Мониторинг и контроль хода осуществления проекта

Цель системы мониторинга – собрать и подготовить в отчетной форме необходимую информацию.

Цель системы контроля – действовать, используя эти данные. Контроль – это действия, направленные на уменьшение разницы между планом и фактом. Контроль сфокусирован на трех элементах проекта: выполнение работ, уровень затрат и время. Выделяют ряд факторов, которые приводят к необходимости контроля:

Выполнение работ:

· непредвиденные технические проблемы;

· недостаточность ресурсов;

· проблема качества и надежности;

· требование заказчиком изменения спецификаций;

· межфункциональные сложности.

Затраты:

· увеличение ресурсов, требующихся для решения проблем;

· расширяющийся масштаб работ;

· заниженность первоначальных оценок;

· плохая или поздняя отчетность;

· плохое составление бюджетов;

· корректировки, произведенные не вовремя;

· возросшие цены на ресурсы.

Время:

· отведение большего времени, чем планировалось, на технические проблемы;

· излишне оптимистичные первоначальные оценки времени;

· неправильное определение последовательности действий;

· недоступность необходимых ресурсов;

· задержки при выполнении предшествующих задач;

· изменение спецификаций заказчика.

Контроль является центральным видом деятельности в ходе реализации проекта. Наиболее важными инструментами в этом процессе являются: план, который был разработан для определения трех параметров проекта, – спецификаций, графика и бюджета; стандарты, по которым оценивается текущая деятельность на предмет соответствия предъявляемым требованиям.

Итак, в группу процессов мониторинга и контроля проекта включим:

· Мониторинг работ проекта.

· Контроль качества, затрат, сроков

· Составление отчетности по исполнению.

· Мониторинг и управление рисками.

Весьма полезными при осуществлении контроля проекта являются следующие четыре инструмента:

· определение элементов проекта, подлежащих контролю;

· определение ключевых точек;

· контроль бюджета;

· оценка промежуточных результатов.

Основным носителем информации о ходе реализации проекта является отчет. Выделяют три типа отчетов:

1. Текущий (регулярный).

2. Исключительный (ориентированный на принятие решений).

3. Специальный (аналитический, исследовательский).

Существуют три общих проблемы при разработке отчетности по проекту:

1. Отчет излишне детализирован, трудно найти нужную информацию.

2. Данные отчетов, подготовленные разными специалистами, имеют различные системы измерений. Бухгалтерская, инженерная, маркетинговая, финансовая, производственная информационные системы должны быть адаптированы друг к другу.

3. Плохая связь между системой планирования и системой мониторинга.

Минимальная информация, которая должна содержаться в текущем отчете:

1. Описание проекта для понимания читателем. Цели проекта.

2. Текущее состояние проекта.

3. Сопоставление реальных затрат с планируемыми.

4. Выполнение проекта по ключевым моментам. Процент выполнения.

5. Сопоставление завершенных работ с использованными ресурсами.

6. Выполнение требований по обеспечению качества проекта.

7. Будущее состояние проекта.

8. Критические вопросы управления.

9. Анализ рисков.

10. Ограничения и предположения. Выводы.