Технологии компьютерного моделирования проектов развития предприятий сферы сервиса

Для создания компьютерной модели проекта необходимо проделать следующие шаги:

1) Укрупнено описать проект. создать Иерархическую структуру работ;

2) Задать, какие составляющие стоимости будут использованы для финансового анализа и управления проектом;

3) Составить перечень операций (работ, задач) проекта и задать их характеристики;

4) Составить перечень ресурсов проекта и задать их характеристики;

5) Задать взаимосвязи (ограничения на порядок исполнения) операций проекта;

6) Назначить ресурсы на исполнение операций проекта;

7) Назначить стоимости на операции, ресурсы и назначения проекта;

8) Задать ограничения на финансирование, поставки, сроки исполнения операций,

9) Составить расписание исполнения работ проекта с учетом всех ограничений;

10) Оптимизировать состав используемых ресурсов;

11) Определить бюджет и распределение во времени плановых затрат проекта;

12) Определить и промоделировать риски и неопределенности;

13) Определить необходимые резервы на сроки; стоимости и потребности в материалах для исполнения запланированных показателей с заданной надежностью;

14) Если заданы директивные сроки; стоимости; ограничения по поставкам, то определить вероятность их успешного соблюдения;

15) Представить плановую информацию руководству и исполнителям.

В процессе исполнения необходимо:

1) Вести учет;

2) Анализировать отклонения исполнения от запланированного;

3) Прогнозировать будущие параметры проекта;

4) Моделировать управленческие воздействия;

5) Вести архивы проекта.

Далее мы рассмотрим перечисленные шаги по порядку и проанализируем возможности различных пакетов управления проектами.

7.1. Иерархическая структура работ проекта

Создание компьютерной модели проекта всегда начинается с разработки Иерархической Структуры Работ (Work Breakdown Structure). Реальные проекты состоят из тысяч операций, описать их все и ничего не пропустить без структуризации (разбиения проекта на подпроекты, фазы, подфазы, пакеты работ) практически невозможно. Процесс разработки ИСР называется декомпозицией целей.

Наиболее распространенный подход к структуризации . разбиение проекта на подпроекты, фазы, и т.д. исходя из объектов проекта. Так, чтобы произвести велосипед вы должны сделать раму, колеса, тормозную систему и т.д. Подразделив проект на объекты с максимальной разумной детализацией вы должны описать процессы, связанные с реализацией каждого объекта. Однако возможны и другие подходы к созданию Иерархической структуры работ. Так, например, можно начать с процессов, а затем описывать, к каким объектам эти процессы следует приложить в данном проекте. Еще одна полезная структура . структура ответственности, в которой операции проекта соотносятся лицам, отвечающим за их исполнение.

Иерархические структуры работ позволяют получать отчетность по любым своим элементам. Таким образом, структура объектов позволяет подводить «Итого» по объектам проекта, структура процессов . по процессам проекта, а структура ответственности контролировать, как участники проекта справляются с работами в своих зонах ответственности.

Одну Иерархическую структуру работ можно завести в любом пакете управления проектами. Как уже упоминалось, без иерархии работ не удастся полностью описать операции проекта и без этой функции компьютерное моделирование проектов просто теряет смысл.

Наложение на один проект одновременно нескольких иерархических структур поддерживается пакетами Spider Project Professional и Desktop. В других профессиональных пакетах и в MS Project начиная с 2000 версии, можно заводить дополнительные иерархические коды для последующей группировки операций проекта. Это позволяет контролировать исполнение проекта с разных углов зрения, получать «итого» в произвольных разрезах.

7.2 Составляющие стоимости

Структуризация стоимости проекта позволяет проводить финансовый анализ проекта в необходимых разрезах. Однако задать не только стоимости работ и ресурсов, но и составляющие стоимости проекта, причем в разных валютах, можно только в пакетах линейки Spider Project. В качестве примера составляющих затрат приведем зарплату, накладные расходы, стоимость материалов, оборудования, механизмов, непредвиденные расходы и т.д. Обычно в качестве отдельных составляющих стоимости вводятся те, которые относятся к финансированию проекта.

Кроме отдельных составляющих стоимости, в профессиональных версиях Spider Project можно вводить центры стоимостей, объединив в них группы составляющих стоимости. При этом можно учитывать затраты только по выбранной части ресурсов и материалов. Это позволяет вести параллельный подсчет затрат в разных единицах измерения (например, вести планирование и учет затрат параллельно в разных валютах, в текущих ценах и ценах 1984 года и т.п.).

7.3. Операции проекта

Характеристики операций проекта определяют и те показатели, который в дальнейшем используются для моделирования проекта. Перечислим основные исходные параметры, которые можно задать и использовать при моделировании исполнения операций проекта:

- Длительность исполнения,

- Объем работ на операции,

- Трудоемкость операции (ресурсо-часы, необходимые для ее исполнения),

- Календарь операции,

- Прямые затраты на операцию,

- Тип операции (что является исходной информацией . длительность,

трудоемкость, или объем работ, или операция исполняется неопределенное время от одного события до другого, или операция является вехой или контрольным событием, то есть имеет нулевую длительность и определяет важные события проекта, например завершение исполнения фаз),

- Ограничения на сроки исполнения операции (например, начало не раньше определенной даты).

Во всех пакетах можно задать длительность операции, или ее трудоемкость (длительность будет подсчитана как частное от деления трудоемкости на количество назначенных ресурсов). В пакетах линии Spider Project (Lite, Desktop и Professional) можно также задать объем работ на операции в физических единицах, а длительность при этом будет рассчитана пакетом исходя из производительности назначенных ресурсов в процессе составления расписания работ.

Календарь операции определяет промежутки времени, когда операцию можно исполнять. Так, например, некоторые операции можно исполнять только в дневное время, другие . только летом и т.п. Календарь операции используется как ограничение при составлении расписания исполнения работ проекта. Задать календарь операции можно во всех пакетах, но используются они при составлении расписания по разному. В большинстве пакетов время исполнения работы определяется или календарем операции, или календарем назначенных ресурсов. В Spider Project играет роль и то, и другое. Только в рабочие периоды и операции, и

назначенных ресурсов операция может исполняться.

Прямые фиксированные затраты на операцию могут задаваться в любом пакете. Кроме расходов во всех вариантах, в Spider Project можно задавать и доходы на операциях, причем использовать неограниченное количество составляющих стоимости и разные валюты.

Основные типы операций, поддерживаемые всеми пакетами:

. с фиксированной длительностью,

- с фиксированной трудоемкостью (длительность . частное от деления

трудоемкости на количество назначенных определяющих (driving) ресурсов),

- гамак (hammock) . такие операции длятся от выполнения связи на старт до выполнения связи на финиш, то есть от события и до события,

- вехи или контрольные события (milestones) . операции нулевой длины, обычно отражающие наступление важных событий проекта, таких как окончание фазы и т.п.

В MS Project операций типа гамак нет, но зато можно использовать в качестве гамаков фазы ИСР. В отличие от других пакетов, в которых фазы . это «итого» по операциям, которые в них входят, в MS Project на фазы можно назначать ресурсы, то есть использовать их наподобие гамаков.

Вехи и ограничения на сроки исполнения операции можно задавать в любом пакете.

В Spider Project имеются также операции, у которых задается объем, а

длительность вычисляется исходя из производительности назначенных ресурсов (операция типа «производительность»).

Кроме того, в пакетах Spider Project и Open Plan можно задать, допускает ли операция прерывание своего исполнения, если ресурсы, исполняющие операцию, требуются на других, более приоритетных работах.

7.4 Ресурсы проекта

Ресурсы проекта можно подразделить на возобновляемые (люди, механизмы) и невозобновляемые (материалы, оборудование). Возобновляемые ресурсы можно использовать повторно после того, как они завершили работу на очередном назначении, невозобновляемые расходуются и повторно использованы быть не могут.

В большинстве пакетов те и другие ресурсы задаются вместе в едином перечне ресурсов, в пакетах Spider Project задание возобновляемых и невозобновляемых ресурсов разнесено в разные таблицы и они представляют собой разные объекты программы. Это вызвано не только тем, что по этим ресурсам задаются разные характеристики, но и тем, что в Spider Project можно задавать потребление материалов возобновляемыми ресурсами в процессе своей работы (расход электроэнергии, горюче-смазочных материалов и т.п.), чего в других пакетах делать нельзя.

В пакете MS Project общее количество ресурсов задается в процентах. Так, один ресурс можно задать как 100%, два . как 200% и т.д. Это сделано для удобства задания неполной загрузки ресурсов на работах, но не позволяет задать оба параметра одновременно . и количество назначенных ресурсов, и их загрузку на операции.

В профессиональных американских пакетах можно задавать разное наличие ресурсов в различные отрезки времени. В Spider Project можно задавать производство, а также расходование ресурсов, причем привязать то и другое не только к моментам времени, но и к операциям проекта.

Иерархическую структуру ресурсов можно задать в P3e, Open Plan и Spider Project. При этом в Spider Project можно наложить на ресурсы неограниченное количество иерархических структур, что позволяет группировать ресурсы произвольным образом и получать отчетность по загрузке ресурсов во всевозможных матричных структурах управления.

Во всех версиях Spider Project стоимость часа работы возобновляемых ресурсов можно задавать по составляющим затрат (например, зарплата, накладные расходы, амортизация и т.п.), однако отсутствует возможность задания уровня оплаты сверхурочных работ . в России спрос на эту функцию отсутствует. Кроме того, в Spider Project можно также задать потребление материалов за час работы возобновляемого ресурса.

Все большую популярность приобретает skill scheduling (поддерживается Open Plan, Spider Project и MS Project 2002), когда ресурсам присваиваются роли, которые они могут играть, а на исполнение операций проекта назначаются не конкретные ресурсы, а роли. Программа выбирает, какие именно ресурсы выгоднее использовать на тех, или иных работах. В пакете Spider Project роли задаются через создание всевозможных пулов ресурсов и главное отличие в подходах заключается в том, что в американских пакетах ресурсы с одной ролью (skill) полностью взаимозаменяемы, в то время как в Spider Project у этих ресурсов может быть разная производительность, которая учитывается при назначении исполнителей. В этом пакете (во всех версиях) можно назначать на исполнение операции или общее количество ресурсов определенной роли, или общую производительность назначенных ресурсов, чтобы программа сама подобрала нужное количество.

В P3e тоже можно задать роли ресурсов, но выбор исполнителей тем не менее осуществляет человек, а не программа.

В профессиональной и Desktop версиях Spider Project еще можно задать мультиресурсы. Мультиресурсы . это устойчивые группы ресурсов, выполняющие работы только вместе (бригады, водитель и самосвал, и т.п.). Это позволяет назначать на работы не только отдельные ресурсы, но и бригады целиком, что значительно снижает трудоемкость ввода и сокращает число потенциальных ошибок. Однако главная изюминка подхода состоит в том, что можно в любой момент в одном месте изменить состав бригады и пакет пересмотрит состав всех назначений бригады автоматически. Это позволяет легко проводить анализ «что если», подбирая оптимальный состав ресурсов проекта.

По невозобновляемым ресурсам (материалам) задается стоимость за

единицу. В Spider Project эта стоимость может относиться к различным компонентам затрат, а кроме того, может быть задано имеющееся начальное количество материалов, которое используется при расчете расписания с учетом ограничений по поставкам.

7.5. Взаимосвязи операций

Взаимосвязи операций отражают ограничения на порядок их исполнения. Так, нельзя строить стены, пока не готов фундамент, нельзя укладывать трубы пока не готова траншея хотя бы на ближайшем участке.

В пакетах управления проектами поддерживаются четыре типа взаимосвязей Финиш-Старт, когда следующая работа может начинаться после завершения предшествующей, Старт-Старт, когда следующая работа может начинаться после начала исполнения предшествующей, Финиш-Финиш, когда следующая работа может завершиться только после завершения предшествующей, Старт-Финиш, когда следующая работа может завершиться только после начала предшествующей.

Кроме самого типа связи часто задается «задержка» - промежуток времени от выполнения логического условия связи до момента, когда можно начинать исполнение последующей операции. Задержка может быть как положительной, так и отрицательной, а также иметь собственный календарь (в Open Plan и Spider Project).

В пакете Spider Project имеется возможность задания не только временных, но и объемных задержек, когда следующая операция может исполняться после того, как на предшествующей выполнен определенный объем. Основные преимущества объемных задержек сказываются при исполнении проекта. Задавая временную задержку пользователи как правило прикидывают, какое время необходимо для создания достаточного задела на предшествующей операции. Это время зависит от назначенных ресурсов, да и в процессе реализации проекта может оказаться, что за плановое время необходимый задел не создан. Поэтому временные задержки требуется регулярно контролировать и пересматривать, в то время как объемные отражают первичную информацию и в процессе исполнения не изменяются.

Все перечисленные типы взаимосвязей являются связями типа «не раньше».

Исполнение последующей операции всегда можно задержать без нарушения условия связи. Однако часто бывает, что следующую операцию необходимо начинать сразу по исполнению условия связи (самолет заправщик не может долго ждать тот самолет, который следует заправить, сложно укладывать трубу в траншею, выкопанную несколько месяцев назад, и т.п.). Поэтому в пакете Spider Project появились так называемые жесткие связи, которые должны исполняться немедленно. Если заправляемый самолет будет позже, то и заправщик вылетит точно ко времени.

7.6. Поставки и финансирование

Поставки и финансирование можно моделировать в пакете Spider Project.

Моделирование поставок осуществляется заданием отрицательного расхода соответствующих материалов на операциях, отображающих поставки. Для моделирования финансирования следует ввести составляющие стоимости, у которых стоимость единицы отрицательна, и назначить их на операции проекта, соответствующих поступлению финансов в проект.

Задав финансирование, можно будет получать отчеты не только по затратам проекта, но и по cash flow, а также учитывать ограничения по финансированию и поставкам при составлении расписания исполнения работ проекта (только в профессиональной версии Spider Project).

В пакете Open Plan финансирование как таковое не задается, однако можно рассчитать расписание проекта с учетом заданных ограничений по затратам проекта за определенные промежутки времени.

7.7. Составление расписания исполнения работ проекта

Для составления расписания исполнения проекта без учета ограниченности ресурсов используется широко известный метод критического пути, позволяющий получить оптимальное решение задачи. Поэтому расписания, составленные разными пакетами при тех же исходных данных, не будут отличаться. В процессе составления расписания определяются ранние и поздние даты (старт и финиш) исполнения операций проекта, Операция не может быть начата ранее даты раннего старта, а опоздание исполнения операции по отношению к поздним датам означает задержку проекта в целом. Промежуток времени между ранним и поздним стартом операции называется полным резервом, а операции, у которых полный резерв равен нулю, называются критическими. Совокупность критических операций образует критический путь.

Критический путь без учета ограниченности ресурсов вычисляется всеми пакетами управления проектами.

Кроме расписания от начальной даты пакеты управления проектами (кроме Microsoft Project) вычисляют и расписание назад от заданной пользователем директивной даты завершения проекта. Это расписание позволяет определить, когда следует начать исполнение работ проекта, чтобы завершить его к назначенной дате.

Ситуация кардинально меняется, если при составлении расписания принимать во внимание ресурсные и стоимостные ограничения. В этом случае математические методы поиска оптимального решения не работают. В разных пакетах используются различные эвристические методы составления расписания исполнения проекта. В результате расписания, составленные для одного и того же проекта разными пакетами, могут кардинально отличаться.

В непрофессиональных пакетах (кроме Suretrak) в пакете имеется стандартный алгоритм и у пользователей нет возможности выбирать приоритетные поля. Как правило, алгоритм, используемый по умолчанию, - минимальный полный резерв операции, рассчитанный без учета ресурсных ограничений. Правда, в последних версиях MS Project отошли от традиции и используют другой алгоритм.

Заключительная часть занятия:

- разбор занятия;

- подведение итогов и постановка задачи на следующее занятие.

Литература:

1. Информационные технологии управления: Учебное пособие /Под ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФРА-М, 2006. – 216 с.

2. Мазур И. И., Шапиро В. Д., Ольдерогге Н. Г. Управление проектами. – М.: Омега –Л, 2004. – 664 с.

3. Ньютон Р. Управление проектами от А до Я. – М. Альпина Бизнес Букс, 2009. – 226 с.

4. Управление проектом: Основы проектного управления: Учебник для вузов /Под ред. Разу М.Л. – М.: КноРус, 2007. - 768 с.

5. Попов В.Л. Управление инновационными проектами: Учебное пособие /Под ред. В.Л. Попова - М.: ИНФРА-М, 2009. – 336 с.

6. Просветов Г.И. Управление проектами: Задачи и решения: Учебно-практическое пособие – М.: Альфа-пресс, 2008. -200 с.

7. Фунтов В.Н. Основы управления проектами в компании, II издание, доп., СПб.: Издательство Питер. - 2008. – 21 п.л.

8. Фунтов В.Н. Управление проектами развития фирмы: Теория и практика – СПб. Питер, 2009.– 496 с.

б) дополнительная литература:

1. Алексеев В.И. Информационные технологии в туризме и гостиничном менеджменте. – М.: Д.А.Р.К, 2008.- 224с.

2. Мазур И. И., Шапиро В. Д., Ольдерогге Н. Г. Управление проектами. – М.: Омега –Л, 2004. – 664 с.

3. Макконнелл С. Сколько стоит программный проект - СПб.: Питер, 2007. – 297 с.

4. Морозов М.А., Морозова Н.С. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме. Оргтехника – М: Академия, 2009. – 240с.

5. Ньютон Р. Управление проектами от А до Я. – М. Альпина Бизнес Букс, 2009. – 226 с.

6. Попов В.Л. Управление инновационными проектами: Учебное пособие /Под ред. В.Л. Попова - М.: ИНФРА-М, 2009. – 336 с.

7. Просветов Г.И. Управление проектами: Задачи и решения: Учебно-практическое пособие – М.: Альфа-пресс, 2008. -200 с.

8. Родигин Л.А. Интернет технологии в туризме: Учебное пособие. – М.: Советский спорт, 2008. – 388 с.

в) программное обеспечение и Интернет-ресурсы:

1. «Аскон» - Система управления проектами [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. Режим доступа: http://www.askon-crb.ru/content/

2. "Простой Бизнес" – система управления организацией [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. Режим доступа: http://www.prostoy.ru/03.html

3. Программные продукты Oracle's Primavera [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. Режим доступа:http://www.controlsystems.ru/Primavera/

4. «Таск-менеджер» - управление задачами [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. Режим доступа: http://www.megaplan.ru/products/task.html

5. Artemis Views Система управления проектами [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. Режим доступа: http://www.interface.ru/

6. Gartner: обзор и сравнение MS Project, Primavera, Open Plan [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. Режим доступа: http://ivn73.tripod.com/MS_Project_Primavera_Open_ Plan.htm

7. «Open Plan» - Профессиональная система календарного планирования и контроля [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. Режим доступа: http://www.lanit-consulting.ru/products/other/deltek/openplan/

8. MS-Project - программа управления проектами [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. Режим доступа: http://www.microsoftproject.ru/

9. Opus Magnum Enterprise Management – решение для управления проектами [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. Режим доступа: http://www.pmonline.ru/software/opus/

10. PLATINUM Process Continuum – интегрированное решение для управления процессом и проектом [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. Режим доступа: http://www.thefreelibrary.com/PLATINUM+technology.