Пошук даних, сортування і фільтри

До найбільш поширених операцій по опрацюванню даних за допомогою СУБД відносяться операції пошуку даних, сортування за зростанням або спаданням значень величин, а також використання фільтрів.

Для виконання пошуку даних необхідно виділити поле, у якому буде провадиться пошук і відпрацювати команду ПравкаÞ Найти... Можна також просто клацнути мишею на кнопці з зображенням бінокля на панелі інструментів. Після будь-якої із зазначених дій з'явиться діалогове вікно Поиск и замена (див. рис. 9.3).

Рисунок 9.3 - Діалогове вікно Поиск и замена

На вкладці Поиск цього вікна можна задати зразок шуканого значення поля; вказати, де саме шукати (у вказаному полі чи в усій таблиці); зазначити напрямок пошуку в таблиці (вверх, вниз, все) і достатні ознаки збігу (Поля целиком, С начала поля або С любой частью поля). Крім того, можна задати інші параметри пошуку (С учетом регистра, С учетом формата полей). Після установки необхідних параметрів досить натиснути кнопку Найти далее, і СУБД автоматично виділить перше значення, яке співпало з введеним зразком. Для подальшого пошуку такого ж значення достатньо знову клацнути мишею на кнопці Найти далее.

При необхідності автоматичної заміни деякого значення поля на інше значення необхідно виділити потрібне поле і відпрацювати команду Правка Þ Заменить. З'явиться діалогове вікно Поиск и замена, робота з яким проводиться аналогічно описаній вище, але на вкладці Замена.

Для виконання операцій сортування (впорядкування) даних за зростанням або спаданням значень існує також кілька можливостей:

· за допомогою горизонтального меню (ЗаписиÞ Сортировка);

· за допомогою контекстного меню стовпчиків або комірок (команди Сортировка по возрастанию і Сортировка по убыванию);

· за допомогою відповідних кнопок панелі інструментів Стандартная.

У результаті виконання зазначених дій у таблиці змінюється порядок розташування записів таким чином, що дані в попередньо виділеному полі розташовуються в порядку зменшення або збільшення числових значень, в алфавітному або хронологічному порядку (у залежності від типу поля).

Фільтри застосовуються для обмеження видимої на екрані таблиці з метою акцентування уваги на певних записах або ж із метою приховання деяких із них. Команди для роботи з фільтрами є в підменю пункту головного меню Записи, а також у контекстних меню комірок і заголовка таблиці. При цьому команди Фильтр по выделенному і Исключить выделен­ное забезпечують різні способи відбору записів ( у першому випадку видимими в таблиці залишаться тільки ті записи, у яких значення виділеного поля збігається зі значенням у виділеній клітинці; у другому ж випадку - вказані раніше записи стають невидимими ). Виконання команди Удалить фильтр призво­дить до відновлення таблиці в повному обсязі. Послідовне виконання команд Изменить фильтр і Применить фильтр дає можливість змінити умову відбору і виконати фільтрування даних на основі нової умови. При використанні головного меню можна задавати більш складні умови відбору за участю декількох полів і декількох можливих значень, а також із різноманітними відношеннями між ними (підпункти Фильтр Þ Расши­рен­ный фильтр пункту Записи).

Деякі з зазначених команд по роботі з фільтрами можна виконати швидше, якщо скористатися відповідними кнопками панелі інструментів Запрос в режимі таблиці (Фильтр по выделенному, Изменить фильтр и Применить фильтр).

В основі пошуку і фільтрації даних таблиці лежить порівняння значення вибраного поля з деяким зразком-критерієм, що задається користувачем. Тільки при їхньому повному співпаданні потрібний запис буде виявлений і відфільтрований. В той же час на практиці користувач часто знає тільки деякий фрагмент значення поля або має намір відфільтрувати велику групу однотипних записів. В таких випадках використовуються спеціальні символи, які надають додаткову інформацію:

? - допускає будь-який символ на вказаному місці;

# - припускає будь-яку цифру від 0 до 9;

* - допускає будь-яку групу символів;

[!список] – відповідає будь-якому символу, що не входить до списку;

[список] – відповідає будь-якому символу зі списку;

- (дефіс) – допускає будь-яке значення із діапазону, межі якого розділені цим символом.

Наприклад, зразок-шаблон Іванов? можна використати для пошуку як прізвища Іванов так і прізвища Іванова; зразок-шаблон [AC]* можна використовувати для відбору співробітників, прізвища яких розпочинаються з А та С, а [А-С]* - з А по С і т.д.