Організація та структура

Організація управління має двоякий характер. З одного боку, вона передбачає побудову структури як сукупності ланок та ієрархічних зв’язків між ними. З іншого боку, організація управління включає і поточну роботу, пов’язану з розподілом завдань, контролем за їх виконанням, усуненням організаційних неузгодженостей тощо. Це вже процес управління, який характеризує динаміку функціонування системи управління. В організації управління ці дві сторони – структурна та процесуальна – повинні бути узгоджені. Процес управління значною мірою залежить від структури прийняття та реалізації рішень. Наприклад, якщо в ній збільшується кількість рівнів (ланок), то змінюється і процес управління: збільшується, як правило, число операцій та робіт, він стає більш тривалим, ускладнюється взаємодія ланок. І навпаки, скорочення кількості рівнів у структурі підвищує оперативність, зменшує потоки інформації.

Процес і структура управління взаємопов’язані тому, що вони відображають дві сторони одного і того ж явища – впливу керуючої системи на керовану. Структура відображає необхідний склад ланок, які здійснюють вплив і в яких він зароджується, а також зв’язки, через які він реалізується. Процес управління характеризує склад і послідовність операцій при формуванні й здійсненні впливу, порядок діяльності ланок. Структура й процес виражають, таким чином, статику й динаміку організації управління, її стабільні параметри й порядок функціонування системи управління.

Загальний вияв зв’язку полягає в тому, що структура – це конструкційна основа управління. При правильному формуванні вона дозволяє найбільш раціонально здійснювати процес управління. Недоліки структури зменшують можливості й ефективність процесу управління. В той же час, нераціональна побудова процесу управління може привести до неповної реалізації можливостей найраціональнішої структури [4, c.142].

В сучасних умовах вимоги практики зумовили розвиток нової філософії управління, в якій ефективно реалізуються ідеї системного та ситуаційного підходів у менеджменті [4, c. 146].

Чим складнішою є ситуація, тим більше ускладнюється управління. Еволюція систем управління пройшла ряд етапів:

1. Управління на основі контролю за виконанням (постфактум).

2. Управління на основі екстраполяції (темп змін прискорюється, але майбутню ситуацію ще можна передбачити шляхом екстраполяції).

3. Управління на основі передбачення змін (темп змін швидкий, виникають несподівані явища, однак ще можливо передбачити майбутні тенденції та визначити реакцію на них).

4. Управління на основі гнучких термінових рішень (нові ситуації та завдання виникають так стрімко, що їх неможливо вчасно передбачити) [1, c. 49].

В Америці на межі 80-х років почалася так звана “тиха управлінська революція” [3, 4]. Виявивши неспроможність своїх менеджерів справитися з наростаючими труднощами у зовнішньому середовищі, американські корпорації зіткнулися з кризою керованості своїх господарських систем. Пошуки виходу з неї здійснювалися не лише на шляхах перебудови та підвищення кваліфікації управлінських кадрів, але й головним чином за рахунок переходу до нової управлінської парадигми, під якою розуміють нову систему поглядів у менеджменті. Суть нової парадигми полягає у певному відході від традиційного переконання, що успіх можна досягти перш за все раціональною організацією роботи, підвищенням продуктивності праці та ефективності використання всіх видів ресурсів. При такому традиційному підході організація розглядається як ізольована система, її цілі й завдання вважаються заданими і залишаються досить стабільними протягом тривалого часу.

Нова парадигма заснована на системному та ситуаційному підході до управління. Організація розглядається при цьому як відкрита система, головні передумови успіху діяльності фірми (організації) шукаються не всередині, а поза нею, тобто успіх пов’язується з тим, наскільки вдало організація пристосовується до свого зовнішнього оточення – економічного, науково-технічного, соціально-політичного тощо. Чи зуміє організація вчасно розпізнати зміни зовнішнього середовища, чи буде стійкою до них, чи не втратить можливостей, що виникають у зовнішньому середовищі, чи зможе отримати максимум вигоди з цих можливостей – ось головні критерії ефективності всієї системи управління [4, c. 147].

Якщо середовище та технологія прості, стабільні, достатньо визначені, люди за своїми функціями є виконавцями, то для організації цілком підходить традиційний тип управління. Однак у міру ускладнення середовища організації, технології, на якій базується її діяльність, зростання різноманітності та розвитку змісту її цілей вона все більше змушена в першу чергу піклуватися про гнучкість та адаптивність своїх внутрішніх систем. Відповідно до цього змінюється тип структури управління (у бік децентралізації). Організаційні механізми пристосовуються до виявлення нових проблем та вироблення нових рішень більше, ніж до контролю вже прийнятих. Маневр у розподілі ресурсів цінується вище, ніж пунктуальність у їх використанні, а керівники творці виявляються потрібнішими від технократів.

Формування нових підходів до управління реалізується в стратегічному менеджменті, який є найсучаснішою модифікацією процесу управління. При цьому використання конкретних форм стратегічного управління не є результатом лише еволюції теорії й методики управління, їх виникнення викликане об’єктивними причинами, що випливають із зміни характеру середовища діяльності організацій.

Стратегічний менеджмент – це процес, за допомогою якого менеджери встановлюють довгострокове спрямування організацій, визначають специфічні цілі, розробляють стратегії для досягнення цих цілей з врахуванням зовнішніх та внутрішніх обставин. Способи вироблення та реалізації стратегії розвитку є процесом творчого формулювання й реалізації завдань та задумів, які сформульовані у програмному документі діяльності організації. Структура управління організаціями, системи та механізми взаємодії її окремих ланок побудовані так, щоб забезпечити вироблення довгострокової стратегії, а також щоб створити інструментарій для перетворення цих стратегій у поточні плани.

До системи стратегічного менеджменту входить п’ять складових частин:

1. Визначення стратегічної місії як основи для встановлення того, чим займається організація і чого прагне досягти.

2. Встановлення стратегічних цілей і завдань.

3. Формулювання стратегії як комплексу заходів для досягнення стратегічних завдань.

4. Впровадження й виконання обраного стратегічного плану.

5. Оцінка виконання стратегії та вироблення дій по корекції (більш детально див. тему 3).

Усі сучасні дослідники процесу управління виробництвом вважають класичний підхід, запропонований А.Файолем, основою класифікації функцій менеджменту. На сьогодні найбільш розповсюдженою є точка зору, згідно з якою процес менеджменту складається з чотирьох взаємопов’язаних функцій: планування, організації, мотивації та контролю.

Планування. Функція планування передбачає вироблення рішення про те, якими повинні бути цілі, завдання організації і що повинні зробити члени організації, щоб досягти їх. Отже, функція планування – це управлінська діяльність, яка ставить цілі та засоби їх досягнення [4, c.149]. За своєю суттю, функція планування відповідає на три основних питання:

1. Де організація знаходиться в даний час? Керівники повинні оцінити сильні та слабкі сторони організації у таких важливих галузях, як фінанси та персонал. Усе це здійснюється з метою визначення, чого може реально досягти організація.

2. В якому напрямі організація прагне розвиватися? Оцінюючи загрози та можливості, що виникають у ринковому середовищі, керівництво визначає, якими повинні бути цілі та завдання організації та що може завадити організації досягти їх.

3. Які шляхи досягнення цілей? Керівники повинні вирішити, що необхідно здійснити для досягнення поставлених цілей та завдань. Відповіддю на це запитання є стратегічні і тактичні плани організації.

Важливість функції планування зумовлюється перевагами, які отримує організація від здійснення цього виду управлінської діяльності:

• координуються зусилля персоналу шляхом визначення спільної мети для організації у цілому та її підрозділів;

• здійснюється планомірна підготовка організації до змін;

• керівництво долає умови невизначеності шляхом здійснення комплексу заходів прогнозування змін зовнішнього середовища;

• змінюється система мислення керівників (менеджери діють активно, стимулюючи розвиток вигідних для організації подій, заперечуючи пасивність та вичікувальну позицію).

Однак планування не слід розглядати як гарант успіху, оскільки не всі події та зміни зовнішнього середовища можна передбачити. Крім того, інформаційна база може бути недостатньою, що призводить до прийняття неефективних рішень.

Організація. Організувати – значить створити певну структуру. Організація як функція менеджменту – це процес створення структури організації, яка дає можливість людям ефективно працювати для досягнення спільної мети.

Необхідною умовою створення структури є виконання робіт у межах функції планування, адже чітке визначення місії організації, цілей та завдань, вироблення стратегії діяльності формують базу для побудови структури. Отже, функція організації у менеджменті повинна забезпечувати перехід від стратегії до структури.

Функцію організації в менеджменті розглядають як процес створення об’єкта управління (виробничої структури) та суб’єкта управління з регламентацією їх, функцій, підфункцій, робіт і операцій, прав та обов’язків, а також підбір та розташування кадрів, формування штатів працівників.

Мотивація. Поведінка людей завжди мотивована. Мотив – це внутрішнє спонукання, який змушує людину щось робити або поступати певним чином. Завданням функції мотивації є створення такої мотиваційної системи, при якій персонал продуктивно виконує роботу відповідно до делегованих йому обов’язків згідно з планом організації.

Створення ефективних мотиваційних систем – актуальне питання для вітчизняних організацій (підприємств). Нові економічні умови, при яких частина людей працює сама на себе, частина на власника, частина на державу, а певна частина взагалі не має місця роботи, потребують докорінної зміни традиційних підходів до мотивування працівників.

Контроль. Контроль – це процес забезпечення досягнення організацією своєї мети. Контролюється не лише результат, а й процес, причому останній слід здійснювати особливо уважно. Без контролю в організації починається хаос і об’єднати діяльність людей стає неможливо.

Функція контролю в організації передбачає:

1. Подолання невизначеності.

2. Попередження кризових явищ.

3. Підтримування успіху.

Подана класифікація функцій менеджменту є найпопулярнішою, однак існують й інші підходи до формулювання управлінських функцій. Так, вчені Державної Академії управління (м. Москва) виділяють п’ять загальних функцій менеджменту: планування, організацію, координацію, мотивацію та контроль [4, c.73].