Багатотабличні бази даних

База даних, створена за допомогою MS Access, може містити кілька таблиць, причому дані в них можуть бути взаємозалежними.

Основний смисл використання кількох таблиць полягає в можливості виключення дублювання даних. Для ілюстрації цього факту припустимо, що створюється база даних про деякі товари, що включає крім найменування товару також певну інформацію про постачальників (найменування фірми, адреса, телефони, прізвище й ініціали відповідального менеджера і т.д.). Само собою зрозуміло, що той самий постачальник може поставляти різні товари. При збереженні зазначеної вище інформації в одній таблиці доводилося б ту саму інформацію про постачальників повторювати багато разів ( у кожному записі, де говориться про черговий товар того ж постачальника ). У силу цього великі обсяги пам'яті зайняті збереженням абсолютно однакової інформації; збільшуються витрати часу на супровід бази даних (так, наприклад, при необхідності зміни телефону менеджера редагувати треба було б кожний запис, де він згадується); підвищується можливість появи помилок при введенні або опрацюванні даних. Більш доцільно зберігати інформацію про найменування товарів і реквізити постачальників в окремих таблицях. При цьому в таблиці товарів реквізити постачальника вказуються у вигляді посилання на відповідний запис таблиці постачальників, і СУБД автоматично її використовує при необхідності. Спеціальна процедура установки зв'язку між таблицями дозволяє надалі при проектуванні форм, запитів або звітів використовувати дані з кількох таблиць.

При установці зв'язку між двома таблицями одна з них вважається головною, а інша зв'язаною. У головній таблиці вибирається деяке ключове поле, що зв'язується з полем зовнішнього ключа зв'язаної таблиці. Ці поля можуть мати різні імена, але обов'язково повинні мати однакові типи даних. Зв'язки можуть бути побудовані по одному з таких типів:

· один до одного - кожний запис однієї таблиці має тільки один зв'язаний запис іншої таблиці; ключові поля повинні бути унікальними, у них не припускаються повторювані записи;

· один до багатьох - кожному запису головної таблиці можуть відповідати кілька записів зв'язаної таблиці, проте кожному запису зв'язаної таблиці відповідає не більш одного запису головної таблиці; ключове поле головної таблиці повинно бути унікальним;

· багато до одного - кожному запису зв'язаної таблиці можуть відповідати кілька записів головної таблиці, проте кожному запису головної таблиці відповідає не більш одного запису зв'язаної таблиці; ключове поле зв'язаної таблиці повинно бути унікальним;

· багато до багатьох - будь-якому полю однієї таблиці може відповідати кілька полів іншої таблиці; унікальність ключових полів не потрібна.

Найчастіше застосовуються зв'язки типу багато до одного. Унікальність ключових полів задається при проектуванні або редагуванні структури таблиці.

Для перегляду, зміни і визначення нових зв'язків використовується діалогове вікно Схема данных, що з'являється в результаті відпрацьовування підпункту Схема данных пункту головного меню Сервис або після клацання мишкою на відповідній кнопці панелі інструментів.

Якщо між таблицями встановлені зв'язки, то в результаті виконання однієї з зазначених вище дій на екрані з'явиться схема цих зв'язків.

Для додавання інших таблиць у схему даних потрібно при відкритому вікні Схема данных активізувавши команду з меню Связи ÞДобавить таблицу або клацнувши на кнопці Связь панелі інструментів.

Для зміни (або визначення) зв’язку між полями двох таблиць у вікні Схема данных активізують потрібне поле однієї однієї таблиці, натискують на ліву кнопку мишки, й не відпускаючи її, "перетягують" його в іншу таблицю. При цьому відкривається вікно "Изменение связей" для визначення параметрів зв’язку.

Збереження цілісності даних дає змогу уникнути таких записів, які не мають зв’язку з основною таблицею.

Для вилучення зв’язку необхідно клацнути мишкою на лінії зв’язку (вона стане виділеною) і виконати команду ПравкаÞ Удалить.