Створення таблиць бази даних MS Access

Таблиці - це основні об'єкти бази даних. Вони містять конкретну (фактичну) інформацію, для зберігання якої і створюється база даних. В найпростіших випадках база даних може містити одну таблицю, проте в реальних базах даних таблиць може бути багато.

Дані в таблицях організовані в стовпчики (поля) і рядки (записи). Сукупність полів таблиці визначає структуру таблиці. При створенні таблиць в першу чергу проектується структура таблиці, тобто у відповідності з призначенням таблиці встановлюється перелік її полів та задаються їх властивості.

Для проектування структури таблиці у вікні бази даних (див. рис. 9.1) слід вибрати вид об’єктів Таблицы і потім клацнути мишею на кнопці Создать. На екрані з'явиться вікно зі списком можливих способів створення таблиці: Режим таблицы, Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц, Связь с таблицами. Зауважимо, що до перших трьох способів можна звернутися і безпосередньо, вибравши відповідний пункт в правій частині вікна бази даних (див. рис. 9.1).

Одним з найуніверсальніших режимів проектування нової таблиці є режим Конструктор. При виборі цього режиму з’являється нове вікно з трьома колонками у верхній частині: Имя поля, Тип данных, Описание (див. рис.9.2). У ці колонки послідовно вводяться зазначені характеристи­ки кожного з полів (стовпчиків) таблиці, що створюється.

Имя поля може мати до 64 символів, у тому числі літер кирилиці, проміжків та спеціальних символів (за винятком крапок, знаків оклику і прямо­кутних дужок). Ім’я поля повинно бути унікальним, по можливості коротким і мати інформативний характер.

Описание являє собою, як пра­ви­ло, коментар, що нагадує про при­зна­чення (зміст) даного поля. Введення його не обов'язкове, проте надалі при запов­нен­ні відповідного поля табли­ці в рядку стану завжди буде з'являтися введений опис, що буде нага­ду­вати про призначен­ня чи особливості формування поля.

Тип данных поля визначається значеннями, які передбачається вводити в це поле. Він вибирається зі списку допустимих типів,що розкривається після клацання мишкою по кнопці в правій частині поля Тип данных (див. рис. 9.2).

Таблиця 9.1 - Допустимі типи даних

Крім того, у списку допустимих типів знаходиться Мастер подстановок, що насправді не являється типом даних, однак використовується для автоматизації заповнення бази даними. За його допомогою можна подавати поля у вигляді списку або комбінованого списку визначених полів. Вибір цього типу завантажує Мастер подстановок, що створює поле підстановок.

Після вибору типу даних необхідно уточнити параметри поля. Список можливих параметрів, що залежить від обраного типу даних, відображається в нижній частині вікна таблиці (рис. 9.2).

Размер поля визначає максимальну довжину текстового поля (до 255 символів). Для числових полів обмежує допустимі значення шляхом вибору одного з таких варіантів:

Формат поля визначає формат відображення даних. Його можна вибрати з уже створених форматів або створити заново. Так, наприклад, для поля типу Дата/время можна встановити один з таких параметрів:

Полный формат даты ( наприклад, 12.03.98 14:00:00 ).

Длинный формат даты ( наприклад, 12 марта 1998 г. ).

Средний формат даты ( наприклад, 19 авг. 93 г. ).

Краткий формат даты ( наприклад, 19.08.93 ).

Длинный формат времени ( наприклад, 12:20:00 ).

Средний формат времени ( наприклад, 02:20 РМ ).

Краткий формат времени ( наприклад, 14:20 ).

Після введення інформації про всі поля створюваної таблиці необхідно клацнути мишею на кнопці закриття вікна проектування таблиці. З'явиться запит: чи зберігати структуру таблиці ? Потрібно клацнути мишею по кнопці Да. Далі з'явиться ще одне діалогове вікно, в якому слід зазначити назву створеної таблиці і натиснути кнопку ОК. Якщо ж натиснути ОК без введення імені, то таблиця буде збережена під ім'ям Таблица1 (або Таблица2, Таблица3..., якщо попередні імена вже існують).

Подвійне клацання мишкою на імені створеної таблиці в вікні бази даних призводить до відкриття таблиці для заповнення, редагування або перегляду.

Таблиця Access завжди містить один порожній запис. Якщо це тільки-що створена таблиця, то цей запис єдиний в таблиці. Якщо ж таблиця вже заповнена даними, то порожній запис знаходиться наприкінці таблиці. Саме в цей порожній запис вводяться дані. Після завершення введення запису Access створює новий порожній запис і т.д. Рядок, що заповнюється або редагується, завжди відзначений у службовому стовпчику (у лівій частині екрана) трикутним маркером або маркером у вигляді олівця (на початку заповнення).

Поле типу Счетчик заповнюється автоматично. Для введення даних в інші поля необхідно спочатку вибрати потрібне поле клацанням миші на ньому або за допомогою клавіш керування курсором. Обране поле стає активним, у ньому з'являється текстовий курсор і можна вводити або змінювати дані точно так само, як у Word або Excel. При активізації поля в статусному рядку з'являється його опис, введений при створенні структури таблиці.

При додаванні записів у вже заповнену таблицю можна використовувати команду Записи ÞBвод данных. У цьому випадку вже наявні записи не будуть відображатися на екрані. Для повернення до режиму відображення всіх записів достатньо відпрацювати команду Записи ÞУдалить фильтр.

Для вилучення запису з таблиці її необхідно спочатку маркірувати (клацнути мишкою на службовому стовпчику), а потім відпрацювати команду Правка ÞУдалить запись. Access виведе запит на підтвердження видалення і тільки після клацання миші на кнопці ДА запис буде вилучений остаточно.

Введені в таблицю дані автоматично зберігаються на диску без будь-яких спеціальних дій.

Робота з таблицями Access

СУБД Access дозволяє виконувати з таблицями цілий ряд різноманітних операцій. До них відносяться операції над таблицями в цілому (друк таблиць, копіювання або видалення в буфер обміну, створення нових копій, повне вилучення, перейменування, приховування і т.д.), а також операції над окремими елементами таблиць (зміна висоти рядків або ширини стовпчиків, вилучення і вставка рядків і стовпчиків, приховування і закріплення стовпчиків, зміна шрифтів і т.д.). Особливу групу складають операції пошуку даних у таблиці, сортування за зростанням або спаданням величини значень, установки і зняття фільтрів.

Для виконання різних операцій над даними в Access можна використовувати різноманітні засоби. Одним із найбільш зручних способів є використання контекстних меню, зміст яких залежить від того, який саме об'єкт таблиці виділений у момент виклику контекстного меню.

Контекстне меню таблицівикликається, якщо клацнути правою кнопкою на значку виділеної таблиці у вікні База данных.

Перші дві командиОткрыть таКонструктор мають те ж саме призначення, що й аналогічні кнопки у вікні БД. Команди Печать та Предварительныйпросмотр дозволяють переглянути виділену таблицю перед друком та вивести її на друк. Команда Вырезать - вилучає виділену таблицю і розміщує її в буфер обміну; команда Копировать розміщує таблицю в буфері обміну без вилучення з бази даних; команда Удалить вилучає таблицю з бази даних без розміщення в буфері обміну. Команда Переименовать- дозволяє дати інше ім’я таблиці, за допомогою команди Создатьярлык можна створити і помістити ярлик таблиці на робочий стіл Windows для швидкого доступу до її даних. Команди Сохранитькак і Экспорт дозволяють зберегти виділену таблицю в зовнішній базі даних або в поточній.

Команда Свойства застосовується частіше усього для заборони доступу до таблиці особам, що не мають на це право. При відпрацьовуванні цієї команди з'явиться діалогове вікно Свойства, у якому необхідно встановити атрибут Скрытый и натиснути ОК. Ім'я таблиці буде вилучене з вікна бази даних. Для відновлення імені слід відпрацювати пункт меню Сервис ÞПараметры і, у вікні, що відкрилося, установити прапорець Скрытые объекты, після чого натиснути ОК. Ім'я прихованої таблиці з’явиться у вікні бази даних і за допомогою команди Свойства можна буде відмінити атрибут Скрытый.

Для виконання операцій із рядками необхідно, насамперед, виділити потрібний рядок клацанням миші в службовому стовпчику (у лівій частині рядка). Для виділення декількох рядків необхідно клацати мишкою на відповідних рядках при натиснутій клавіші [Shift]. Після цього достатньо клацнути правою кнопкою миші для появи контекстного меню рядків. Команди цього меню дозволяють вставляти новий запис, вилучати записи, . задавати висоту рядків таблиці (причому, не тільки виділених, але і всіх інших), вилучати або копіювати рядки в буфер обміну, а також вставляти вміст буфера у виділену область таблиці.

Для виклику контекстного меню стовпчиків необхідно спочатку виділити потрібний стовпчик або групу стовпчиків, клацнувши мишкою на імені стовпчика (при виділенні кількох стовпчиків ця операція виконується при натиснутій клавіші [Shift]). Далі слід клацнути правою кнопкою миші на імені виділеного стовпчика. Контекстне меню стовпчиків містить команди, що дозволяють виконати операцію сортування даних, а також операції над виділеними стовпчиками. Зокрема, можна змінити ширину виділеного стовпчика, перейменувати поле таблиці, видалити стовпчик таблиці або вставити порожнє поле (зліва від виділеного). Після виконання команди Скрыть столбцы стовпчики, що виділені раніше зникають з екрана (стають невидимими). Команда Закрепить столбцы дозволяє встановити режим, при якому деякі стовпчики завжди залишаються в лівій частині екрана, не зникаючи з поля зору навіть при прокручуванні таблиці. Слід зазначити, що скасувати дію двох останніх команд можна тільки за допомогою контекстного меню заголовка таблиці.

Контекстне меню окремої комірки таблиці викликається клацанням правої кнопки миші на деякій комірці і містить набір команд, що дозволяють встановити або вилучити фільтр, переглянути всі записи, окрім виділеного, виконати сортування даних, вставити об'єкт (якщо виділене відповідне поле), замінити його або перетворити. Крім того, у меню є вже знайомі команди Вырезать, Копировать, и Вставить, застосовувані в даному випадку відносно вмісту виділеної комірки.

Контекстне меню заголовка таблиці викликається клацанням правої кнопки миші в полі заголовку відкритої таблиці. Цілий ряд команд цього меню пов'язаний з установкою і зняттям фільтрів: Изменить фильтр, Применить фильтр, Удалить фильтр. Крім того, є команди Шрифт..., Режим таблицы..., Отобразить столбцы... . Перша з цих команд викликає діалогове вікно, у якому можна вибрати вид шрифту і стиль намалювання символу, розмір і колір символів, деякі інші атрибути. Друга команда дозволяє встановити вигляд сітки (призначити або відмінити горизонтальні і/або вертикальні лінії сітки, вибрати колір ліній та колір фону), по третій команді можна відновити на екрані раніше заховані стовпці.

Іноді при редагуванні таблиць виникає задача зміни порядку розташування стовпців. Для виконання цієї операції достатньо виділити потрібний стовпець, установити покажчик миші на ім'я стовпця, натиснути кнопку миші і, не відпускаючи її, перемістити стовпець у потрібне місце пересуванням миші.