Отчетность проекта

В самом общем смысле отчет по проекту - это своевременная оценка развития проекта в сравнении с рабочим планом и определение отклонений, требующих корректирующих действий.

Формальный отчет может быть представлен в различных формах, но он должен включать текущее и будущее состояние проекта, вопросы управления, ограничения и риски.

Существуют различные типы отчетов: рутинный и регулярный, закрытый, по запросу (при особых обстоятельствах), специальный (направленный на рассмотрение разных специальных моментов), краткий и детализированный.

Рутинные отчеты имеют общепринятый (для данной компании или проекта) прототип, готовятся регулярно, согласно контрольным точкам на календарно-сетевом графике. Для высшего руководства они предоставляются реже, для команды проекта более часто - например каждую неделю или даже день.

Закрытые отчеты предназначены для принятия решений руководством и должны быть распределены между отобранными членами команды, имеющими отношение к принятию решений, или теми, которые «должны это знать». Они могут быть сделаны, когда принимается решение на закрытой основе и когда желательно информировать других менеджеров и документировать решение; другими словами, это процедура самозащиты.

Отчет может быть сформирован по специальному запросу и при особых обстоятельствах - как правило, в случае проблем осуществления проекта или при изменении внешних условий.

Специальные аналитические отчеты используются для демонстрации результатов специальных исследований, проведенных как часть проекта, или в ответ на специфические проблемы, возникшие в ходе проекта. Обычно они относятся к моментам, интересным другим менеджерам проекта, или в них применяются методы, полезные для других проектов.

Внутри организации нужно установить общий для всех проектов формат отчета. Чем проще составлен формат, тем лучше.

На рис. 5.2 приведен вариант так называемой доски руководителя проекта (Dashboard). Это несложное программное обеспечение на базе таблиц Exel, использующее MS Project и распространявшееся бесплатно в Интернете, с помощью которого можно преобразовать количественные данные результатов проекта в удобную и наглядную графическую форму.

Рис. 5.2 Приборная доска руководителя проекта