Утворення об'єднаних архівних фондів

Об'єднаним архівним фондомназивають фонд, що складається з документів, які утворилися у процесі діяльності двох або більше фондоутворювачів-організацій з істо-рично зумовленими зв'язками (однорідністю функцій, підлеглістю, місцезнаходженням, правонаступністю тощо) і зібрані разом для зручності користування ними.

Об'єднані архівні фонди створюються для раціональнішого розміщення доку-ментів в архівах, спрощення обліку документів, створення компактного і якісного науково-довідкового апарату.

Ознаку відомчої підпорядкованості фондоутворювачів використовують для об'єднання в одному фонді документів фондоутворювача з документами підвідомчих йому установ, організацій, закладів, підприємств. Ознаку спільності об'єкта діяльності використовують для об'єднання в одному фонді документів установ і організацій не підлеглих одна одній, але пов'язаних між собою одним об'єктом діяльності. Це може бути дирекція заводу чи фабрики” і профспілковий комітет цього ж підприємства. За цією ознакою формують і об'єднаний архівний фонд з документів адміністративно-господарських та інших установ багатоступеневої підлеглості, якщо вони утворюють такий єдиний комплекс, коли виділення навіть однієї структурної частини порушує його нормальну роботу. Наприклад, управління залізниці, її відділення, дистанції, дільниці та служби. За цією ознакою до документів основного фондоутворювача можуть бути додані матеріали різних допоміжних установ чи комісій.

Перелічені ознаки, як правило, поєднуються за хронологічним і територіальним принципами. Перший з них використовують для об'єднання документів фондоутво-рювачів, що діяли в один і той самий час, а другий – для об'єднання документів фондоутворювачів, що були в межах однієї адміністративно-територіальної одиниці (губернії, області, республіки, держави).

Важливе значення має ознака спільності діловодства, на підставі якої можуть бути об'єднані документи фондоутворювача-попередника і фондоутворювача-спадкоємця, формування справ яких відбувалося безперервно і призвело до створення єдиного комплексу документів. Найчастіше ці комплекси створюються із дрібних архівних фондів, але кожного разу таке об'єднання має бути виваженим і обґрунтованим, адже цей процес вимагає перескладання облікових документів і внесення змін до науково-довідкового апарату архіву. Під час створення об'єднаних архівних фондів слід керуватися завданнями раціонального комплектування архівів матеріалами, які вибірково приймаються від однотипних низових установ.

– 113 –

Головними передумовами раціонального створення об'єднаних архівних фондів є точна класифікація документів в архівних фондах і правильний вибір ознак, за якими ці фонди можуть бути об'єднані в один. Ці ознаки повинні базуватися на особливостях фондоутворювачів та суттєвих зв'язках між ними. Не можна об'єднувати в один фонд документи фондоутворювачів, які належать до різних галузей народного господарства, державної та громадської діяльності, науки і культури. Тому перед об'єднанням фондів, потрібно вивчити історію фондоутворювачів, зв'язки між ними, з'ясувати, які функції відображено в документах, в який період і на якій території діяли фондоутворювачі тощо.

Для створення об'єднаних архівних фондів головними ознаками є: єдність цільового призначення фондоутворювачів, належність їх до одного відомства, спільність об'єкта діяльності фондоутворювачів. Ознаку єдності цільового призначення застосовують під час групування документів фондоутворювачів, подібних за характером діяльності і за завданнями. Наприклад, документи дільничних виборчих комісій по виборах до місцевих органів самоврядування і Верховної Ради України. При цьому слід мати на увазі, що не допускається існування фондів аналогічних установ поза межами об'єднаного фонду. Як правило, ознаки групування архівних фондів в об'єднаний архівний фонд тісно пов'язані між собою і доповнюють одна одну. Тому часто об'єднані архівні фонди створюються не на основі однієї ознаки, а шляхом поєднання всіх ознак.

Фонди визначних осіб найчастіше об'єднуються за ознакою родинних (Ґалаґани, Максимовичі, Терещенки, Ханенки) чи професійних (І.Ільф та С.Петров) зв'язків. Слід пам'ятати, що під час створення об'єднаного архівного фонду завжди діє принцип неподільності документів фондів, які ввійшли до його складу.