Группируйте рутинные операции

Классификация и группировка видов вашей деятельности может быть названа «пакетирование». Каждая бумага, каждое сообщение электронной почты, каждый телефонный звонок, каждый элемент информации, который вы отсылаете, и даже каждый перерыв в работе является формой коммуникации. Сгруппируйте идентичные виды коммуникаций и заданий, чтобы сэкономить время и силы. Это повысит эффективность решения каждой задачи.

Многие элементы вашей работы могут быть сведены к простым рутинным операциям, что позволит вам выполнять часто повторяющиеся задачи в кратчайшее время. Такого сорта задачи как раз допускают пакетирование. У подобного подхода к работе множество преимуществ.

• Проще взять из корзины для исходящих документов на вашем столе пакет обработанных бумаг и отправить его по назначению, чем вставать из-за стола каждый раз, как только вы закончите работу с документом.

• Все операции, связанные с обработкой текстов на компьютере, в целях экономии времени лучше выполнять подряд, а не обращаться каждый раз заново к разным программам, когда вам понадобится отредактировать текст.

• Распределив информацию по папкам или файлам сразу, вы потратите гораздо меньше времени, нежели делая это с каждым документом в отдельности.

• 'Вы сами увидите, что, проделав сортировку сразу, вы подготовитесь к основной работе лучше, чем совершая аналогичные операции неоднократно и бессистемно.

Планируйте работу и избегайте необходимости постоянно принимать решения

Важно лавировать между выполнением задач по мере их поступления и постоянным откладыванием их на потом. Для этого есть хороший способ. Я назвал его Сделать это сейчас же и вовремя. Отведите время на выполнение конкретных видов работы (таких, как получение и чтение почты, обработка электронной почты, ответы на телефонные звонки и т. д.) и, когда это время наступит, Сделайте это сейчас же! Не думайте об этом деле, пока не придет его время. Взявшись за него, действуйте. Сделайте это сейчас же и вовремя.

Если вы хотите, чтобы дело было сделано, на него должно быть отведено определенное время. Поскольку бумаги в корзине для входящей информации часто не связаны с наиболее важной частью вашей работы, они, как правило, не рассматриваются как приоритетные и остаются необработанными. Вы не замечали, что даже при наличии списка дел, которые нужно сделать, задачи, записанные на нижних строчках списка, никогда не выполняются? Неотложные дела всегда кажутся достаточно важным поводом для того, чтобы отложить просто важные, а неотложные и важные, разумеется, не дают разобраться с бумагами и электронной почтой. Если вы всегда будете исходить из этих приоритетов, то никогда не доберетесь до менее важной бумажной работы, не разберетесь с электронной почтой и захлебнетесь от потока информации.

Незаметно накопленная масса информации и беспорядок, в конце концов, замедлят выполнение важных дел. Если приходится выбирать между звонком клиенту и сортировкой бумаг в вашей корзинке, что вы выберете? Как и большинство людей, вы выберете звонок. Но в этом случае останутся не сделанными другие дела! Вам хотелось бы избежать постоянной необходимости выбирать между разными делами? Это сильно усложняет вашу жизнь, не правда ли? Чтобы избежать этого, выделите специальное время для просмотра корзины входящей информации и других рутинных операций, которые можно сгруппировать. Когда это время придет, выполните эту работу согласно своему графику и обратитесь к более важным делам.

Вы каждый день чистите зубы? «Да», — отвечаете вы. Думаете ли вы о том, что зубы надо чистить? Думаете ли вы при этом о приоритетах? Задаетесь ли каждое утро вопросом, что важнее, почистить зубы или выпить кофе? Наверное, нет. Это часть не подлежащих обсуждению рутинных операций, которые стали частью вашего привычного образа жизни. Вы не утруждаете себя размышлениями на этот счет. Фактически вы вообще не размышляете об этом. В силу привычки вы освобождены от принятия решений. Вы просто делаете это ежедневно по раз и навсегда заведенному порядку. Именно так нужно поступать с простыми повседневными операциями на рабочем месте.