КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У МЕЖАХ АРХІВНОГО ФОНДУ

Одиницею класифікації у межах архівного фонду є одиниця зберігання, що може складатися як з одного, так і з кількох документів, об'єднаних за певною спільною ознакою. В архівній практиці одиницю зберігання на паперовій основі називають

– 114 –

справою. Формування справи починається ще у діловодстві установи, де документи об'єднують у справи згідно номенклатури (див. про це детальніше розділ 8 “Експертиза цінності документів та комплектування державних архівів”).

Класифікацію документів архівного фонду починають із створення груп одиниць зберігання, близьких за змістом, авторством, формою чи іншими ознаками. Потім розміщують справи у цих групах і групи у фонді. Але спочатку потрібно розробити схему систематизації документів у межах архівного фонду, відповідно до якої розташовуються справи. Ця схема становить собою перелік класифікаційних одиниць поділу, розміщених у певній послідовності, і призначена для розподілу документів фонду за цим поділом. У ролі класифікаційної одиниці поділу можуть бути класи, відділи, розділи, рубрики і т.д. Складання схеми систематизації вимагає знання особливостей діяльності фондоутворювача, його системи діловодства. Воно базується на таких загальних підходах:

– групування повинно бути повним, тобто охоплювати всі документи архівного фонду;

– ознаки класифікації визначають у кожному конкретному випадку залежно від наукової і практичної цілей;

– класифікація повинна проводитися за методом дедукції, тобто від загального до конкретного;

– розподіл слід починати за основною ознакою, притаманною для всього фонду, і закінчувати за ознаками, характерними для окремих, найменших груп документів;

кожну групу документів необхідно ділити за однією і тією самою ознакою.

Розкриття інших ознак документів проводиться на наступних етапах поділу. Всі етапи поділу повинні бути історично і логічно пов'язані. Процес групування справ фонду треба здійснювати з урахуванням таких класифікаційних ознак:

– структурної – для групування справ за їхньою належністю до структурних підрозділів (відділ, цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли;

– хронологічної – для групування справ з урахуванням часу появи документів (рік, місяць, число);

– галузевої, функціональної, тематичної – для групування справ відповідно з галузевою належністю і функціями фондоутворювача, а також за тематикою документів;

– номінальної – для групування справ за їхньою належністю до конкретного виду одиниць зберігання (книги, журнали) чи за видами документів (плани, звіти, накази);

– авторської – для групування справ за авторською належністю (юридична чи фізична особа);

– кореспондентської – для групування справ, що виникли внаслідок листування з певними особами чи установами;

– географічної – для групування справ за окремими адміністративно-територіальними одиницями, з якими пов'язані автор, кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села).

Крім того, слід враховувати і такі ознаки, як мова документів, їхній формат, оригінальність чи копійність, матеріал (папір, фотоплівка, відеоплівка, дискета).

У кожному конкретному випадку визначають головні і другорядні ознаки. До головних найчастіше належать структурна і хронологічна. В деяких випадках ними можуть бути галузева, географічна, авторська чи інша. Вибір головних ознак обумовлюють особливостями діяльності фондоутворювача, складом і змістом документів, цілями групування.

– 115 –

Вид схеми класифікації визначають ознаками, за якими здійснюють два перші поділи матеріалів фонду. Це можуть бути: структурно-хронологічна або хронологічно-структурна; галузево-хронологічна або хронологічно-галузева; функціонально-хронологічна або хронологічно-функціональна; номінально-хронологічна або хронологічно-номінальна; географічно-хронологічна або хронологічно-географічна і т.д.

Для фондоутворювачів, які припинили своє існування, найчастіше застосовують структурно-хронологічну схему: документи фонду спочатку групують за структурними підрозділами, а потім за роками.

Наприклад:

1. Бухгалтерія – 1984 р., 1985 р., 1986 р. і т.д.

2. Плановий відділ – 1984 р., 1985 р., 1986 р. і т.д.

3. Юридичний відділ – 1984 р., 1985 р., 1986 р. і т.д.

Якщо фондоутворювач продовжує свою діяльність, раціональніше застосовувати хронологічно-структурну схему: спочатку групувати документи за роками, а потім за структурними підрозділами.

Наприклад:

1990 р.

1. Ректорат.

2. Біологічний факультет.

3. Географічний факультет і т.д.

1991 р.

1. Ректорат.

2. Біологічний факультет.

3. Географічний факультет і т.д.

Якщо фондоутворювач не мав або не має постійної чіткої структури, то раціональніше застосовувати галузево-хронологічну чи хронологічно-галузеву схеми. У першому випадку справи групують спочатку за галузями діяльності, а потім за роками:

1. Освіта – 1988 р., 1989 р., 1990 р. і т.д.

2. Охорона здоров'я – 1988 р., 1989 р., 1990 р. і т.д.

3. Міський транспорт – 1988 р., 1989 р., 1990 р. і т.д.

При хронологічно-галузевій схемі справи спочатку групують за роками, а потім за галузями діяльності:

1990 р.

1. Освіта.

2. Охорона здоров'я.

3. Міський транспорт і т.д.

1991 р.

1. Освіта.

2. Охорона здоров'я.

3. Міський транспорт і т.д.

До подібних фондів можна застосовувати й інші схеми, наприклад, функціонально-хронологічна схема:

1. Планування – 1989 р., 1990 р., 1991 р. і т.д.

2. Фінансування – 1989 р., 1990 р., 1991 р. і т.д.

3. Звітність – 1989 р., 1990 р., 1991 р. і т.д.

Хронологічно-географічна схема:

1989 р. 1990 р.

1. Бориспільський район 1. Бориспільський район

2. Вишгородський район 2. Вишгородський район

– 116 –

3. Миронівський район 3. Миронівський район

і т.д. і т.д.

Під час класифікації документальних матеріалів колекцій можна застосовувати тематично-хронологічну схему:

1. Відбудова промисловості –1944 р., 1945 р., 1946 р.

2. Відбудова сільського господарства – 1944 р., 1945 р., 1946 р.

3. Відбудова установ освіти – 1944 р., 1945 р., 1946 р.

Під час групування документів за роками слід пам'ятати, що справи необхідно відносити до того року, коли вони були розпочаті. Винятком є плани і звіти, які належать до того року, на який або за який вони складалися. Якщо це плани чи звіти на кілька років, то плани слід віднести до першого року, а звіти – до останнього.

Як уже зазначалося, документи фонду з початку розбивають на групи, які, в свою чергу, ділять на дрібніші групи і т.д. Процес поділу продовжують до досягнення рівня окремих одиниць зберігання. Кожен етап поділу здійснюють за новою ознакою. Наприклад: структурна – хронологічна – галузева – номінальна і т.д. В процесі поділу ознаки можуть повторюватися, але на нижчому рівні. Так, якщо перший поділ фонду на групи здійснювали за хронологічною ознакою за роками, то після кількох етапів поділу можна розміщувати справи в хронологічному порядку за місяцями і числами.

Найбільші групи в межах фонду розмішують в основному з урахуванням значимості структурного підрозділу. Наприклад, спочатку розмішують документи ректорату, вченої ради, факультетів, а потім адміністративно-господарських служб. Справи у межах груп найчастіше розміщують в алфавітному порядку чи за хронологічним принципом.

Труднощі з групуванням виникають під час класифікації документів особових фондів. Річ у тім, що до них не можна застосовувати єдиної системи творення фонду, а також загальної ознаки групування, яка б поширювалась на всі документи фонду. Це пояснюється великою різноманітністю документів особових фондів. Тому на першому етапі класифікації документи можуть групуватися за кількома найхарактернішими класифікаційними ознаками одночасно. У таких випадках найчастіше використовують тематичну, номінальну та авторську ознаки. Нині існує орієнтовна схема класифікації документів особових фондів: особисті документи та інші документи до біографії фондоутворювача (біографічні матеріали); документи службової та громадської діяльності; творчі документи; підготовчі документи, зібрані фондоуторювачем для його робіт; листування; майново-господарські документи; образотворчі документи; документи; колекції, зібрані фондоутворювачем.

Отже, в основу попереднього групування документів покладено тематичну (біографія, службова та громадська діяльність) і номінальну (листування) ознаки. В кожному конкретному випадку послідовність розміщення і значення розділів схеми залежать від характеру діяльності фондоутворювача та документів. У фондах відомих митців найбільшу цінність мають творчі документи. У фондах державних і громадських діячів – документи про службову і громадську діяльність. У фондах меценатів і підприємств – майново-господарські документи.

Вибір схеми систематизації документів сімейних та родових фондів залежить від складу фондоутворювачів, характеру їхньої діяльності, видів та кількості залишених ними документів. Типова схема групування цих фондів може мати такі розділи: документи з історії роду чи сім'ї; спільні для всіх документи (сімейне листування, колекції); особисті фонди членів сім'ї (у хронологічній послідовності).

Певні особливості має і класифікація документів об'єднаних архівних фондів і колекцій. Найбільшими групами в межах об'єднаних архівних фондів є архівні фонди, що входять до їхнього складу. Порядок розміщення їх у межах об'єднаного фонду може бути різним – за значимістю фондоутворювачів, хронологією створення їх, алфавітом.

– 117 –

У колекціях, які складаються з документів одного виду (листи, спогади, фотографії), останні, як правило, групуються за авторською ознакою і розміщуються в алфавітно-хронологічному порядку. Таким чином, класифікація архівних документів проходить три етапи, які тісно пов'язані між собою і доповнюють один одного.

На першому етапі групують документи за часом виникнення, належністю їх до певних галузей державної та громадської діяльності або до певних адміністративно-територіальних одиниць. Це дає змогу науково обґрунтовано розподілити документальні багатства України і створити систему державних архівних установ. Другим етапом є класифікація документів за фондами у межах архіву, групування однорідних документів з урахуванням особливостей діяльності фондоутворювача. На третьому етапі групують документи у межах фондів, близьких до змісту, авторства, часу створення з метою полегшення їхнього пошуку і раціонального використання. Обов'язковою вимогою до всіх етапів класифікації архівних документів є її здійснення за науково обґрунтованими ознаками з урахуванням особливостей документів і характеру діяльності фондоутворювача.