Зная нормативную трудоемкость всех работ, выполняемых в течение года отделом кадров (Т), можно рассчитать численность отдела (Ч) по формуле

Ч = (Т · К) / Фп,

где Т – общая трудоемкость работ за год, чел./ч;

К – коэффициент, учитывающий дополнительные затраты времени, К = 1,15;

Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год, в среднем 1910 ч.

2. Метод, базирующийся на нормах обслуживания (т. е. количество работников, которое обслуживается одним кадровиком).

Например, в США – на 100 сотрудников – 1, в Германии на 130–150 сотрудников – 1, в Японии – на 100 сотрудников – 2,7.

По мнению многих ученых, будущие высшие менеджеры придут из сферы управления человеческими ресурсами, т. к. эта сфера будет определяющей для успеха или неудачи организации в ближайшие 10–15 лет.

Делопроизводственное обеспечение системы УП – это создание условий для организации работы с документами, обращающимися в системе УП с момента их создания (или получения) работниками кадровой службы до завершения исполнения ил передачи в др. подразделения.

Основные делопроизводственные функции:

– своевременная обработка поступающей и передаваемой
информации;

– доведение документации до соответствующих сотрудников для исполнения ими;

– набор документов по кадровым вопросам;

– регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

– формирование дел в соответствии с номенклатурой;

– копирование и размножение документов по кадрам;

– контроль за исполнением документов;

– передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.

К унифицированным системам документации в системе УП относятся:

– плановые задания по кадровым вопросам, заявки на потребности в специалистах, плановые расчеты по численности, оплате труда;

– первичная учетная документация по учету труда и зарплаты;

– отчетно-статистическая (по численности, зарплате, высвобождению работников);

– по социальному обеспечению (пенсии, льготы, пособия);

– организационно-распорядительные (приказы, положения, штатное расписание, структура и штатная численность, должностные инструкции и др.).

В подразделениях УП составляются и исполняются следующие документы:

– проекты приказов по персоналу;

– план повышения квалификации персонала;

– данные по текучести кадров;

– график отпусков;

– предложения по формированию резерва кадров;

– табели учета рабочего времени;

– трудовые договоры;

– графики прохождения аттестации сотрудников.

Большинство документов – внутренние. Исполнение кадровых документов контролирует руководитель службы УП.

Информационное и техническое обеспечение управления персоналом

Процесс УП можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых решений, направленных на достижение главной цели работы организации. Каждое из этих решений должно быть обеспечено информацией.

Оно включает:

– оперативную и нормативно-справочную документацию;

– классификаторы технико-экономической информации и системы документации.

При разработке информационного обеспечения важно установить состав информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления.

Требования к качеству информации:

– комплексность (должна отражать все стороны деятельности);

– оперативность

– систематичность и непрерывность;

– достоверность.

Основу технического обеспечения системы УП составляет комплекс технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации,
а также средства оргтехники.

При выборе оборудования важно учитывать:

– его производительность и надежность;

– стоимость оборудования;

– состав и количество обслуживающего персонала (с использованием ПК специалист и пользователь стали одним лицом);

– площадь, необходимая для размещения оборудования.

В крупных организациях внедряются автоматизированные системы УП, однако ведущая роль в выборе и принятии решений остается за руководителем, а техника и программное обеспечение являются лишь инструментами для обработки информации и подготовки управленческих работников.

Контрольные вопросы по теме 3

1. От каких факторов зависят количественные характеристики кадрового состава?

2. Как рассчитывается потребность в персонале кадровой службы?

3. Что включает делопроизводственное обеспечение УП? Какие документы по УП создаются в подразделениях организации?

4. Назовите документы, регламентирующие выполнение функций по УП.

5. Что включает в себя правовое обеспечение УП?

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ КАДРОВОГО ПЛАНИРОВАНИЯ

В результате изучения данной темы вы будете

знать:методы определения потребностей в персонале;

иметь представление: о целях кадрового планирования;

понимать: что необходимо учитывать для определения потребностей в персонале.

ПЛАН

3.1.1.Сущность, цели и задачи кадрового планирования.

3.1.2. Этапы кадрового планирования.

3.1.3.Факторы, влияющие на потребность в рабочей силе.

3.1.4.Методы определения потребностей в персонале.

3.1.5 определение общей потребности организации в кадрах

Сущность, цели и задачи кадрового планирования.

Планирование трудовых ресурсов – процесс определения потребностей организации в персонале, т.е. определение когда, где, сколько и какие (какой квалификации) сотрудники требуются организации.

Процесс планирования трудовых ресурсов является важной неотъемлемой частью стратегического плана и базируется на целях всего предприятия в целом.

Процесс планирования трудовых ресурсов осуществляется на 3-х основных условиях:

Ø стратегическое планирование;

Ø тактическое планирование;

Ø оперативное планирование.

План по численности работников должен быть обязательно увязан с планом по сбыту продукции, финансовым планом, а также с оперативной кадровой работой.

Основной задачей планирования трудовых ресурсов является обеспечение реализации планов организации с точки зрения человеческого фактора:

- численность работников;

- квалификация;

- производительность.

При этом учитываются издержки процесса найма.

3.1.2.Этапы планирования трудовых ресурсов:

1. Определение необходимого количества работников, требующихся для выполнения основных операций, для реализации конкретных целей.

2. Определение потребностей в персонале на конкретный период времени.

3. Разработка программы удовлетворения будущих потребностей в персонале, т.к. потребность это цель, а программа средство её достижения, которая должна включать конкретный график и мероприятия по привлечению, найму и продвижению работников.

Чтобы определить потребность организации в трудовых ресурсах необходимо знать, под влиянием каких факторов они формируются. Поскольку организации являются открытыми социо-техническими системами, то на потребности в рабочей силе влияют как внутренние так и внешние факторы.