или заключают в рамку. При подсчете оборотов по счетам такие суммы вычитаются и таким образом ошибка исправ­ляется:

♦ неверная корреспонденция

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-тсч. 50 «Касса» 100000

♦ проводка «красным сторно»

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-тсч. 50 «Касса» 100 000

♦ правильная корреспонденция

Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-тсч. 50 «Касса» 100000

В случаях, когда корреспонденция счетов указана правильно, но сумма завышена, исправительная проводка красными чернилами де­лается только на разницу между ошибочной и правильной суммами.

В теории и практике известен способ исправления ошибок путем обратных записей на счетах, то есть способ обратной проводки. Однако этот способ может привести к искусственному завышению оборотов на счетах и, соответственно, искажению экономических показателей.

Следует отметить, что в соответствии с Инструкцией о порядке внесения исправлений в бухгалтерский учет в случае обнаружения ошибок, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2005 г. № 83, при выявлении искажений и ошибок в бухгалтерском учете и отчетности исправления в учет вносятся в месяце, когда были обнаружены эти искажения, независи­мо от того, в каком отчетном периоде эти искажения были допущены (в текущем отчетном году либо за прошлые годы).