Работа с объектом Календарь

Встроенный электронный календарь программы позволяет планировать и отслеживать ежедневную деятельность пользователя или офиса. Календарь позволяет планировать встречи, отправлять на них приглашения, напоминать о различных событиях, сравнивать расписания и графики, для чего он интегрирован с электронной почтой, контактами и другими средствами Outlook. В папке Календарь существует возможность просмотра сведений для дней, недель и месяцев. В верхней части панели календаря отображается календарик – средство перемещения с одного дня на другой в рамках текущего и любого другого месяца. При стандартной загрузке программы календарик отображается вверху левой панели, а если на экран выведена панель Задач, то его можно видеть вверху правой панели календаря.

С помощью календаря можно планировать следующие виды деятельности:

· Встречи. Встречи назначаются с целью выделить определенное время для работы над каким-либо проектом, встречи с кем-либо, посещения чего-либо или кого-либо. Планирование встреч не требует приглашения других людей. Для каждой встречи можно создать напоминание и можно планировать повторяющиеся встречи.

· Собрания. При планировании собрания указываются люди, приглашенные на собрание, время и место проведения собрания. Outlook автоматически рассылает приглашения всем указанным лицам. В основу работы планировщика собрания Outlook положен анализ данных о занятости конкретных участников и определение наиболее приемлемого для всех участников времени для встречи.

События могут быть повторяющимися.

Настройка Календаря.Изменить представление Календаря можно с помощью команд вкладки Вид и с помощью команды Файл/Параметры/Календарь.

Добавление мероприятий в календарь. Мероприятия в календарь могут быть добавлены автоматически (например, национальные праздники), либо занесены вручную, например, встречи выпускников вуза.

Для добавления в календарь национальных праздников следует выполнить следующие настройки:

1. Задать команду Файл/Параметры,в появившемся окне перейти на вкладку Календарь и нажать кнопку <Добавить праздники>, выбрать из списка название страны, чьи праздники должны отображаться в календаре, и нажать <ОК>.

2. После завершения импорта национальных праздников выбранных стран нажать <ОК>.

Для добавления в календарь информации о приглашениях достаточно подтвердить свое участие в окне приглашения, нажав кнопку <Принять>.

Запланированные мероприятия могут быть помечены цветом. Если окно мероприятия открыто, нужно выбрать соответствующую метку из списка. Если мероприятие не открыто в отдельном окне, следует щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и в контекстном вкладки задать нужную метку. Отмеченные цветом элементы упрощают просмотр календаря.

Планирование встречи. Для внесения в календарь записей о встречах необходимо выполнить следующие операции:

1. В основном окне Outlook выбрать команду Главная/Создать встречу.

2. В появившемся окне ввести тему встречи, задать время ее начала и окончания, а также напоминание (оповещение). В случае необходимости ввести дополнительную информацию.

3. Если встреча будет повторяться через определенные интервалы времени, нажать кнопку <Повторение>. В появившемся окне ввести информацию в группах Повторять – с какой частотой встреча будет повторяться и Пределы повторения – какой период времени встреча будет повторяться.

4. Нажать кнопку <Сохранить и закрыть>.

Планирование собраний. Планирование собраний предполагает не только приглашение участников, но и соотнесение собрания с их расписанием.

Для создания приглашения на собрание необходимо:

1. В основном окне Outlook выбрать команду Файл\Создать\ Приглашение на собрание.

2. В появившемся окне в поле Кому указать электронные адреса лиц, которых необходимо пригласить на собрание.

3. Ввести тему собрания, место, время начала и окончания собрания, а также задать напоминание.

4. Перейти на вкладку Планирование.

5. Найти свободное для всех участников время для проведения собрания и указать время начала и конца собрания. Вернуться на вкладку Встреча. В открывшемся окне отобразится выбранное время для проведения собрания.

6. Нажать кнопку <Отправить> для рассылки приглашения участникам; в результате окно закроется, а информация о собрании отобразится в календаре.

Планирование событий. Существует два типа событий: обычное и приглашенное. Обычное событие означает планирование какого-то мероприятия на целый день. Приглашенное событие означает не только планирование мероприятия, но и возможность пригласить на него участников. Приглашенные события уместны при организации конференций, семинаров и проч.

Для создания обычного события необходимо:

1. Создать встречу, введя в окно Встреча необходимую информацию.

2. На вкладке Встреча установить флажок Целый день. При этом заголовок окна изменится на Событие.

3. В поле Напоминание изменить значение по умолчанию (18 часов) на нужное время.

Для создания приглашенного события сначала создается приглашение на собрание. После установки флажка Целый день собрание преобразуется в приглашенное событие.

При получении приглашений возможно несколько вариантов ответа на эти приглашения: принять; принять под вопросом; отклонить; предложить новое время или дату собрания; проверить календарь; открыть календарь для просмотра расписания.

Внесение изменений в расписание. Существуют следующие варианты манипулирования с мероприятиями:

· Изменить запланированное мероприятие, не являющееся частью повторяющейся задачи. Для этого следует открыть эту встречу или событие двойным щелчком мыши, внести необходимые изменения и нажать кнопку <Сохранить и закрыть>.

· Изменить запланированное Вами неповторяющееся собрание. Для этого следует открыть окно этого собрания и внести необходимые изменения. Чтобы внести изменения в список приглашенных, надо выбрать команду Действия\Добавить или удалить участников, в появившемся окне осуществить выбор новых участников и нажать кнопку <Отправить обновление>.

· Изменить неповторяющееся собрание, запланированное другим человеком. В этом случае можно изменить лишь копию этого собрания, которая хранится в вашем календаре. При этом изменения не будут отправлены другим участникам собрания.

· Изменить приглашение на собрание, присланное другим человеком. В этом случае можно аннулировать принятие приглашения, либо принять его под вопросом или предложить новое время для проведения собрания, нажав одну из кнопок с соответствующим названием в окне чтения приглашения.

· Изменить повторяющееся мероприятие. Для этого следует открыть его, дважды щелкнув мышью, в открывшемся окне выбрать вариант, касающийся именно этого мероприятия, нажать <ОК> и внести изменения.