Ответственность за обеспечение службы УП такими материалами несет обычно отдел стандартизации и юридический отдел.

Примеры: Правила внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор (соглашение между коллективом и администрацией по урегулированию их взаимоотношений на календарный год).

Документы, регламентирующие выполнение функций по управлению персоналом:

– Положение по формированию кадрового резерва;

– Положение по организации адаптации сотрудников;

– Рекомендации по организации подбора и отбора персонала;

– Положение по оплате труда и стимулированию труда;

– Инструкция по ТБ;

– Положения о структурных подразделениях.

Основные задачи:

– правовое регулирование трудовых отношений работников и работодателя;

– защита прав и законных интересов работников.

Правовое обеспечение включает:

– соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области трудовых отношений;

– разработку и утверждение локальных нормативных актов;

– подготовку предложений по изменению действующих и отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов по трудовым, кадровым вопросам.

Основные документы, регламентирующие организацию деятельности по управлению персоналом:

– Трудовой кодекс Российской Федерации;

– Гражданский кодекс Российской Федерации;

– Закон Российской Федерации «О коллективных договорах и соглашениях»;

– Закон Российской Федерации «О занятости населения Российской Федерации»;

– Указ Президента Российской Федерации «О социальном партнерстве и разрешении трудовых споров (конфликтов)».

1.2.4 Кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом: кадровое планирование: цели, задачи и виды; планирование потребности в персонале; методы обеспечения оптимального функционирования персонала

Кадровое обеспечение подразумевает необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы.

Качественные характеристики служб управления персоналом: в конце XX века в кадровых службах России было занято от 0,3 до 0,8 % общего числа работающих в промышленности (для сравнения в США – около 1,2 %).

Особенности российских кадровых служб того периода:

– высокий процент «случайных» работников без профильного образования (его не было вовсе);

– низкий уровень образования (только 25 % с высшим образованием;

– возрастной состав – преобладание лиц предпенсионного возраста;

– низкая оплата труда на уровне канцелярских работников, высокая текучесть кадров.

Для США того же периода характерны новые тенденции, которые развиваются на сегодняшний день в России:

– 70 % сотрудников составляют специалисты (психологи, социологи, аналитики, консультанты);

– более 30 % специалистов имеют диплом магистра или доктора наук;

– высокий должностной статус – от 30 до 50 % начальников кадровых служб занимали посты вице-президентов компаний, входили в советы директоров.

Количественный состав кадровой службы зависит от следующих факторов:

– общая численность работников организации;

– сфера деятельности (производство, торговля, банковское дело), наличие филиалов;

– структура персонала (наличие различных его категорий, уровень их образования и квалификации);

– сложность задач (например, стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация повышения квалификации).

Существует ряд методов расчета численности работников кадровой службы (экономико-математические, экспертные и т.д.). Наиболее распространены следующие:

1. Метод расчета через трудоемкость (т. е. затраты времени на выполнение управленческих работ).

Нормы времени устанавливаются в основном на простые (повторяющиеся) виды работ (компьютерный набор, учет и оформление документов). Например, существуют типовые нормы на подготовку и оформление документов по учету личного состава, по делопроизводству.