ПОНЯТТЯ ЕКСПЕРТИЗИ ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇЇ ЗАВДАННЯ

Під експертизою цінностірозуміють визначення експертними комісіями наукового, історико-культурного та практичного значення документів. Її основними завданнями є:

а) визначення по кожній установі складу документів, що мають науково-пізнавальну та історико-культурну цінність і підлягають постійному, довготривалому (понад 10 років) і тимчасовому (до 10 років) зберіганню;

б) визначення складу документів, що відповідають профілю даного державного архіву;

в) забезпечення повноти складу документів кожного фонду зокрема і архіву в цілому.

До документів постійного зберігання відносять такі, що відображають основні напрями та підсумки діяльності установи, її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фінансову та інші функції. До них належать накази з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти, аналітичні матеріали тощо.

Документи довготривалого (понад 10 років) зберігання складають матеріали, необхідні для тривалого практичного використання. Серед них зустрічаються й такі, що через 10 років можуть бути віднесені до документів постійного зберігання після того, як їх автори здобули суспільне визнання, наприклад, рукописи наукових праць, літературних, художніх творів. Окрему групу цих матеріалів становлять документи з особового складу (накази, особові справи і особові картки, списки працівників, картотеки і покажчики з особового складу, особові рахунки, відомості на видачу заробітної плати тощо), котрі передбачають експертизу через 75 років з наступним відібранням певної її частини на постійне зберігання.

Групу документів тимчасового (до 10 років) зберігання становлять документи, необхідні установі для оперативної практичної діяльності.

Якщо перше завдання експертизи виконують по кожній установі окремо, то друге – визначення складу документів, що відповідають профілю даного архіву, передбачає обмеження приймання на державне зберігання дублетної документації. Так, серед кількох установ однієї системи організаційно-розпорядчу документацію (накази, статути, положення, правила, інструкції тощо) приймають на державне зберігання лише до архівного фонду установи, яка їх затверджувала; планову документацію – до фонду установи-автора документа; статистичну документацію – до фонду органу державної статистики; укази і розпорядження Президента України, постанови КМ України, накази міністерств, інших центральних органів державної виконавчої влади, щодо діяльності конкретних установ – до фондів цих установ.

Місцем зберігання оригінальної НТД є установи-розробники (автори) чи замовники. Повний комплект НТД з проектування об'єкту капітального будівництва (за винятком проектів будівництва залізниць і шосейних доріг магістрального значення), як правило, зосереджується у генерального проектувальника, а повний комплект НТД проектів залізниць і шосейних доріг – у відповідних управліннях шляхів сполучення.

– 119 –

Оригінальну НТД окремих частин проекту, виконаних на договірних засадах субпідрядними організаціями, передають генпроектувальнику за погодженням з ним для укомплектування проектів, які згодом надходять до державних архівів.

Патентну документацію включають до НАФ, як правило, у вигляді оригіналів. НТД у машиночитаній формі, що має науково-історичну цінність, відносять до НАФ у випадках, коли її інформація не повторюється на традиційних носіях. На постійне зберігання відбирають відповідно до переліків документи НТД, які мають науково-історичну цінність. НТД, що не ввійшла до переліків проектів, проблем, зберігається згідно з термінами, визначеними типовим переліком, або доки не мине потреба.

Виконанню третього завдання експертизи – забезпечення повноти фондового складу кожної установи і документального комплексу державного архіву в цілому – сприяють організаційні і науково-методичні заходи. Скажімо, при виявленні лакун у плановій документації в фонді установи його склад можна поповнити такими самими документами вищих чи підлеглих установ.

Кінцевою метою експертизи є комплектування кожного державного архіву повним комплексом документів його профілю, а, отже, і забезпечення повноцінного формування НАФ України за принципом: при найменшому фізичному обсязі документації – найбільша інформаційна наповненість.