Індивідуальний і сумарний облік архівних документів
Рівень комплексу документів | Одиниці виміру | Форми облікової документації | |||
індивідуального обліку | сумарного обліку | ||||
Справа | кількість документів; кількість аркушів | внутрішній опис документів справи | засвідчувальний написсправи | ||
Архівний фонд | кількість одиниць зберігання | архівний опис; інвентарна книга обліку справ, що мають в оформленні матеріальні цінності | засвідчувальний напис опису; картка фонду; аркуш фонду | ||
Архів, група рхівів, НАФ | кількість архівних фондів | список фондів; ЦФК | паспорт архіву; паспорт архівів з перемінним складом | ||
В архівній установі забезпечується повна збереженість облікових документів, для чого вони зосереджуються в ізольованому приміщенні і перебувають у віданні спеціального підрозділу або у працівника архіву, який відповідає за облік архівних матеріалів. За обліковими документами перевіряють наявність справ щодо відповідності їхнім описовим статтям і засвідчувальним написам у описах, що є важливим елементом у забезпеченні збереженості архівних документів.
Таким чином, облікова документація дозволяє на різних рівнях комплексів документів послідовно розкривати склад і зміст архівних фондів. В архівній установі це: паспорт архіву; список фондів, який дає перелік усіх фондів; карткові покажчики, що розкривають склад архівного зібрання; аркуш фонду, який подає структуру кожного фонду; архівний опис, що інформує про склад і зміст документів фонду; внутрішній опис справи, який розкриває склад документів справи та їхній зміст; справа фонду, що дає відомості з історії фондоутворювача та формування архівного фонду.
Облікова документація архівних установ є створеним на єдиних науково-методичних засадах завершеним обліково-довідковим комплексом, що органічно входить у систему НДА державних архівів. Правильно організований облік забезпечує збереженість документів НАФ, закріплюючи їх систематизацію і зберігання за єдиними для всіх сховищ класифікаційними одиницями. Відтворений в облікових формах склад, зміст і обсяг документів забезпечує їхній адресний пошук, створюючи фундамент НДА архівної установи.
Дата добавления: 2015-05-08; просмотров: 824;