Функції та організаційна структура управління матеріально-технічним потенціалом підприємства

У своїй діяльності підприємства використовують різноманітні матеріали, сировину, паливо, комплектуючі вироби, які в процесі виробництва перетворюються на продукцію і тому повинні постійно поповнюватися.

У зв'язку з цим в системі управління матеріально-технічним потенціалом підприємства особливе місце займає процес закупок, оскільки ефективність роботи будь-якого підприємства значною мірою визначається повнотою, комплексністю, своєчасністю забезпечення його матеріальними ресурсами в необхідній кількості і відповідного асортименту. 3 цією метою на підприємствах створюють служби з питань матеріально-технічного забезпечення (МТЗ).

Служба МТЗ — це сукупність управлінських і виробничих підрозділів, які організовують і здійснюють забезпечення виробництва матеріальними ресурсами, обладнанням та комплектуючими. Основними завданнями служби МТЗ є забезпечення безперервного, комплексного постачання виробництва матеріалами та сировиною, їх пошук, купівля, організація доставки та збереження. Служба МТЗ визначає, які види матеріальних ресурсів і в якій кількості потрібні для забезпечення виробничо-господарської діяльності підприємства і виконання виробничої програми.

Служби матеріально-технічного забезпечення виконують такі функції:

1. Планування потреби підприємства в матеріально-технічних ресурсах з метою забезпечення його безперервної роботи.

2. Складання замовлень і специфікацій на ресурси (що виділяються за державним замовленням) і передавання їх у планові відділи державних органів.

3. Здійснення всієї оперативної діяльності з питань виконання планів забезпечення (укладання договорів, одержання ресурсів у відповідності з виділеними фондами і за договорами із постачальниками).

4. Організація розміщення, підготовки до видачі і видача матеріально-технічних ресурсів цехам і службам підприємства.

5. Встановлення разом з планово-економічним, технічним та плановим відділами підприємств обґрунтованих диференційованих норм запасів матеріально-технічних ресурсів і доведення їх до відома працівників складів; регулювання розміру запасів та контроль за їх станом.

6. Участь у розробці заходів з економії матеріально-технічних ресурсів, заміна дефіцитних матеріалів менш дефіцитними.

7. Організація контролю за витратами матеріальних ресурсів у цехах і службах згідно з призначенням.

8. Здійснення оперативного обліку надходження матеріально-технічних ресурсів на підприємстві, їх видача цехам і службам, виявлення стану виробничих запасів.

Створення служби МТЗ дозволяє вирішувати питання, пов'язані із забезпеченням підприємства ресурсами шляхом планування та координації дії функціональних служб, які беруть участь у доставці, зберіганні та розподілі ресурсів на підприємстві (транспортна служба, служба складського господарства, служба обліку). В обов'язки МТЗ підприємства входять:

• вивчення пропозицій та кон'юнктури ринку засобів виробництва;

• укладання, контроль і регулювання виконання договорів;

• вибір ефективних типів господарських зв'язків і постачальників продукції (способи товароруху, міра участі посередників, оцінка потенційних можливостей та реальної діяльності постачальників);

• вибір способу транспортування (види транспорту, використання власного чи найманого транспорту);

• організація складського господарства (стан складів, організація складських робіт, збереження продукції, організація вхідного і вихідного контролю її якості);

• організація рекламно-інформаційної діяльності. Для управління забезпеченням матеріальними ресурсами важливе значення має вибір раціональних зв'язків з постачальниками. При їх виборі необхідно враховувати сукупність різних факторів, аналізуючи кожного окремо і у взаємозв'язку з іншими. Основні фактори, які необхідно враховувати:

• обсяг споживання конкретного виду продукції;

• кількість та рівень використання ресурсів на інших підприємствах регіону;

• кількість і розміщення постачальників певного виду продукції;

• залежність якості ресурсів від місця їх виготовлення;

• надійність роботи підприємств, здатність швидко реагувати на зміни в попиті та у вимогах до режиму поставок (їх періодичність);

• період, протягом якого зберігаються споживчі якості даної продукції;

• періодичність функціонування шляхів сполучення в місцях розміщення підприємств-споживачів і постачальників;

• наявність і розміщення складів посередницьких організацій.

У кожному конкретному випадку визначна роль належить двом-трьом факторам, але потрібно враховувати всі.

Управління матеріально-технічним забезпеченням спрямоване на економізацію потреб і вирішення якнайменше трьох таких проблем:

1) орієнтація на більш дешеві види ресурсів;

2) уніфікація асортименту ресурсів, що використовуються;

3) мінімізація загального обсягу закупок.

Для підприємств основним напрямом організаційних перетворень повинна стати концентрація зусиль на зниженні витрат на етапах постачання та виробництва. Таке організаційне рішення є наслідком нерозвиненості власної мережі розподілу на більшості машинобудівних підприємств, розмір витрат яких по збуту відносно малий. Однак це не свідчить про те, що дана організаційна перебудова не торкається сфер збуту. В межах відділу управління матеріалами (так називається підрозділ першого модифікування) (рис. 6.3.) поєднуються функції, пов'язані з рухом матеріалів в «економічному просторі» між постачальниками підприємства та кінцевою операцією виробничого процесу — постачанням готової продукції та розміщенням її на складах збуту.

Рис. 6.3. Організаційна структура управління МТП

Для підприємств, що виробляють широкий асортимент продукції, обслуговують велику кількість територіально роз'єднаних споживачів і тому мають свою розвинену мережу розподілу, пріоритетом структурних змін стає зосередження на зниженні витрат, що виникають у каналах розподілу, а саме: зосередженні надлишків товарних запасів, використанні прогресивних видів тари та пакувальних матеріалів, раціональному розміщенні фірмових магазинів, станцій технічного обслуговування, гарантійних майстерень, регіональних складських комплексів, виборі найкращих маршрутів руху і транспортування. Це сприяє не тільки економізації поставок, а й забезпеченню високого стандарту обслуговування.

У межах відділу розподілу (другий підрозділ модифікування) (рис. 6.4) поєднуються функції переміщення в «економічному просторі» між кінцевою операцією виробничого процесу, тобто відвантаженням готової продукції з розміщених на території підприємства складів збуту, і сферою її споживання. Отже, відділ Управління матеріалами — це організаційний механізм зниження витрат, що виникають переважно на етапах постачання та виробництва, а відділ управління розподілом — аналогічний механізм зниження витрат, проте вже у сапері збутових відносин. Обидва варіанти побудови інтегрованого підрозділу передбачають розчленування матеріального потоку і є окремими фрагментами більш загального організаційного рішення. Останнє доцільне для використання підприємством, яке незалежно від профілю стикається з безліччю взаємопов'язаних і водночас різних проблем, для вирішення яких необхідна координація дій усіх підрозділів, через які проходить матеріальний потік.

Рис. 6.4. Організаційна структура управління розподілом

У межах відділів управління матеріальним потоком (третій підрозділ модифікування) (рис. 6.5) поєднуються функції, пов'язані з рухом матеріалів, що перебувають в економічному просторі між постачальниками виробничого підприємства і сферою споживання продукції.

Рис. 6.5. Організаційна структура управління матеріальним потоком

Розглянуті вище організаційні форми успішно зарекомендували себе в промислових корпораціях США, Японії та Західної Європи. Перехід до ринкової економіки та об'єктивні потреби промислового виробництва створюють можливість для організації аналогічних інтегрованих підрозділів в Україні. Тобто існує об'єктивна необхідність у дослідженні різних логістичних систем, що функціонують у розвинутих країнах Заходу.