ПЕРЕЛІКИ ДОКУМЕНТІВ

Для полегшення експертизи цінності документів – складного і відповідального виду архівної діяльності – розроблено систему переліків документів,що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів.

Переліки бувають:

• міжвідомчі – для всіх органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств;

• відомчі – для установ і організацій кожного окремого міністерства чи відомства;

• конкретні – для кожної організації (при відсутності відповідного відомчого переліку).

Першим у незалежній Україні міжвідомчим переліком став “Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів” (К., 1997), який є основою для визначення строків зберігання документів та відбору їх для включення до складу НАФ або до знищення документів. Він охоплює всі документи, що утворюються в процесі однотипних управлінських функцій органів державної влади, місцевого самоврядування та інших установ, організацій і підприємств (частина І), а також документацію, що утворюється внаслідок виробничої і науково-технічної діяльності установ, організацій і підприємств всіх форм власності (частина II).

Зазначені в переліках строки зберігання обов'язкові для всіх установ і організацій в Україні. Жодна установа, організація і підприємство не мають права ці терміни зменшувати. Продовження (збільшення) термінів зберігання документів відбувається з подання організації відповідною архівною установою. Переліки покликані сприяти забезпеченню схоронності, організації та якісному поповненню складу НАФ. Вони можуть бути використані під час формування справ, підготовки типових, примірних і конкретних номенклатур справ, розробки схем класифікації документів та галузевих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також у роботі ЕПК державних архівних установ і ЕК організацій.

Переліки побудовано за основними напрямами діяльності організацій незалежно від їхнього статусу в ієрархічній системі управління і галузевої належності, а в межах її – за функціональним принципом призначення тієї чи іншої документації. Кожний напрямок діяльності відповідає окремому розділові переліку.

Структура типового переліку така:

1. Документи, що утворюються в управлінській діяльності: організація системи управління; прогнозування, планування, ціноутворення; фінансування, кредитування, податкова політика; облік та звітність; організація використання трудових ресурсів; робота з кадрами; соціально-культурний розвиток населення; науково-інформаційна діяльність; економічне, науково-технічне і культурне співробітництво з зарубіжними країнами; матеріально-технічне постачання; адміністративно-господарське обслуговування; діяльність громадських організацій.

2. Документи, що створюються в науково-технічній та виробничій сфері: науково-дослідна і конструкторська робота; винахідництво, раціоналізація та патентно-ліцензійна робота; проектування, будівництво, реконструкція; виробництво; якість продукції, технічний контроль, стандартизація; охорона навколишнього середовища; автоматизовані системи (АС).

– 126 –

Кожний з розділів переліку має свої підрозділи. Так, розділ 6 – “Робота з кадрами” має такі підрозділи: прийом, розподіл, переміщення та облік кадрів; підготовка кадрів, підвищення їхньої кваліфікації; проведення атестацій і встановлення кваліфікації, присвоєння вчених звань, надання наукових ступенів; нагородження, присвоєння почесних звань. Розділ 8 – “Науково-інформаційна діяльність” складається з підрозділів: науково-технічна інформація; видавнича діяльність. Така схема організації переліку стосується й інших його підрозділів.

Прикладом відомчого є “Перелік документів, які утворюються в діяльності Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням термінів зберігання” (К., 1996). Схема його організації хоч і має розділи, які є в типовому переліку і які відображають характерні для всіх організацій функції, але відображує специфічні для банківської системи напрями діяльності.

Розглянемо “горизонтальну” структуру типового переліку. Всі документи в його розділах і підрозділах розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, які в них фіксуються, у логічній послідовності. Перелік містить не тільки конкретні найменування документів (графа 2), а й їхні узагальнення під назвою “документи з такого-то питання”, де після цього в дужках розкривається найменування усіх видів документів, що увійшли до узагальнюючого поняття. Терміни зберігання документів у переліку розбито на дві групи організацій. До першої групи (графа 3) віднесено організації, в діяльності яких створюються документи наукової та історико-культурної цінності і які підлягають включенню до НАФ, за списком організацій № 1. До другої групи віднесено організації допоміжного і обслуговуючого характеру (список організацій № 2), безпосередньо від яких документи до складу НАФ не надходять – графа 4. Терміни зберігання документів проставлено в 5-й графі. Примітки до них – у 6-й графі.

У відомчому переліку Національного банку України (НБУ) документи поділено на групи, що створюються в процесі діяльності: центрального апарату НБУ; регіональних управлінь НБУ та його установ; центральних апаратів акціонерно-комерційних та комерційних банків, регіональних управлінь, дирекціях і філіях акціонерно-комерційних та комерційних банків; у районних відділеннях акціонерно-комерційних банків.

Обчислення термінів зберігання документів проводять з 1 січня наступного за діловодним року. Наприклад: термін зберігання документа, створеного в діловодстві 1996 р., починає обчислюватися з 1 січня 1997 р. Терміни зберігання НТД вираховують з 1 січня того року, який наступає за роком закінчення розробки теми чи проекту. Для документів, яким встановлено термін “75 р.– В” розрахунок часу зберігання встановлюють 75 років мінус вік на час звільнення. Так, особова справа працівника, якому на дату звільнення виповнилося 25 років, підлягає зберіганню 75 р.–25 р. = 50 років. Відмітка “доки не мине потреба” означає, що документи мають тривале практичне значення і зберігаються не менше 10 років.

Інші примітки, що застосовуються в переліках, лише коментують порядок зберігання тих чи інших категорій документів – “На державне зберігання не надходить. Зберігаються в організаціях”; “За умови завершення ревізії. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ – зберігаються до винесення остаточного рішення”; “Після закінчення строку договору”; “Після затвердження”; “Після заміни новими”; “Після зняття виробів з виробництва”; “Після введення об'єкту в експлуатацію”. Позначка “ЕПК”, яку встановлено проти термінів зберігання окремих видів документів, означає, що такі документи або частина їх можуть мати наукове та історико-культурне значення і після експертизи їхньої цінності включатися до складу НАФ.

– 127 –

Усім статтям у переліках присвоєно наскрізну нумерацію. Для зручності користування переліками до кожного з них укладають алфавітний предметний покажчик на види і різновиди документів з посиланням на конкретні статті. Кожна організація і установа повинні мати повний набір переліків, які забезпечували б безперебійне функціонування діловодної та архівної роботи. Переліками (відомчими і міжвідомчими) повинна бути забезпечена кожна організація в Україні. Тому природним є постановка питання про їхню підготовку: базових – типового переліку документів, переліку документів з особового складу, для спеціальних видів документації – кіно-, фото-, фонодокументів, науково-технічної документації, а також відомчих.

Підготовка переліку – складний, тривалий (в кілька років) і відповідальний процес. Як правило, розробляють їх галузеві науково-дослідні інститути або спеціально створені для цієї мети при центральних відомствах тимчасові творчі колективи. До складу їх входять працівники діловодних та архівних служб відомчої системи, провідні спеціалісти і науковці.

Перелік рецензують всередині відомчої системи, розглядають в ЕПК міністерства або відомства, потім – у ЦЕПК Головархіву України і лише після цього затверджує керівництво, тиражують і вводять у дію. Процес укладання переліків для міністерств і відомств має постійний характер: реорганізовуються або ліквідовуються системи, створюються нові організації, з'являються нові види документації. Всі відомства систематично вносять зміни і доповнення до переліків, підтримуючи їх у робочому стані.