Реализация корректирующих действий

По мере осуществления проекта возникают ситуации, когда фактическое состояние дел не соответствует плановому состоянию. Это требует корректирующих действий.

Если проект начинает отставать от графика, возможны три альтернативных решения проблемы. Первый состоит в оценке объёма оставшейся работы и принятии решения о том, можно ли потерянное время наверстать на следующих шагах. Если это неосуществимо, рассматривается возможность дополнительного вознаграждения для завершения проекта вовремя. Дополнительное вознаграждение может быть оправдано, если будет выполнено сравнение этих расходов с потенциальными потерями из-за превышения сроков проекта. Наконец, следует рассмотреть возможность привлечения дополнительных ресурсов. Это также приведет к дополнительным затратам, однако может компенсировать будущие потери от срыва сроков.

Если затраты по проекту начинают превышать бюджет, рассматриваются оставшаяся работа и возможность компенсации перерасхода за счет будущих работ. Если это невозможно, рассматривается возможность сокращения масштабов проекта или получения дополнительного финансирования от заказчика.

Обязательным условием успешного выполнения проекта является регулярное проведение различного рода совещаний. Совещания могут быть еженедельными у руководителя проекта, ежемесячными у спонсора проекта, поэтапными у заказчика проекта и т.д. Как правило, совещания проводят с целью информирования руководства о ходе выполнения проекта, осуществления коммуникаций между членами команды, разработки корректирующих воздействий.

Несколько правил проведения совещаний:

· заранее определяется время начала и план совещания;

· следует совещание начинать вовремя;

· к проведению совещания необходимо тщательно готовиться;

· следует избегать проведения «информационных» совещаний;

· следует использовать совещания для принятия групповых решений и осуществления вклада в решение важных проблем;

· необходимо соблюдать регламент проведения совещания;

· председательствующий должен делать обобщения и выводы;

· после проведения совещания необходимо оформить протокол и разослать его участникам;

· на очередном совещании необходимо сделать контрольную оценку выполнения решений предыдущего совещания.

Часто возникает необходимость изменения ранее принятых решений и утвержденных документов. Процедура проведения изменений является весьма важной и, как правило, регламентируется стандартами предприятий. Создаются шаблоны таких организационных документов, как «Заявка на изменения», «Оценка изменений», «Приказ об изменении», «Извещение об изменении».

После принятия изменения к реализации «Извещение об изменении» рассылается всем участникам выполнения проекта.