Необходимость разработки интегрированных информационных систем

На рынке программных средств представлено большое число программ, разработанных различными фирмами-производителями, использование которых создает проблему их состыковки друг с другом. По мере развития информационных технологий возможности взаимодействия программного обеспечения различных производителей увеличиваются, однако эти процессы явно недостаточны.

Некоторые бухгалтерские программы, например, обеспечивают возможность импорта проводок по поставкам, сформированных в складских программах, в результате чего взаиморасчеты могут быть сведены на уровень бухгалтерских счетов. Однако при этом неизбежно теряется часть аналитики, а форма представления информации в бухгалтерском разрезе не всегда устраивает управленцев, для которых она не является удобной и информационно насыщенной. В то же время для бухгалтерии при решении задач финансового учета и составления отчетности слишком глубокая аналитика не требуется. Перекачка информации из базы данных одной программы в базу данных другой неизбежно снижает оперативность решения задачи и требует обязательной проверки данных на непротиворечивость.

Для систем, автоматизирующих решение задач внешнего финансового анализа, требование полной интегрированности с продуктами, решающими задачи учета, не стоит остро. Напротив, для задач внутреннего анализа такая интегрированность необходима, поскольку внутренний анализ предприятие производит постоянно, опираясь на детализированную учетную информацию.

Учет труда и заработной платы является участком учетной работы, с которого началась автоматизация на большинстве предприятий. Первоначально создаваемые программы были ориентированы на специфику конкретного предприятия, и к ним привыкли расчетчики. В последнее время в связи с изменением законодательной базы и сам бухгалтерский учет, и программы его автоматизации претерпевают существенные изменения. Растет популярность программ автоматизации заработной платы, что объясняется большим объемом налоговой отчетности, которую вынуждены готовить бухгалтеры.

В настоящее время нерационально приобретать отдельные пакеты, не имеющие средств интеграции в единую систему автоматизации. Например, система расчета заработной платы и система управления кадрами — это разные системы, решающие свои задачи. Однако между ними имеется связь, например, функция ведения табеля относится к обеим подсистемам. Поэтому важно, чтобы кадровая подсистема позволяла пользователю быстро и просто менять состав характеристик сотрудников, добавляя при необходимости новые поля в базу данных. Система должна обеспечивать возможность отбора и анализа информации по этим, заново введенным атрибутам, стыковку данной подсистемы с подсистемой подготовки документов, быструю разноску данных из свода заработной платы по бухгалтерским счетам для разработки сводной отчетности.

Если система автоматизации является интегрированной, то она включает комплекс работ, охватывающий все сферы деятельности предприятия: учет и анализ, планирование, составление и контроль исполнения бюджетов, управление производством.

Требования к интегрированным информационным системам:

все входящие в систему модули должны использовать единую базу данных, которая обеспечит представление информации в необходимых для составления отчетности разрезах. Информационные массивы, форматы и формы представления данных, порядок доступа к ним и способы обработки будут в системе едиными. Такая база может быть сформирована для всех видов учета - бухгалтерского, оперативного, статистического;

взаимодействие программ будет обеспечиваться напрямую, а не через использование механизмов перекачки информации. Информация, введенная в одну из подсистем, становится доступной всем заинтересованным в ней пользователям. Функции по хранению и обработке данных, которыми обладает каждая подсистема, могут быть представлены любой другой, внешней по отношению к ней подсистеме;

возможна интеграция, обеспечивающая решение задач не только одного уровня, но и различных уровней системы управления;

решение одной и той же задачи может быть реализовано как в программах для ведения бухгалтерского учета, так и в программах для ведения оперативного учета, обеспечивается автоматическая увязка плановой информации с данными учета;

информационная база такой системы должна содержать минимум первичных и производных данных, необходимый и достаточный для решения задач, предусматривать возможность наращивания и расширения без перестройки своей структуры;

для функционирования системы необходимо наличие программных средств, позволяющих организовать и поддерживать любое количество массивов с учетом возможности и удобства корректировки данных.

При соблюдении данных требований такую задачу как, например, «Учет взаиморасчетов» можно решать и в программах бухгалтерского, и в программах оперативного учета. То есть система будет иметь возможность автоматически связывать плановую информацию с данными бухгалтерского учета.

Разработчики интегрированных систем достигают полноты реализации учетных функций не за счет разбиения учета на отдельные участки, а путем усложнения и специализации процедур обработки проводок, в которые включается различная дополнительная информация, необходимая для отражения специфики количественно-суммового учета и организации развитого аналитического учета.

Изменения, происходящие в самом учете и новые технологии обработки учетной информации приводят к стиранию граней между отдельными комплексами решаемых задач. Например, реализации одного из трудоемких участков учетной работы — учета материальных ценностей, участвуют специалисты трех подразделений — склада, бухгалтерии и отдела маркетинга. Подсистема складского учета наиболее тесно связана с основной деятельностью фирмы и реализует функции не только складского учета. Даже в официальных перечнях программных продуктов вместо названия «Склад» часто встречаются названия «Учет материалов», «Учет готовой продукции» и другие, что свидетельствует о единстве подходов к решению задачи в этих подсистемах.

Современная складская программа выполняет функции: списания материалов и комплектующих в производство, сбора данных об отпуске материалов для расчета себестоимости изделий и рентабельности продукции, сверки реального и нормативного расходов. Она успешно функционирует в составе комплексной информационной системы, позволяя избегать повторного ввода первичных документов. Такая система информационно связана с подсистемами:

анализа финансовой деятельности;

учета затрат и расчета себестоимости продукции; а оперативного управления производством;

планирования производства;

сводного бухгалтерского учета;

учета заработной платы;

управления закупками и продажами.

В результате информация, введенная в этой подсистеме, становится доступной в качестве исходных данных в других подсистемах комплекса, с которыми программа связана.

Модуль кладовщика. Если автоматизированный складской учет материалов ведется оператором-кладовщиком, то в память ЭВМ вводится информация из карточек складского учета, а также данные первичных документов. За определенные промежутки времени, но не реже одного раза в месяц, составляется оборотная ведомость по движению материальных ценностей, в которой отражаются: номера лицевых счетов; номенклатурные номера; наименования материальных ценностей и их отличительные признаки; единицы измерения; цена; остаток на начало отчетного периода; приход за отчетный период; расход за отчетный период; остаток на конец отчетного периода. В графах «Приход за отчетный период» и «Расход за отчетный период» отражаются совершаемые операции, а также итоги по приходу и расходу. При необходимости делаются распечатки оборотов по каждому номенклатурному номеру, могут составляться сальдовые ведомости с указанием остатков материальных запасов на определенные даты без указания оборотов.

При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах вместо карточек складского учета (книг) могут вестись месячные материальные отчеты. В них отражаются данные карточек складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца, сумма (по приходу, расходу, остаткам). Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу предприятия в установленные сроки.

Модуль бухгалтерии. Работа данного модуля обеспечивает:

проверку поступивших от подразделений отчетов и документов, их сверку с данными складского учета и бухгалтерии, внесение исправлений при выявлении расхождений;

выявление совместно с другими службами предприятия отклонений фактического расхода материалов от установленных норм;

контроль за правильностью ведения учета материальных ценностей на складах, в цехах и других подразделениях.

Модуль службы внутреннего аудита. Осуществляет функции по контролю движения материальных ценностей на складах организации и других местах их хранения.