Работа с адресной книгой

Хранение персональной информации о физических и юридических лицах организовано в папке Контакты. Данные о контактных лицах выводятся на экран в виде таблицы или адресной карточки и могут быть сгруппированы и отсортированы в любом порядке.

Для создания нового контакта необходимо:

1. Выбрать на панели навигации папку Контакты.

2. Задать команду Главная/Создать контакт.

3. В появившемся окне ввести имя контакта в поле Полное имя, предварительно нажав на кнопку с одноименным названием. Таким же образом заполнить остальные данные (телефон, адреса), в т. ч. вставить фото контактного лица. Если в качестве контактов вводятся несколько представителей одной организации, то служебную информацию об одном сотруднике можно скопировать в последующие адресные карточки, выбрав команду Главная/Сохранить и закрыть/Контакт в той же организации.

4. После ввода данных необходимо воспользоваться либо кнопкой «Сохранить и закрыть» на панели инструментов, либо кнопкой «Сохранить и создать» для создания следующего контакта. Внесенные данные будут сохранены в папке Контакты.

5. Элементы папки Контакты, имеющие сведения в полях Электронная почта или Факс, автоматически поступают в адресную книгу, которая в дальнейшем может быть использована для отправки электронных сообщений. Элементы папки Контакты, имеющие сведения в поле День рождения, автоматически попадают в папку Календарь.

Управление контактами. Для быстрого поиска контакта можно воспользоваться одним из следующих способов:

§ в текущем представлении Визитная карточка или Карточка щелкнуть в правой части области просмотра на соответствующей алфавитной кнопке списка контактов;

§ в поле Поиск в папке «Контакты», расположенном над областью просмотра ввести образец поиска и нажать <Enter>. Можно воспользоваться дополнительными командами в раскрывшемся вкладки Средства поиска. В области просмотра отобразятся карточки, соответствующие образцу поиска.

Для удаления контакта из списка контактов достаточно выделить этот контакт и нажать клавишу <Delete> либо кнопку панели инструментов.

Контакты можно группировать в группы контактов, что в дальнейшем упрощает отправку сообщений группам лиц. Сообщение, общее для группы, направляется всем получателям, перечисленным в группе контактов. При этом получатели видят в строке сообщения Кому имена всех лиц, входящих в группу.

Можно добавлять имена в группу контактов и удалять их, отправлять список другим пользователям и печатать его. Группы контактов отмечаются значком и хранятся по умолчанию в папке Контакты. При отправке сообщения с выбранным в качестве адресата именем списка рассылки в полях «Кому», «Копия» и «СК», слева от имени рассылки появляется знак «+». С помощью этого значка можно раскрыть список и при необходимости удалить из него те контакты, которым данное сообщение не предназначено.