Функції менеджменту

Хоча всі управлінці мають визначене місце і виконують певні функції, це не свідчить про те, що всі вони займаються виконанням однакової роботи. Управлінська праця теж розподіляється. Одна з форм такого розподілу має горизонтальний характер: розміщення конкретних керівників по окремих підрозділах (фінансовий відділ, інформаційний відділ тощо).

Горизонтально розподілена управлінська робота повинна бути скоординована, щоб організація мала можливість досягти успіху у своїй діяльності. Таким чином виникає вертикальний розподіл праці підлеглих, що й створює в результаті рівні управління.

Кожна організація має свою певну кількість рівнів управління – наприклад, римська католицька церква, що нараховує мільйони членів, має лише чотири рівні між Римським Папою й священиком, а у військовому полку, кількістю 1000 осіб, між генералом та рядовим більше десятиступенів градації.

Та попри залежність від того, скільки існує ступенів управління, в менеджменті керівників розподіляють на три категорії з точки зору виконання функцій: технічний, адміністративний та рівень соціальних структур (інституційний)

Особи, що діють на технічному рівні (англ. lower management – нижчі ланки управління: керівники підвідділів, бригад, майстри та інші аналогічні їм управлінські кадри), займаються поточними операціями та діями, необхідними для забезпечення ефективної роботи без зривів у виробництві продукції чи наданні послуг.

Керівники на адміністративному рівні (англ. middle management – середня ланка управління: керівники управлінь і самостійних відділів) займаються управлінням і координацією всередині організації, вони узгоджують різноманітні форми діяльності й зусилля різних підрозділів організації.

Керівники на інституційному рівні (англ. top management – вища керівна ланка) займаються в основному виробленням довгострокових (перспективних) планів, формулюванням завдань, адаптацією організації до різних змін, управлінням відносинами між організацією і зовнішнім середовищем, а також суспільством, у якому існує й функціонує дана організація.

Керівники низової ланки – молодші начальники – це організаційний рівень, що знаходиться безпосередньо над іншими працівниками (не управлінцями), здійснюють контроль за виконанням виробничих завдань і забезпечують інформацією керівників інших ланок. Вони відповідальні за використання виділених їм ресурсів, персонал та обладнання.

Керівники середньої ланки координують і контролюють роботу молодших начальників. Вони визначають проблеми, починають обговорення, рекомендують дії, розробляють творчі пропозиції, готують інформацію для рішень, що приймаються керівниками вищої ланки, і передають ці рішення в технологічно зручній формі як конкретні завдання низовим лінійним керівникам.

Керівники вищої ланки – як правило, один або кілька людей – відповідальні за прийняття найважливіших рішень для організації у цілому. Успішність діяльності менеджера залежить від рівня управлінської майстерності якою вони володіють, та досвіду. Ця майстерність може бути згрупована у сім категорій:

1. Концептуальна майстерність – здатність менеджера розуміти узагальнену перспективу організації, уявляти повну картину.

2. Майстерність ухвалення рішень – уміння обирати найкращий з двох чи більше альтернативних варіантів.

3. Мистецтво аналітика – талант правильного розподілу робіт та завдань, вибору оптимальної техніки та засобів, діагностика проблем і передбачення розвитку ситуації.

4. Адміністративна майстерність – спроможність виконувати організаційні обов’язки, ефективно діяти в рамках обмеженого бюджету, координувати інформаційний потік.

5. Комунікаційне мистецтво – вміння логічно й доступно передавати свої ідеї та погляди іншим як усно, так і письмово.

6. Психологічна майстерність – здатність безконфліктно взаємодіяти з людьми, створювати сприятливий мікроклімат.

7. Технічна майстерність передбачає особливу компетенцію для виконання завдань [4, с. 17].

Рівні управління утворюють конструкцію управлінської структури організації, що зображується у вигляді ієрархічної піраміди управління, де кожна управлінська ланка займає своє чітко визначене місце і виконує прописані їй функції.

Правильно спроектований процес управління забезпечує успіх організації. А для того, щоб правильно спроектувати цей процес, необхідно знати його внутрішню структуру, взаємозв’язки між окремими етапами виконання.

Етапи (елементи) процесу управління – логічні взаємозв’язки управлінських категорій, що визначають наступні характеристики управлінської діяльності:

- для чого виконується процес управління;

- що є причиною виникнення процесу управління;

- на що направлений процес управління;

- який вид впливу виробляється в процесі управління [4, c.135].

Найчастіше виділяються наступні етапи (елементи) процесу управління:

- постановка мети впливу;

- оцінка ситуації;

- визначення проблеми;

- управлінське рішення.

Постановка мети впливу. Управління – це завжди цілеспрямована діяльність. Конкретний бажаний результат людської діяльності називається метою. Отже, кожний процес управління здійснюється для досягнення певної мети. Тому будь-який процес управління передбачає, перш за все, постановку мети, заради якої він буде виконуватися. Неправильно поставлена мета робить процес управління неефективним.

Оцінка ситуації. Ситуація – це стан керованої підсистеми або окремого об’єкта, який оцінюється відносно мети. Ситуація в процесі управління виникає під впливом зміни характеристик внутрішніх змінних організації або чинників зовнішнього середовища, в якому працює організація.

В менеджменті ситуація має важливу особливість: чисельні ситуації, що впливають на організацію, як правило, взаємопов’язані. Одна ситуація викликає за собою багато інших. Тому перший крок управління як реакція на вплив ситуації, викликає появу інших процесів управління, а ті, у свою чергу, викликають нові процеси, тим самим створюючи постійні управлінські цикли. Ситуації у процесі управління створюють проблеми, які повинні вирішуватися менеджерами.

Визначення проблеми. Перелік проблем визначається зіставленням бажаного (поданого в цілях) і реально існуючого (визначеного ситуацією) стану системи (організації). Проблема полягає у виявленні основних протиріч між умовами роботи організації, породженими ситуацією, і умовами, необхідними для досягнення організацією своєї мети. Встановлення характеру управлінської ситуації дозволяє виявити можливі напрями діяльності менеджера щодо усунення відхилень фактичного стану організації від бажаного. Вибираючи можливі напрями виходу із ситуації, що склалася, менеджер зобов’язаний пам’ятати про взаємозв’язок управлінських ситуацій. Тому при вирішенні проблеми необхідно використовувати системний підхід. Простого переліку змінних, що викликали конкретну ситуацію та найбільше впливають на успіх організації, недостатньо для вибору кращого рішення. Для цього необхідно виробити комплексну реакцію на усунення небажаних впливів.

Управлінське рішення. Конкретно вплив на ситуацію здійснюється через рішення. Рішення – це заключний, відповідальний етап у процесі управління. Саме цей етап приводить до дії людські, матеріальні та фінансові ресурси.

Кожний етап (елемент) процесу управління реалізується за допомогою взаємопов’язаних управлінських процедур. Виділяють наступні управлінські процедури:

- постановка мети,

- інформаційне забезпечення,

- аналітична діяльність,

- вибір варіантів дій,

- реалізація рішень.