Запити. Проектування та використання запитів на вибірку

Запити - це спеціальні структури, призначені для опрацювання даних бази відповідно до її призначення. Одними з найбільш поширених є запити на вибірку даних. Результатом опрацювання такого запиту є підмножина вихідної бази даних, відібрана за деякими критеріями, що сформульовані при конструюванні запиту. Запити інших видів дають змогу поновити, вилучити або додати дані в таблицю чи на підставі вже існуючих таблиць створити нові та виконати інші дії. Крім того, є перехресні запити, які дозволяють показати дані у форматі, що нагадує електронну таблицю. За допомогою перехресного запиту можна згрупувати значний обсяг інформації і показати його в зручному для сприйняття вигляді.

Запит може формуватися за допомогою запитів за зразком (QBE - Query By Example) або за допомогою структурованої мови запитів (SQL - Structured Queries Language).

Основними способами створення запитів за зразком є створення в режимі конструктора (вручну) і створення за допомогою майстра.

Якщо запит відкривається в режимі конструктора запиту, то панель інструментів налаштовується для роботи з запитами, а на час розробки запиту в головному меню MS Access стає доступним спеціальне підменю Запрос.

Для створення запиту на вибірку у вікні бази даних необхідно перейти на вкладку Запросы і відпрацювати команду Создать. З’явиться діалогове вікно Новый запрос, в якому слід вибрати пункт Конструктор і натиснути кнопку ОК. Як наслідок відкриється вікно конструктора запиту з діалоговим вікном Добавление таблицы. На вкладках цього вікна (Таблицы, Запросы або Таблицы и запросы) потрібно послідовно вибирати поля, потрібні для запиту, і натискувати кнопку Добавить. Після вибору всіх полів слід закрити діалогове вікно Добавление таблицы для переходу до вікна конструктора запиту (див. рис. 9.4).

Рисунок 9.4 - Вікно конструктора запитів

Вікно конструктора запиту поділено на дві частини. У верхній частині міститься вікно таблиць і запитів, які використовуються у створюваному запиті, а нижня частина містить бланк запиту QBE, в якому задаються поля, ім’я таблиці (чи таблиць), порядок сортування, умови відбору.

Для додавання полів у запит переміщуємо їх мишкою з вікна таблиць у рядок Поле. Потім у рядку Условия отбора задаємо умови відбору у вигляді виразів. У полях Сортировка задаємо порядок сортування По возрастанию або По убыванию. В рядку Вывод на экран можна управляти виведенням на екран полів, тобто вказувати, чи виводити дане поле чи ні.

Після введення всіх параметрів необхідно закрити вікно конструктора запиту, підтвердити необхідність збереження та надати ім’я створеному запиту. На вкладці Запросы з’явиться значок нового запиту.

Серед умов, які можна вводити в запити, можна виділити:

· текстові умови;

· числові умови;

· умови для дат;

· умови з логічними операціями И та/або ИЛИ.

В текстових умовах допускається використання різних способів запису текстових виразів: Петро, «Петро», =Петро, =«Петро». Access автоматично візьме текстовий фрагмент у лапки і поставить перед ним знак рівності. Можна також використовувати оператор Like разом із символами «*» або «?», при цьому символ «*» використовується для заміни невизначеної кількості символів, а символ «?» — для заміни одного символу. Наприклад, якщо в якомусь полі умови вказати Like «Д*», то будуть відібрані всі записи, в яких значення відповідного поля починаються з літери Д; якщо вказати Like «??а*», то будуть вибрані всі записи, в яких у значенні відповідного поля третя літера буде а (наприклад, Іван, Іванов, Прага, Агафонов і т. д.).

В числових умовах допускається використання операторів відношень =, <, >, <=, >=, <>, а також службових слів between … and … Прикладами числових умов можуть бути =223,70; <=120, >=535, between 10 and 30 (від 10 до 30).

В умовах для дат дати можна вводити в різних форматах: 21/3/2008, #21/3/2008#, Март 21 2008, 21-Март-2008. Можна також вживати оператор between … and …

При використанні логічного оператора AND(И) не менше двох умов задаються у різних стовпчиках, а при використанні логічного оператора OR(ИЛИ) -не менше двох умов задаються для одного поля.

Якщо запит уже створено і він збережений на диску, його можна використовувати багаторазово, навіть якщо у відповідній таблиці будуть введені нові записи або видалені деякі зі старих записів, або внесені інші зміни. Щоб скористатися запитом достатньо у вікні бази даних перейти на вкладинку Запросы, виділити потрібний запит і клацнути мишею на кнопці Открыть. У результаті СУБД Access відобразить результати запиту в режимі таблиці.

При необхідності можна внести зміни в структуру запиту, наприклад, додати в запит або видалити з нього які-небудь поля, змінити умову добору і т.д. Для цього необхідно, насамперед, перейти в режим Конструктор, тобто викликати на екран діалогове вікно Запрос на выборку. Далі можна змінити критерії добору або засіб сортування; показати або не показати поля; додати, видалити або перенести поля. При цьому для додавання поля досить перетягнути його зі списку у верхній частині вікна в ту колонку таблиці специфікацій, у котру його необхідно вставити. Поле, що знаходилося там раніше, а також усі наступні поля перемістяться праворуч на одну колонку.

Для вилучення поля достатньо його виділити клацнувши мишкою у верхній частині поля і натиснути клавішу Delete.

Для переносу поля необхідно його виділити, а потім за допомогою мишки перенести в потрібне місце. Для зберігання відредагованого запиту достатньо закрити вікно проектування запиту і підтвердити необхідність збереження макета запиту.

Якщо запит припинив задовольняти користувача, його можна видалити. Для цього достатньо у вікні бази даних виділити потрібний запит, відпрацювати підпункт Удалить пункту горизонтального меню Правка і клацнути мишкою на кнопці Да у вікні запиту на підтвердження видалення. Зауважимо, що ніякі дані при цьому не знищуються; просто скасовується умова, що використовувалась для пошуку даних у базі даних.