Основные классы бухгалтерских информационных систем

На рынке компью­терных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ, предназначенных для различных пред­приятий, фирм, организаций. Разработка программных продуктов ведется многочисленными отечественными фирмами, наиболее из­вестные из них «1С», «Парус», «Интеллект-Сервис», «Инфософт», «Хакерс-Дизайн» и др.

Основой классификации функциональных пакетов бухгалтерского учета может служить их ориентация на малое, среднее или крупное предприятие. Многие фирмы выпускают программы в двух вариантах: локальном и сете­вом. Следует отметить, что сетевые варианты намного сложнее и дороже, требуют осуществления новой технологии «клиент — сер­вер», специального оборудования и операционных систем, а также наличия штата специалистов по обслуживанию вычисли­тельной сети. Как правило, сетевые версии помимо программ бух­галтерского учета ориентированы на компьютерную обработку управленческой информации всей фирмы или организации.

Предлагаемые программные решения различаются по принципам построения, функциональным возможностям, требованиям к пользователям. Несмотря на существенные отличия, среди информационных систем бухгалтерского учета выделяют следующие основные классы:

1. мини-бухгалтерии,

2. интегрированные системы бухгалтерского учета,

3. инструментальные системы (бухгалтерские конструкторы),

4. комплексы функциональных бухгалтерских АРМ,

5. комплексные системы бухгалтерского учета, требующие авторской установки (заказные системы),

6. модули для ведения отдельных участков учета,

7. локальные АРМ.

1. Мини-бухгалтерии ориентированы на малый бизнес и рассчитаны для одной ПЭВМ. Они предназначены для бухгалтерий с небольшим объемом учетной номенклатуры, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Автоматизированные решения данного типа позволяют вести синтетический и несложный аналитический учет, включающий ввод и корректировку бухгалтерских проводок, выполнение расчетов и вывод на печать оборотной ведомости, некоторых журналов-ордеров и первичных документов. Основной особенностью данного класса является формирование единого журнала хозяйственных операций, получение Главной книги, баланса, отчетных форм. Функции натурального учета в системах данного класса обычно не поддерживаются или выполняются в самом упрощенном виде. Программные решения ориентированы на бухгалтерские отделы небольших предприятий, состоящих из одного-двух человек.

2. Интегрированные системы бухгалтерского учета обеспечивают ведение всех основных учетных функций и разделов, реализованных обычно в рамках единого АРМ, который предназначен для небольших бухгалтерий. Автоматизированный учет строиться на основе записей, в той или иной степени интегрирующих учетную информацию различных разделов учета. Основные особенности: единый журнал операций, получение Главной книги, баланса, отчетных форм и реализация на основе единого программного модуля, отражающего разделы учета. Единственным модулем, который может быть вынесен отдельно и использоваться автономно, является раздел по расчетам с персоналом по оплате труда (учету труда и заработной платы).

В интегрированных системах разработчики пытаются достичь полноты реализации учетных функций не за счет разбиения учета на отдельные участки, а путем усложнения и специализации процедур обработки проводок, в которые, как правило, включается различная дополнительная информация, необходимая для отражения специфики количественно-суммового и инвентарного учета. Вводится как бы единая модель бухгалтерского учета, развивающая и дополняющая принцип двойной записи. Основу ее составляет проводка, дополненная разнообразной информацией, необходимой для организации развитого аналитического учета.

Программные продукты этой группы также ориентированы на функционирование в небольших хозяйственных субъектах, хотя нередко используются на средних и даже крупных предприятиях. По сравнению с мини-бухгалтериями они обладают большей глубиной аналитического учета и развитой реализацией функций натурально-стоимостного и инвентарного учета. Интегрированные системы поставляются разработчиками как в локальном, так и в сетевом варианте.

3. Инструментальные системы (бухгалтерские конструкторы) — имеют характерную особенность - их программные продукты способны гибко настраиваться на специфику самых разнообразных расчетов. При этом пользователь может самостоятельно конструировать систему обработки учетных данных, описывая необходимые расчетные алгоритмы, макеты ввода первичной информации и правила построения отчетов на специализированном формальном языке. Базовые возможности программных продуктов, как правило, невелики, поэтому инструментальные системы незначительно превосходят мини-бухгалтерии, а некоторые из них уступают им по набору функциональных возможностей.

Бухгалтерские конструкторы основываются на некой общей модели бухгалтерского учета, в которой специфика отдельных участков явно не выделена. Однако при умелом использовании специальных средств настройки АРМ можно "заставить" решать чрезвычайно большой перечень задач бухгалтерского учета. Но для этого пользователь должен иметь представление об основах алгоритмизации и уметь составлять формулы и небольшие программы для описания расчетов на встроенном в такие системы макроязыке программирования. От того насколько подробно и полно пользователь системы разберется во всех тонкостях и возможностях программного продукта, зависит успех использования на предприятии конкретной бухгалтерской информационной системы. Следует отметить также, что освоение программирования на макроязыке инструментальной системы значительно проще, чем на универсальном или специализированном.

4. Комплексы функциональных бухгалтерских АРМ состоят из отдельных, функционально законченных и взаимосвязанных АРМ, соответствующих основным разделам бухгалтерского учета, достаточно полно и глубоко отражающих их специфику и рассчитанных главным образом на бухгалтерии средних и крупных предприятий, где функции между бухгалтерами разделены и персонал имеет различную бухгалтерскую и компьютерную квалификацию. Локальные подсистемы (модули) обеспечивают ведение развернутого аналитического учета на основе ввода данных с первичных документов и формирования проводок. Сформированные локальными подсистемами учетные записи, дополненные определенным набором аналитической информации, через дискеты или по каналам локальной вычислительной сети передаются в головной модуль системы, где они используются для получения итоговых величин остатков и оборотов синтетических и общих для всей системы аналитических счетов, а также для печати соответствующих выходных форм. Каждый АРМ имеют интерфейс обмена данных.

В то же время локальные подсистемы данного класса безо всяких ограничений могут использоваться и малыми предприятиями с одним-двумя бухгалтерами. Обычно в такие комплексы входят отдельные АРМ для решения задач производственного и финансового учета, имеющие ярко выраженную специфику отражения хозяйственных операций по участкам обработки данных.

Характерной чертой комплексов АРМ является модульная структура построения. Пользователь может приобрести лишь наиболее интересующие его компоненты системы, а при возникновении необходимости докупить и другие. Модульный принцип организации бухгалтерской информационной системы предполагает наличие узлов связи между самостоятельно функционирующими частями. В зависимости от особенностей обработки финансово-бухгалтерской информации количество связующих узлов может быть различным. Центральным связующим узлом в таких системах, как правило, является АРМ, обеспечивающий ведение сводного аналитического и синтетического учета и отчетности, базирующийся на едином журнале хозяйственных операций. Подсистемы сводного учета на базе бухгалтерских АРМ имеют много общего с мини-бухгалтериями. Основное различие заключается в том, что в АРМ сводного учета обязательно должны быть средства приема проводок от других входящих в комплекс локальных АРМ, а мини-бухгалтерии ограничиваются функциями приема и передачи информации от рабочих мест.

Еще одной отличительной чертой комплексов бухгалтерских АРМ можно назвать то, что в них не закладывается общая модель представления бухгалтерской информации: каждая подсистема специфична по своим функциям, структуре вводимой информации и выходных форм. Как правило, системы данного типа наиболее полно отражают специфику документооборота большой бухгалтерии.

Помимо собственно бухгалтерских АРМ, в систему могут быть включены АРМ руководителя предприятия, хотя чаще всего он представляет собой АРМ менеджера или сотрудника коммерческого отдела, АРМ по учету личного состава предприятия, а также инструментарий для ведения делопроизводства. Следует отметить, что АРМ по учету кадров очень часто является важной составляющей в системах данного класса и имеет тесную взаимосвязь с АРМ по расчетам с персоналом по оплате труда. Рассмотренные комплексы АРМ можно считать универсальными системами автоматизации учета, ориентированными на широкое тиражирование, которые, как правило, не модифицируются разработчиками при внедрении на конкретном объекте. Следует отметить, что поставщики бухгалтерских конструкторов в рекламных целях только этот класс программных продуктов относят к универсальным, способным решать большинство задач бухгалтерского учета. В действительности, к ним можно причислить и комплексы бухгалтерских АРМ, и интегрированные системы, и даже мини-бухгалтерии. С точки зрения полноты охвата функций бухгалтерии комплексы АРМ и интегрированные системы являются более совершенными и универсальными, чем бухгалтерские конструкторы, поскольку они готовы к эксплуатации (ведению основных разделов учета) сразу после установки на компьютер. Инструментальные же системы для выполнения многих функций, изначально существующих в программных решениях рассмотренных выше классов, часто требуют довольно сложной и длительной процедуры настройки.

5. Комплексные системы бухгалтерского учета, требующие авторской установки, имеют все особенности предыдущего класса, но разбиваются на подклассы отдельных АРМ, соответствующих разделам или группам разделов учета. Из-за сложной организации алгоритмов расчетов и обработки на рынке предлагаются отдельные разрозненные АРМ по наиболее трудоемким участкам учета, таким, как расчеты с персоналом по оплате труда, учет движения товарно-материальных ценностей и запасов, учет затрат. Характерной особенностью систем данного класса является ориентация на крупные предприятия и высокая стоимость.

6. Модули для ведения отдельных участков учета не являются программными продуктами, предназначенными для широкого тиражирования. Их создают применительно к требованиям конкретного заказчика. Это могут быть и комплексы АРМ, и интегрированные, и инструментальные системы. Системы данного класса не подлежат массовому тиражированию и в каждом конкретном случае требуют выполнения большого комплекса пусконаладочных работ: установки и настройки программных средств на компьютерах заказчика; модификации программных решений в соответствии с его пожеланиями; доработки или разработки отдельных модулей; обучения персонала работе с системой; выработки типовых регламентов обработки учетных данных и обязательное последующее сопровождение (поддержка). Их использование таких систем ввиду значительной трудоемкости пусконаладочных работ и высокой стоимости эффективно только на крупных предприятиях.

7. Локальные АРМ являются подмножеством предыдущего класса, так как их разработчики предлагают не полную систему автоматизации, а лишь некоторые модули, позволяющие решать на компьютере отдельные задачи учета. Существует немало программных продуктов, предназначенных исключительно для автоматизации расчетов с персоналом по оплате труда или складского учета. Очень часто такие АРМ имеют большую самостоятельную ценность, поскольку позволяют эффективно решать задачи этих ответственных и сложных участков учета. Они могут использоваться в бухгалтериях и управленческих службах предприятий наряду с бухгалтерскими информационными системами других разработчиков, если те по каким-либо причинам не соответствуют потребностям предприятия.

Призеры VIII Международного Конкурса Программного Обеспечения
в Области Финансов и Бизнеса «Бизнес-Софт'2001»