Работа с органайзером Outlook

Это приложение предназначено для управления личной и деловой информацией, адресными книгами и электронной почтой и обеспечивает эффективное планирование времени делового человека (рис. 35). Основная функция программы – организация электронных коммуникаций, т.е. взаимодействие и обмен данными между различными людьми, подключенными к компьютерной сети и занятых совместной деятельностью.

Программа позволяет:

· организовать хранение информации в специальных папках, которые могут располагаться на почтовом сервере или на жестком диске локального компьютера;

· обеспечивать обмен электронными сообщениями и создавать папки поиска, содержащие представления элементов электронной почты, отвечающих условиям поиска;

· вести электронный календарь, планируя с его помощью дела и встречи на периоды разной продолжительности (день, неделю и др.);

· создавать личную адресную книгу с адресами, номерами телефонов и другой информацией абонентов-контактеров;

· планировать эффективное выполнение личных и офисных задач;

· организовывать быстрый поиск нужного документа за счет ведения специального журнала;

· создавать краткие записи в виде заметок для напоминаний о ключевых идеях, вопросах и т.д..

Виды и режимы работы Outlook:

· Почта – для работы с почтовыми папками, в число которых входят папки для входящих, исходящих, отправленных и удаленных сообщений, а также черновиков и нежелательной почты;

· Календарь – для работы с календарем в наиболее удобном для пользователя представлении;

· Контакты – для работы с адресной информацией о конкретных физических и юридических лицах;

· Задачи – для работы с планировщиком задач, позволяющим не только создавать собственные задачи, но и назначать задачи другим пользователям, получать поручения от других и выполнять повторяющиеся задачи;

· Заметки – позволяют создавать напоминания о текущих делах, идеях и др.

Рис. 35 Главное окно программы Outlook

Все сообщения электронной почты, календари, задачи и другие элементы MS Outlook сохраняются на почтовом сервере и на компьютере пользователя. На компьютере пользователя информация Outlook хранится в файле данных с расширением .pst или .ost.

Текущее состояние содержимого файла данных Outlook отображается на странице Outlook сегодня, которая может открываться при каждом запуске Microsoft Outlook (для этого следует нажать кнопку <Настройка ″Outlook сегодня″> и задать соответствующую настройку).

В зависимости от выбранного режима работы (почта, календарь, задачи и т.д.) меняются вкладки и кнопки Ленты активности. Для перехода из одного режима работы в другой достаточно щелкнуть мышью на соответствующей кнопке в нижней части области навигации.