Работа с сообщениями

Новое сообщение можно создать несколькими способами:

· выбрать команду Главная/Создать сообщение;

· дважды щелкнуть мышкой в окне любой из папок Почты;

· нажать комбинацию клавиш «Ctrl» + «N».

Для электронных сообщений можно заранее задать шаблон оформления бланк, являющийся основой сообщения) и параметры шрифтов, а также создать автоматическую подпись.

Соответствующие настройки выполняются в окне папки Почта.

1. Выбрать одну из команд Параметры/Темы, Параметры/Цвет страницы, Сообщение/подпись/Подписи…/Личный бланк.

2. В появившемся диалоговом окне выбрать необходимый бланк. Можно задать фон и соответствующие шрифты.

3. Для создания автоматической подписи нажать кнопку <Подписи>. В появившемся окне ввести подпись, которая в дальнейшем будет присутствовать в исходящих сообщениях.

Создание текста сообщения и его форматирование аналогично приемам работы с приложением Word.

Адрес получателя вводится в поле Кому или выбирается из адресной книги после нажатия кнопки <Кому…>. Поле Копия заполняется при необходимости отправки копии этого письма еще каким-либо адресатам. При этом адреса разделяются знаком «;». Название, введенное в поле Тема, в дальнейшем становится названием сообщения.

Сообщение может включать различные элементы, добавляемые с помощью команд вкладки Вставка.

Чтобы прикрепить к сообщению файл необходимо выбрать команду Сообщение/Вложить файл или Вставка/Вложить файл и в открывшемся окне указать нужный файл. В окне сообщения добавляется поле Вложение:, в котором отображаются названия, размер и тип прикрепляемых файлов.

Чтобы получить после отправки уведомления о доставке или прочтении необходимо задать соответствующие параметры на вкладке Файл/Параметры.

Отправка сообщений. Для отправки подготовленного сообщения достаточно нажать кнопку <Отправить>. Если отправка сообщения откладывается по каким-либо причинам (например, требуются дополнительные уточнения), то окно сообщения надо закрыть и подтвердить сохранение этого сообщения. Неотправленное сообщение будет сохранено в папке Черновики.

Получение сообщений. Программа Outlook, активизированная и подключенная к почтовому серверу, автоматически, через определенные интервалы времени, проверяет учетные записи на наличие новых сообщений. При обнаружении новых сообщений они помещаются в папку «Входящие», содержимое которой отображается в области просмотра в виде таблицы описания с полями (отправитель, тема, время получения и др.). Для прочтения сообщения достаточно щелкнуть на нем мышью. Автоматически в области чтения отобразятся имя и адрес отправителя, тема и текст сообщения, а также информация о прикрепленных файлах.

Чтобы добавить электронный адрес отправителя в адресную книгу, достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на адресе отправителя, выбрать из контекстного вкладки команду Добавить в контакты Outlook,а затемв открывшемся окне внести необходимые изменения и нажать кнопку <Сохранить и закрыть>.

Ответ на сообщение. Ответить на полученное сообщение или переслать это сообщение на другой электронный адрес можно в области чтения, в области просмотра или в отдельном окне сообщения.

Для отправки ответа автору сообщения достаточно нажать кнопку <Ответить> (или <Ответить всем>, если нужно ответить не только автору этого сообщения, но и всем кому было адресовано сообщение), ввести текст ответа, а затем нажать кнопку <Отправить>.

Чтобы переслать полученное сообщение другим адресатам, достаточно нажать на кнопку <Переслать> и ввести в поле Кому требуемые электронные адреса; в случае необходимости добавить письмо своими комментариями и нажать кнопку <Отправить>.

Чтобы изменить параметры создаваемых и получаемых сообщений необходимо на вкладке Файл выбрать командуПараметрыи в открывшемся окне перейти на вкладку Почта.

Для поиска сообщений следует перейти в почтовую папку, в которой необходимо осуществить поиск и ввести слово поиска в поле Поиска области почты и нажать кнопку .