РОБОТА З ДЖЕРЕЛАМИ КОМПЛЕКТУВАННЯ ДЕРЖАВНОГО АРХІВУ

Важливою передумовою оптимізації комплектування державних архівів є методична робота з джерелами їх комплектування. Як уже зазначалось, у кожній установі (організації, підприємстві) існує архівний підрозділ, головними завданнями якого є:

– систематичне комплектування архіву документами структурних підрозділів у встановлений термін – через 2 роки після закінчення діловодного року, документами особового походження з відома і під керівництвом державного архіву;

– виконання повного комплексу робіт з документами, що перебувають на зберіганні в архівному підрозділі, – забезпечення їхнього збереження, обліку, експертизи цінності, науково-технічного опрацювання та використання;

– здійснення методичного керівництва і контролю за діяльністю діловодної та архівної служб як у своїй установі, так і у підвідомчій мережі установ, підприємств і організацій системи;

– передання у встановлені терміни документів НАФ України на постійне зберігання до відповідного державного архіву.

Функціями архівного підрозділу є:

ведення списків установ і організацій, документи яких підлягають (список № 1) і не підлягають (список № 2) переданню йому на відомче зберігання;

виконання всього комплексу заходів щодо забезпечення збереженості документів;

ведення облікової документації на документи і укладання необхідного НДА до них;

здійснення науково-технічного опрацювання документів, які в ньому зберігаються, і надання методичної та організаційної допомоги структурним підрозділам у виконанні цієї роботи;

виявлення унікальних та особливо цінних документів; створення страхового фонду мікрофільмів для наступного передання державному архіву;

забезпечення укладання у встановлені строки статистичної звітності, а також щорічних відомостей про склад і обсяг наявних на зберіганні матеріалів;видавання документів для практичного використання працівникам організації, а також дослідникам у читальний зал;

виконання запитів організацій і заяв громадян соціально-правового характеру; розроблення або участь у підготовці нормативно-методичних документів з питань діяльності діловодних та архівних служб, внесення керівництву організації пропозицій щодо поліпшення їхньої діяльності.

– 131 –

Архівний підрозділ має право давати вказівки структурним підрозділам та підзвітним організаціям з питань діловодства та архівної справи і отримувати від них необхідні для роботи відомості.

Залежно від фондового складу документів та завдань щодо їхнього збереження в архівних підрозділах установ можуть формуватися такі види архівів:

– центральний архів міністерства або відомства, громадської організації для зберігання як власних документів, так і документів безпосередньо підпорядкованих їм організацій, в разі необхідності – документи й інших організацій;

– об'єднаний архів для зберігання документів однотипних установ системи або пов'язаних єдиною підпорядкованістю;

– об'єднаний міжвідомчий архів для зберігання документів установ двох і більше систем;

– архів організації, що зберігає лише свої документи.

Формування повноцінного складу документів такого архіву починається на стадії діловодства. Наукова організація діловодства передбачає укладання конкретної номенклатури справ для кожної установи. Під номенклатурою розуміють систематизований перелік заголовків справ, що заводяться у поточному діловодстві організацій. Вона складається за структурними підрозділами, передбаченими штатним розкладом, і друкується на бланку установи з виділенням таких граф: індекси справ, їх заголовки, кількість, термін зберігання документів з посиланням на відповідну статтю відомчого переліку. Номенклатуру справ схвалює ЕК і затверджує керівництво установи після погодження з ЕПК відповідного державного архіву.

Розрізняють такі типи номенклатур: конкретну; типову; примірну. Конкретна номенклатура справ– це систематизований перелік справ, передбачених до заведення в даній конкретній організації на календарний рік у відповідності з функціями цієї організації та завданнями діловодного року. Типова номенклатура справ(систематизований перелік конкретних заголовків справ), призначена для однорідних організацій (наприклад, малих або спільних підприємств) і обов'язкова для кожного з них. Примірна номенклатура справ формується для певних груп установ і організацій (наприклад, системи сільських органів місцевого самоврядування) і має рекомендаційний характер. Кожна установа цієї групи вибирає з наявного переліку лише ті заголовки справ, які буде заводити і змінювати (уточнювати) їх у зв'язку зі своїми конкретними завданнями.

Основні вимоги до номенклатури справ:

а) охоплювати переліком усі справи, що заведено в діловодстві;

б) заголовки справ і строки їхнього зберігання повинні повністю відбивати склад і зміст наявних у них документів.

Номенклатуру справ щорічно закривають, тобто підводять підсумки діловодного року, зазначаючи кількість заведених справ, їх розподіл за категоріями залежно від строків зберігання. Отже, номенклатура справ є основним обліковим документом на стадії діловодства.

Впродовж другого року після закінчення справ у діловодстві здійснюють експертизу їхньої наукової і практичної цінності та підготовку справ для передавання до відомчого архіву. При цьому проводять повне чи часткове оформлення справ (підшивання або палітурні роботи, нумерацію аркушів, укладання засвідчувальних аркушів та внутрішніх описів до справ, оформлення обкладинок, встановлення крайніх дат справ), складання і оформлення описів структурного підрозділу. Завершує цей процес безпосереднє передавання.

До обов'язків архівного підрозділу входить поетапне складання і оформлення: річних розділів, а потім зведених описів справ постійного, довготривалого зберігання

– 132 –

та з особового складу. Всі ці описи підлягають розгляду і схваленню на засіданні ЕК організації та ЕПК відповідного державного архіву. Водночас архівний підрозділ виконує запити установ, організацій, окремих громадян (в т.ч. соціально-правового характеру), здійснює культурно-просвітницьку роботу, організовує роботу читального залу, обліковує усі форми використання архівних матеріалів.

Державний архів у межах своїх функцій і компетенції здійснює методичне керівництво та контроль за роботою діловодних та архівних підрозділів установ і організацій: надає їм методичну і практичну допомогу; консультує; здійснює планові та позапланові перевірки; проводить громадські огляди стану організації діловодства та роботи архівів; надає допомогу на госпрозрахункових засадах у складанні номенклатур справ, класифікаторів, інструкцій по діловодству, упорядкуванні масивів документів ліквідованих та реорганізованих організацій; вивченні, узагальненні та поширенні передового досвіду роботи; підвищенні фахової кваліфікації працівників канцелярій і відомчих архівів тощо.

Основним висновком, який логічно випливає з цього розділу, є усвідомлення важливості ролі, місця і значення експертизи цінності документів як неодмінної умови їх об'єктивного відбору на зберігання як складової частини комплектування архівів, роботи з відомствами. Комплектування архівів – це науково-обгрунтоване, систематичне поповнення НАФ повноцінними документами, які мають вагоме наукове, історико-культурне і духовне значення. Завдання працівників діловодних служб установ і організацій, їхніх архівів – спільно з державними архівами усіх рівнів забезпечити високу ефективність експертизи документів, комплектування архівів і оптимальне формування НАФ України.