Работа с папкой Задачи

С помощью папки Задачи пользователь получает возможность планировать свое время, распределяя выполнение личных и рабочих дел в течение дня, недели, месяца и т.д. Задачи могут снабжаться напоминаниями и обновляться по мере их выполнения. Помимо создания собственных задач Outlook позволяет назначать задачи другим пользователям, получать поручения от других и выполнять повторяющиеся задачи.

Создание задач.Для создания новой задачи необходимо выполнить такую последовательность действий:

1. Задать команду Главная/Создать задачу.

2. В открывшемся окне Задача ввести тему задачи, сроки ее выполнения и состояние. Тема задачи является обязательным для заполнения полем. В дальнейшем тема задачи будет являться заголовком окна этой задачи.

3. Нажать кнопку <Сохранить и закрыть>.

Кроме разовых задач можно создавать задачи, повторяющиеся по определенному графику с равными интервалами времени или через определенные промежутки, начиная с момента ее последнего выполнения.

Для создания повторяющейся задачи надо:

1. Открыть окно задачи и нажать кнопку <Повторение> панели инструментов Задача.

2. В появившемся окне Повторение задачи указать интервалы повторения задачи, нажать кнопку <ОК>, а затем кнопку <Сохранить и закрыть>.

Назначение задач. Назначение задач необходимо в тех случаях, когда каждому участнику команды должны быть поставлены определенные задачи. При этом все участники команды должны быть подключены к сети и иметь на своем компьютере установленную программу Outlook.

Для назначения задачи другому пользователю необходимо:

1. Создать новую или открыть существующую задачу.

2. В окне задачи нажать кнопку <Переслать>.

3. В открывшемся окне в поле Кому ввести электронный адрес пользователя, которому следует назначить задачу, или выбрать его из адресной книги.

4. Заполнить поле Тема и установить сроки.

5. Ввести необходимую информацию в поля в нижней части окна.

6. Сохранить и закрыть сообщение.

7. На вкладке Отправка и получение нажать кнопку <Отправить>, чтобы отправить задачу адресату, или нажать кнопку <Отменить все>, чтобы оставить задачу для себя.

Назначенные задачи попадают в папку «Входящие», как обычные электронные сообщения, но со значком .

Контроль выполнения задачи. Отслеживать процесс выполнения задачи позволяет установка флажков в окне Назначение задачи. В случае, когда пользователь, получивший поручение, изменяет его состояние и сохраняет на своем компьютере, вы получаете по почте уведомление о необходимости обновления вашего списка задач. Если поручение помечается пользователем как завершенное, то на ваш компьютер приходит уведомление о завершении поручения. Для удобства контроля над выполнением поручений задачи могут быть отсортированы в зависимости от получателя.