Выделение времени на телефонные переговоры

Возьмите за правило не вести телефонные переговоры постоянно в течение всего рабочего дня; вместо этого отвечайте на звонки один или два раза в день (в зависимости от характера вашей работы). Если вы решили заниматься этим дважды, скажем, между 11. 30 и 12. 00 и между 16. 00 и 17. 00, просто скажите секретарю, чтобы в другое время он не соединял вас с абонентами. Это не означает, что вы поручили ему самому вести телефонные переговоры. Вы просто установили порядок: за исключением экстренных случаев вы ведете телефонные переговоры только в определенное время. Разумеется, необходимо уточнить, какие случаи следует считать особыми. Возможно, вы сделаете исключение для нужного клиента или, например, для вашего непосредственного начальника, поэтому нужно установить четкие критерии для определения экстренных звонков.

Убедитесь в том, что весь персонал как следует, усвоил новый порядок, для кого и когда делается исключение, какие сообщения нужно принимать немедленно. Кроме того, у вас появится возможность продумать разговор до ответа на телефонные сообщения, принятые секретарем.

«Звонил Билл» — такое сообщение неприемлемо. Потребуйте от секретаря правильно фиксировать сообщения. Научите своих помощников выяснять, что хотел Билл и когда с ним можно об этом поговорить. Например: «Билл звонил, чтобы назначить время переговоров с представителем продавца из Нью-Йорка. С ним можно созвониться по такому-то номеру после обеда». Это даст вам возможность подготовиться к разговору. Вы знаете, по какому вопросу он звонил и как с ним связаться. Когда вы будете звонить Биллу, перед вами будет ваш ежедневник и вы сможете выбрать время для встречи, которое устроит и вас, и его. Вы произведете хорошее впечатление на Билла и потратите минимум времени на разговор с ним.

Если ваш телефон оборудован голосовой почтой или автоответчиком, вы можете подготовить соответствующее сообщение. Например:

Привет, это Фрэнк. К сожалению, сейчас я не могу подойти к телефону. Если вы оставите мне подробное сообщение, я подготовлюсь к нашей беседе и отвечу при первой возможности. Обычно я отвечаю на телефонные звонки между 11. 30 и 12. 00. Пожалуйста, дайте мне знать, устроит ли вас это. Если нет, назначьте другое, удобное для вас время.

Теперь вы можете заняться другими делами. Отвечайте на все телефонные звонки в отведенное для этого время дня и не занимайтесь этим в другое время (в соответствии с принятым вами распорядком).

Таким образом, вы будете готовы к ответам на звонки и сможете продумать разговоры. У вас будет возможность просмотреть необходимые записи и документы, касающиеся затронутых вашими абонентами вопросов. Во время телефонных переговоров вы сможете иметь перед собой все необходимые материалы и не тратить время на их поиск. Организуйте ваши телефонные переговоры точно так же, как вы обрабатываете входящие документы из вашей корзинки — по одному документу, все подряд, доводя работу с каждым документом до конца. Правильное выделение времени на телефонные переговоры позволит обеспечить их успешное проведение в тех случаях, когда они зависят от разных временных поясов, критических условий и нестандартных ситуаций.