Какие же профилактические меры могут быть приняты для пре­сечения данных злоупотреблений?

1. Приходные и рас­ходные кассовые ордера должны оформляться бухгалтером, а квитан­ции передаваться непосредственно из кассы.

2. Необходимо усилить контроль за возвратом в бухгалтерию неоплаченных приходных орде­ров, что повысит достоверность записей и исключит злоупотребле­ния.

3. Осуществление безналичных расчетов во всех возможных случаях.

4. Необходимы периодические проверки по сверке расчетов с предприятиями, внес­шими или получившими значительные суммы наличных денег.

5. Проверка регистрации доверенностей на получение денег от других предприятий и фактического использования доверенностей является также средством обнаружения злоупотреблений.

Например, руководитель предприятия "Бонус", выполнявшего мелкие работы для других организаций, оформляет на свое имя до­веренность на получение денег в оплату этих работ и значительную часть их присваивает. На похищенную сумму несколько заказов не было отражено в учете и поэтому задолженности у предприятия не было. Присвоение было обнаружено сверкой расчетов с несколькими заказчиками.

Или другой пример, организация "Вита" продала другой организации материальные ценности. Был выписан счет, который вручили покупателю через работника отдела снабжения. По этому счету че­рез несколько дней в кассу поступили наличные деньги. Бухгалтер организации, который выписал счет, принял эту операцию к учету, поскольку расчеты оказались погашенными. Через несколько месяцев в этих организациях возникла надобность проверки расхождения по другой сумме, вследствие чего была произведена сверка расчетов. При сверке была установлена тождественность сальдо расчетов, но выявилось расхождение в суммах оборотов. Оказалось, что счет на материалы был подчищен и этот экземпляр счета представлен поку­пателю на большую сумму, другой экземпляр счета в меньшей сумме остался в организации, которая получила деньги, В результате часть наличных денег, выплаченных покупателям, осела в кармане работника снабжения, который осуществлял эту операцию. Подложной оказалась и доверенность на получение денег. Поэтому наряду с проверкой расчетов необходимо одновременно проверять регистрацию доверенностей на получение от других организаций денег и их ис­пользование.

3) излишнее списание денег с кассы;

Излишнее списание денег по кассе с целью их присвоения осу­ществляется обычно при помощи подлогов.

а) Повторное списание сумм по кассе по одним и тем же докумен­там является наиболее распространенной формой этой группы злоу­потреблений.

При этом отработанный расходный документ (ведомость или ордер) изымается из архива и вторично предъявляется кассиром в составе кассового отчета. В результате такой операции в кассе образуется излишек, который и присваивается кассиром иногда при участии счетного работника. Повторное использование расходных документов может сопровождаться подчисткой номеров, дат, сумм и т.д.

В связи с этим, прежде всего, при проверке кассовых отчетов последние должны быть сверены со всеми приложениями (расходными документами). Если же приложения будут представлены не пол­ностью, то это может означать изъятие или утерю оправдательных документов, что должно повлечь за собой проверку использования этих документов, не находятся ли они при других отчетах. Важно, чтобы проверяющий самостоятельно мог определять по внешним приз­накам подложность документа.

Вывод:Практика ревизионных проверок пока­зывает, что совершение злоупотреблений посредством подлогов ста­новится возможным в результате недоброкачественного составления первичных кассовых документов. Это выражается в преднамеренном не отражении даты составления документа, его номера, других рек­визитов, что позволяет в последующем использовать это для целей незаконного списания (присвоения) денег. Повторное использование таких документов облегчается заполнением свободных реквизитов к моменту совершения злоупотребления.

Эффективным средством выявления подлогов является формальный осмотр документов, при котором легко обнаружить давность их сос­тавления по записям, цвету, следам от подшивки и т.д.

Чтобы ревизуемые лица были лишены возможности в ходе реви­зии повторно предъявить документ путем изъятия его из другого отчета, ревизору следует отмечать подписью или штампом проверен­ные документы.

Известны два вида подлогов в Кассовой книге:

1) без документная запись в графе "Расход" (регистрация в кассо­вой книге фиктивных кассовых документов);

2) заведомо неправильные подсчеты итогов в кассовой книге пред­полагают всегда дополнение без документными (подложными) запися­ми в синтетическом учете.

Рассмотрим пример неправильного подсчета итога кассового отчета и маскировки подлога в синтетическом учете по счету "Кас­са". Кассир Ахметова Р.М. по предварительной договоренности с бухгалтером Даутовой А.М. в кассовом отчете умышленно занизила остаток денежных средств на 10 000 рублей (табл. 2).