Электронные системы контроля за ходом выполнения работ

Расширение сферы применения имеющихся календарей или переход к использованию более сложных календарных систем — это просто совершенствование традиционных методов календарного контроля. Если же вы хотите добиться более радикальной перестройки своей работы на основе современной технологии, вам нужно подумать о появившихся на рынке многочисленных электронных системах.

Технология быстро развивается в соответствии с растущими потребностями современного делового человека. Сейчас появились карманные электронные календарные системы, которые не больше и не тяжелее, чем органайзеры или другие бумажные календари-блокноты, позволяющие фиксировать огромные объемы информации. Теперь портативные компьютерные системы стали обладать такими же возможностями, какие десять лет назад ассоциировались с настольными компьютерами.

При удобстве размеров эти системы имеют некоторые недостатки. У карманных электронных органайзеров неудобная клавиатура, с которой трудно работать. Но даже это не останавливает их приверженцев, которые используют для ввода информации и запросов узкие, похожие на перо приспособления. Это свидетельствует о росте популярности этих карманных компьютеров и позволяет надеяться, что в будущем они по качеству (и популярности) превзойдут бумажные системы.

Между тем мы в ИТБ разработали программное обеспечение для персонального компьютера, реализующее планирующие и отслеживающие системы, описанные в этой книге. Это обеспечение, называемое PEP Planner, предоставляет пользователю средства для самоорганизации и способствует решению проблем, с которыми сталкивается большинство людей, старающихся спланировать свою работу. Использование компьютера и программы PEP Planner помогает вам следить за всеми делами, которые вам нужно сделать, позволяя концентрировать внимание на самой работе и сберечь нервы, избавляя от необходимости помнить о сроках.

Раньше обучение пользованию программным обеспечением часто оказывалось довольно сложным делом. Освоить программное обеспечение PEP Planner очень легко. Вместо скучных и зачастую длительных усилий, связанных с планированием на бумаге, PEP Planner позволяет использовать ваш компьютер для быстрой записи планируемых операций и последующей проверки выполнения этих планов с помощью нескольких нажатий клавиш. Вы можете в любой момент увидеть, что нужно делать по каждому разделу вашей работы. И вам очень легко переделать, добавить, удалить любые записи и любые планы, не переписывая их заново, как это приходится делать при работе на бумаге.

Вы можете также заносить любые напоминания на любые даты — в нужное время они появятся перед вами. Вы можете держать часто используемую информацию буквально под рукой, быть всегда в курсе встреч и совещаний, надежно сохранять на диске любые файлы. Для облегчения поиска и вызова информации PEP Planner позволяет получить доступ к данным посредством простого запроса, будь то календарь, журнал, годовой план, информация по сотрудникам, материалы, ожидающие рассмотрения, информация по темам работ, адресная книга и т. п.

Системы, подобные PEP Planner, берут на себя значительную часть работы по планированию, автоматически группируя операции и ключевые слова. Вместо мучительного поиска тех или иных материалов в файлах по долгосрочным работам компьютер сам найдет любую нужную информацию, стоит вам напечатать наименование работы или фамилию клиента, для которого она выполняется.

Я настоятельно рекомендую вам использовать для отслеживания своей работы и самоорганизации PEP Planner или весьма удобное программное приложение по управлению персональной информацией (PIM).