Індивідуальний і сумарний облік архівних документів

Рівень комплексу документів Одиниці виміру Форми облікової документації
індивідуального обліку сумарного обліку
Справа кількість документів; кількість аркушів внутрішній опис документів справи засвідчувальний написсправи
Архівний фонд кількість одиниць зберігання архівний опис; інвентарна книга обліку справ, що мають в оформленні матеріальні цінності засвідчувальний напис опису; картка фонду; аркуш фонду
Архів, група рхівів, НАФ кількість архівних фондів список фондів; ЦФК паспорт архіву; паспорт архівів з перемінним складом
           

 

В архівній установі забезпечується повна збереженість облікових документів, для чого вони зосереджуються в ізольованому приміщенні і перебувають у віданні спеціального підрозділу або у працівника архіву, який відповідає за облік архівних матеріалів. За обліковими документами перевіряють наявність справ щодо відповідності їхнім описовим статтям і засвідчувальним написам у описах, що є важливим елементом у забезпеченні збереженості архівних документів.

Таким чином, облікова документація дозволяє на різних рівнях комплексів документів послідовно розкривати склад і зміст архівних фондів. В архівній установі це: паспорт архіву; список фондів, який дає перелік усіх фондів; карткові покажчики, що розкривають склад архівного зібрання; аркуш фонду, який подає структуру кожного фонду; архівний опис, що інформує про склад і зміст документів фонду; внутрішній опис справи, який розкриває склад документів справи та їхній зміст; справа фонду, що дає відомості з історії фондоутворювача та формування архівного фонду.

Облікова документація архівних установ є створеним на єдиних науково-методичних засадах завершеним обліково-довідковим комплексом, що органічно входить у систему НДА державних архівів. Правильно організований облік забезпечує збереженість документів НАФ, закріплюючи їх систематизацію і зберігання за єдиними для всіх сховищ класифікаційними одиницями. Відтворений в облікових формах склад, зміст і обсяг документів забезпечує їхній адресний пошук, створюючи фундамент НДА архівної установи.








Дата добавления: 2015-05-08; просмотров: 828;


Поиск по сайту:

При помощи поиска вы сможете найти нужную вам информацию.

Поделитесь с друзьями:

Если вам перенёс пользу информационный материал, или помог в учебе – поделитесь этим сайтом с друзьями и знакомыми.
helpiks.org - Хелпикс.Орг - 2014-2024 год. Материал сайта представляется для ознакомительного и учебного использования. | Поддержка
Генерация страницы за: 0.003 сек.