Розділ 9 АРХІВНЕ ОПИСУВАННЯ ТА ОБЛІКОВО-ПОШУКОВІ ЗАСОБИ АРХІВІВ

Вміння описувати архівні документи, обліковувати їх та складати архівні довідники є головним професійним обов'язком архівіста і показником його фахової компетенції. Існує думка, що не меншу користь історії, науці приносять ті, хто виконує описи фондів, як і ті, хто готує публікації на основі невідомих документів.

Правила і прийоми описування архівних матеріалів виробляли багато поколінь архівістів, усвідомлюючи, що саме від цього значною мірою залежить виявлення складу і змісту документальних матеріалів та використання їх інформації. В описуванні архівних матеріалів фактично пройдено шлях від складання архівістами довідникових засобів для внутрішнього вжитку, які слугували їм самим орієнтиром в архівному матеріалі як у переданому їм на зберігання майні, до створення системи наукових довідників, що полегшують умови доступу дослідників не тільки до документів, але також до інформації, яка міститься в них. У теорії і практиці описувальних робіт помітний слід залишили українські історики і архівісти: І.,Новицький, К.Козловський, В.Антонович, І.Каманін, О.Левицький, М.Ясинський, М.Владимирський-Буданов, О.Грушевський, К.Лазаревська, В.Абрамович, В.Веретенников, В.Романовський, П.Федоренко та інші. Значний внесок у розробку систем описування та правил публікації стародавніх українських рукописних пам'яток зробили історики-археографи В.Лімчук, М.Лещак, В.Русанівський, у методику і правила архівного описування –Г.Боряк, Л.Дубровіна, О.Купчинський, Л.Проценко, В. Страшко. Українські архівісти працюють над створенням єдиної системи узгоджених з міжнародними правилами стандартів описання, кодування та індексації архівної інформації.

Відтворення архівних документів у науково-довідковому апараті (НДА) архівів ще й нині, як і століття тому, залишається недостатньо розробленою проблемою. За підрахунками вчених, лише близько третини архівної інформації, що міститься у документальних матеріалах НАФ, представлено в системі НДА державних архівів України.

Неважко уявити, скільки знадобиться часу архівістам, якщо цю роботу вони будуть виконувати традиційними методами. Так, через 40 років після заснування Київського архіву давніх актів було підраховано, що для його описування потрібно ще 2000 років при тодішніх темпах роботи.