Календарные системы

Даже если вы используете журнал, вам понадобится некая календарная система. Есть несколько типов таких календарей. Система для разработки планов (Franklin Covey Planner), органайзеры, программы планирования времени (Time Manager International) — это лишь часть из множества календарных систем, с которыми вы можете столкнуться. Каждая из них основана на определенной философии управления временем. Они являются прекрасными средствами календарного контроля. Во всяком случае, вы можете быть совершенно уверены, что у вас будет удобный ежедневник, куда вы сможете записывать любые данные, которые захотите запомнить. При необходимости его можно использовать и для планирования долгосрочных работ.

В наших скандинавских офисах задействованы календарные системы, в которых воплощена концепция планирования программы ОПД. Подобно упомянутым выше календарям, их можно носить с собой (они помещаются в сумочке или в кармане) и использовать для отслеживания выполнения своих задач и для планирования. Они дают возможность наглядно представить календарный план на неделю и имеют отдельные разделы для записи адресов, телефонов и другой информации.

Независимо от того, используете вы крупную настольную календарную систему или портативную, которую носите в сумочке или кармане, информация, которой вы пользуетесь в течение недели, должна быть наглядной. Это повысит возможности недельного планирования и увеличит ваши шансы успешно выдержать недельный график работ и своевременно завершить их.

Если вы склонны к использованию более крупной и сложной системы, можно разбить ее на разделы, такие, как адресная книга, планы работ по темам, записи, касающиеся совещаний. Научитесь использовать все возможности вашей календарной системы. Немного воображения в сочетании с накопленным опытом действий методом «проб и ошибок» помогут вам контролировать исполнение и завершение работ.

Эффективная календарная система поможет вам:

• напоминать себе о предстоящих делах;

• фиксировать договоренности о встречах;

• формировать список дел или план на предстоящую неделю;

• помечать важные сроки;

• связывать сроки с объемами и отмечать важные этапы работ;

• напоминать себе о знаменательных событиях, таких, как дни рождения, праздники, юбилеи и др. ;

• делать заметки во время совещаний;

• записывать адреса и телефоны;

• иметь под рукой справочную информацию, например временные пояса, телефонные коды городов и регионов, почтовые индексы;

• выделять время для запланированных работ и мероприятий;

• составлять графики регулярных мероприятий: еженедельных встреч с сотрудниками, работы с электронной почтой и с бумагами;

• хранить личную информацию: номера страховых полисов, номер водительского удостоверения, регистрационный номер автомобиля и т. п. ;

• планировать операции, связанные с вашими целями и задачами.

Пример рационального использования календаря показан в таблице 5. 1.