Рациональное использование электронной почты

В процессе использования электронной почты (как, впрочем, и при работе с бумажной почтой, факсом, голосовой почтой) важно следовать принципу Сделайте это сейчас же. Многие проблемы, связанные с обработкой потоков поступающей к вам информации, будут решены, если вы будете придерживаться этого принципа. Но имеет значение, когда вы станете делать это сейчас же.

В некоторых программах электронной почты используется звуковой или мигающий световой сигнал, так что каждый раз, когда поступает сообщение, компьютер предупреждает вас об этом! Это предупреждение побуждает вас просмотреть поступившей сообщение, и, поскольку вы в этот момент заняты чем-то другим или не готовы отвечать на сообщение, вы откладываете ответ на потом. Такая организация работы с электронной почтой неразумна. Я предлагаю отключить сигнал о поступлении сообщений и вместо этого выделить время на обработку сообщений. Ее нужно осуществлять чаще, чем раз в день. Электронная почта до некоторой степени заменяет телефон и личные встречи, и на ее сообщения надо реагировать быстро, но по ней, в отличие от телефона, как правило, не передают сообщений, на которые нужно реагировать немедленно.

Как же лучше пользоваться электронной почтой? Я предлагаю обращаться к ней три или четыре раза в день. Люди редко ожидают немедленного ответа на переданные по электронной почте сообщения. Если вы просматриваете сообщения регулярно, скажем, утром, перед обедом и перед концом рабочего дня, этого вполне достаточно. Выделите на это в своем распорядке дня определенное время и старайтесь, если это, возможно, успевать за это время обрабатывать все сообщения. Если это не получается, продумайте, как можно сократить поток сообщений. (Подробнее об этом позже.)

Помните, когда я говорю обработать, я не имею в виду посмотреть и решить ответить позже. Я имею в виду покончить с этим заданием сейчас же. Если это невозможно в полном объеме, сделайте все, что можно, и запишите себе напоминание, какие действия и когда нужно совершить в ответ на необработанные сообщения. Если обработка сообщений требует значительного времени, предусмотрите это в календаре, а сообщение поместите в соответствующую папку или файл.